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公開講座/2020/InformationSharing

ポストコロナ時代の情報共有

〜Webテクノロジーとデザイン思考〜

リモートワーク、オンライン授業。2020年は情報通信技術の活用が一気に加速する年となりました。しかし「根本的な発想の転換」を抜きにリモートツールを導入するだけでは、働き方の本質は改革できません。
 この講座では、Webテクノロジーの設計思想を背景に、誰もが簡単に使える技術を紹介しつつ、これからの情報共有のありかたについて考えます。


日時・会場

募集要項

学びのキーワード


CONTENTS



以下、書き書けです(項目を置いただけです)。
専門用語が多いので、優しい表現に修正予定。


はじめに

テレワーク、オンライン授業。2020年は情報通信技術の活用が一気に加速する年となりましたが、IT後進国日本では、電話の延長にすぎないリアルタイム双方向の「Web会議」だけが話題になる状況です。

しかし、今本当に必要なのは、情報の共有方法に関する根本的な発想の転換ではないでしょうか。

この講座では、Webテクノロジーの設計思想を背景に、誰もが簡単に活用できる
情報共有の方法について考えます。




情報共有のための発想の転換

根本的な発想の転換が仕事を楽にします

Push型からPull型へ

状況は刻々と変化するので、紙に印刷された書類や PDF はやがてゴミになります。メールの添付ファイルは「その内容が古くなる」「変更の都度差し替えが必要になる」といった点で、情報共有の効率を悪くします。一方、サーバー上で共有された情報は、自動バックアップされつつ常に最新のものに更新されます。

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個人の手元で作ったファイルを相手に送信する・・という従来型の発想をやめて、サーバー上にあるファイルを「マスターファイル」と位置付けて、共同編集で更新しつつ、必要に応じてそれを手元に落とす・・という発想に切り替えることが、情報の氾濫・錯綜を防止するために必要であると感じます。

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遠隔・非同期・複製可能

情報の内容と形式を独立分離する

HTMLとCSS の発想


名前をつける

IDやCLASSをつけると、相手を制御しやすくなる。


ツリーからセミラティスへ


「実体渡し」から「アドレス渡し」へ

組織はツリーではない




実践体験

仕事のプラットフォームをブラウザにする




クラウドドライブ を活用したデータの共同編集

クラウドリポジトリを活用した文書のバージョン管理




Wiki を活用した組織の情報共有



良い情報デザインとは(私見)

情報を複製されやすい状態にすること

「情報体の気持ち」になって考えればわかることですが、生命の情報(DNA・RNA)からインターネット上の情報まで、あらゆる情報体は複製(シェア・拡散)されることを望んでいます。20世紀という時代は「複製するな!複製するなら金払え」という考え方が横行した時代でしたが、今、世の中の情報基盤にあるのは「コピーレフト」を前提としたオープンソースソース・ソフトウエアであり、その根底にあるのはデータとプログラム(プロパティとメソッド)をパックにした移植性の高い小さな「オブジェクト」です。




情報構造のパターン




5つの帽子掛け

情報の整理には一般に以下の5つの視点があります。
by リチャード・ソール・ワーマン



情報洪水対策

現代社会には情報が氾濫していて、送信者の意図どおりに受信者に情報が届かない、あるいは、非常に効率が悪いということが多々あります。ここでは、そうした情報洪水にどう対応するか、いくつかのキーワードを紹介します。

情報マーケット

一般に情報というものは送信者の都合で配信されることが多いのですが、情報マネジメントの観点からは受信者の立場で考えるということが重要です。受信者には、その所属、関係する会議、プロジェクトなど、複数のプロフィールがあります。送信者は、受信者のプロフィールに合わせた最適な「情報マーケット」に接続する必要があります。


情報ポータル

受信者は複数の「情報マーケット」を訪れます。そこで有効になるのが「情報の玄関」である「ポータルサイト」です。まず「市場」を整理し、その窓口となる「ポータルサイト」を再編することで、受信者にとって最適な情報環境が実現できます。


ストックとフロー

ストックとは、長期にわたって何度も閲覧される情報のことで、マニュアル、参考資料、文書フォームなどがこれに該当します。一方、フローとは、短期間で価値がなくなる情報で、お知らせ、募集告知などがこれにあたります。

蓄積すべき情報には専用のシステムを使い、個人間のフローはメール、組織レベルフローにはポータルを活用する・・といったツールの使い分けが必要です。

Push & Pull

プッシュとは、送信者が情報が強制的に送る(受信者は情報を受動的に受け取る)形態で、メール・FAX送信などがこれにあたります。一方、プルとは、受信者が必要なときに情報を能動的に受け取りにいく形態で、Webサイト、共有フォルダ、掲示板を見に行くなどの行為がこれにあたります。

一般に、受信者にとっては、プッシュされた方がいい情報と、プルで対応する方がいい情報は異なっているはずですが、送信者都合で何でもプッシュされることが多いのが実態で、業務効率を下げる原因となっています。プッシュとプルの整理が必要です。

フォルダとインデックス(カテゴリーとタグ)

フォルダ(カテゴリー)は一般に送信側の意向で整理されていることが多いのですが、例えばWebサイトのメニューも、閲覧者の視点で見直す必要があります。インデックス(タグ)構造は、受信者視点の情報分類体系で、各情報に「タグ」を付けていくイメージです。例えば「犬の写真」には、「犬」と「写真」の2つのタグを付けておけば、閲覧者は「犬」からでも「写真」からでも目的のデータにたどり着くことができます。



補足1:紙の文化から卒業する

印刷することを前提としてワープロで文書を作る発想は、作業効率を悪くします。1ページに収めようと文章を調整する作業などは、「タテ成り行き」で構わない Webページでは不要な作業であり、時間の無駄です。

例えば、PDFは電子媒体と言われますが、「A4タテ」などという、印刷を前提とした仕様になっている点で紙媒体と変わらず、作業効率の悪さから言えば、従来の紙ベースの仕事と変わりません。早めに卒業しましょう。

補足2:機種依存文字は使わない / 漢字は第2水準まで

正しく共有できない情報は、生産効率を著しく下げるだけでなく、場合によっては大きな事故につながります。




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Last-modified: 2020-06-16 (火) 16:15:42