実行委員会準備室のソースを表示

<font color="red">'''このページの内容は、2020年の準備手順の記録です。2021年度変更の都度、修正してまいります。'''</font>


* このページでは、第５支部研究発表会の準備から当日までのToDo項目を整理しています。
* 次年度への引き継ぎがスムーズになるよう、お気づきの点がございましたら、追記お願いいたします。



==新年度用 MediaWiki の準備==
* 新規DB '''jssd5th202X''' を作成
* MediaWiki を新規インストール
** 現行サーバーの仕様に最適な、mediawiki-1.32.1 を www/html に展開 
** フォルダ名を jssd5th202X に変更
** mw-config と images のパーミッションを書き込み可能に変更
** 初期セットアップを行う
*: Wiki名は JSSD5th202X / 公開Wiki / ライセンスのフッターは付けない
*: 生成された LocalSettings.php をアップ
* メインページを準備
** path to /index.php/MediaWiki:Mainpage にアクセスして
** メインページ ＞ 日本デザイン学会第5支部 に変更
* サイドバーを準備
** path to wiki /index.php/MediaWiki:Sidebar にアクセスして
** サイドバーの内容を前年のものからコピー
* スタイル設定
**resources/assets に logo.png をアップロード
**LocalSettings.php で、ロゴのデータ指定部分を変更
*: $wgLogo = "$wgResourceBasePath/resources/assets/logo.png";
** MediaWiki:Common.css と MediaWiki:Vecor.css を編集（現行のものをコピー）


* 以下の機能拡張をインストール
** UserMerge
** EmbedVideo
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==開催主催校・開催日程の決定==
* 支部幹事会にて開催校の決定（毎年◯月までに）
* 開催校にて会場・開催日時の決定（毎年◯月までに）
* 実行委員メンバーの決定＋役割分担
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==開催案内==
===準備===
* 当サイト上に、日時・場所・開催実行委員会等を掲載
* '''[[はじめにお読みください]]''' の内容を再確認し、必要に応じて新仕様に修正
* jssd5th@gmail.com の「自動転送先」を 開催校担当者へ変更
* GoogleDrive上に「発表会20XX」という名称の当該年度専用フォルダを作成し、必要なファイルはそこで作成するようにする。
** 発表エントリー用 GoogleFormas
** 発表エントリー回答受け付けシート（GoogleFormasが自動生成）
** 参加エントリー用 GoogleFormas
** 参加エントリー回答受け付けシート（GoogleFormasが自動生成）
** エントリー一覧共有用 GoogleSpreadSheet：発表一覧マスター
<!--
** ライトニングトーク意見交換用  GoogleFormas：[https://forms.gle/4dh1D14deMsdPt7J7 LightningTalks]
** ライトニングトーク回答受付シート（GoogleFormasが自動生成）：LightningTalks（回答）
-->
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===メールによる案内===
* 支部会員の皆様へ 
** 開催校 > 支部会員へ
** 送信元は、開催校の個人メルアド or jssd5th@gmail.com
* 日本デザイン学会会員全員へ
** 第５支部長 > 学会本部事務（松原様）> 全会員へ
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==エントリー受付==
===受け付け方法===
* エントリーの受け付け方は、Webフォーム あるいは メールに必要事項を記載（開催校のやりやすい方法で）
: 注）2019年度は Googleフォーム（jssd5thアカウント）で、エントリーフォームを作成し受け付け（シートが自動でできるのでこの方が楽）

* Webフォームの場合は、「研究発表・ライトニングトーク」と「参加のみ（事前参加申し込み）」を分ける
: 注）理由は締め切りが異なるため。

* エントリーは「筆頭者」のみとし、「共同研究者」の情報は含めない
: 注）共同研究者情報は、発表概要の中に記載する。

* 大学院生・学部生については「研究指導教員」の氏名とメールアドレスを合わせて登録
: 注）研究指導教員にも編集用のアカウントを発行
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===エントリー情報===
* 研究発表（口頭・ポスター）の場合：
: 発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表種別（口頭 or ポスター）/ 発表題目 / 懇親会参加の有無

* ライトニングトークの場合 ：
: 発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表題目 / 懇親会参加の有無

* 参加のみ（事前登録） ：
: 発表希望者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 懇親会参加の有無
: 注）当日参加も可能であるが、懇親会の人数規模を把握するためには事前エントリーを求めた方がよい

* エントリー時の会員・非会員については・・
: 「発表会当日までに入会予定であれば「会員」にチェックしてください」とフォーム上に明記
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==エントリー受付期間中の作業（Web）==
* 支部の皆様が慣れるまでは Web管理者が担当します。
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===エントリー一覧の順次構築===
* エントリー情報を、「エントリー一覧」へ転記
** 発表者：回収シートからコピー
** 研究指導教員：氏名、メールアドレスを回収シートから抽出
* 発表者と研究指導教員にパスワードを発行
: パスワードはエントリー時刻の６桁を利用して設定（XXXXXX091628 など）
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===発表概要ページの初期作成作業===
* 当該年度プログラムに先着順に発表題目を一覧記載 ＞ 研究発表概要のページを新規に作成
* ブランクページができるので、そこへ'''[[研究発表概要雛形]]'''、'''[[ライトニングトーク雛形]]'''のソースを流し込む
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===発表者アカウントの作成作業===
* 発表者用のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で '''[[特別:アカウント作成]]''' から順次作成する
* 利用者名はエントリー氏名（全角で姓名の間にスペースなし）とする
: 注）スペースを入れると全角か半角かでログイン時の混乱が生じるため
* パスワードは「エントリー一覧の順次構築」で作成したもの
* メールアドレス（入力必須）には、エントリー情報にあるメルアドを設定
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===受け付け完了メールの送信===

====発表予定者へ「受付完了・執筆案内メール」を個別送信====
* メールの発送には、本 MediaWiki のメール送信機能を利用（内容に個別のパスワードを含むため、個別に送信するしかありません。）
** '''[[特別:登録利用者一覧]]'''を表示　＞　作成日順に並べ替えると対象者を見つけるのが楽
** 送信対象者を決めて氏名をクリックして、アカウント個人ページに移動
** 左サイドバーのメニューで'''[http://design.kyusan-u.ac.jp/jssd5th/index.php/%E7%89%B9%E5%88%A5:%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E9%80%81%E4%BF%A1/%E4%BA%95%E4%B8%8A%E8%B2%A2%E4%B8%80 この利用者にメールを送信]'''をクリックすると、メール送信画面が表示される

====メール送信テンプレート====
* 発表者へ送信するメール ＞ '''[[メール案内｜受付完了・執筆案内]]'''
* 研究指導教員へ送信するメール ＞ '''[[メール案内｜受付完了・ご指導のお願い]]'''
** 上記メールで「必ずお読み下さい」として閲覧誘導する内容＞ '''[[発表予定の方へ]]'''　'''[[発表予定の方へ＋]]'''
** 上記メールで「発表概要のページはこちらにご用意しました」として閲覧誘導するページ ＞ '''[[2020年度プログラム]]'''
<!--
====ライトニングトーク予定者へ「受付完了・執筆の案内メール」を一斉送信====
* メールの発送には、通常のWebメールを利用し、対象者全員を BCC に入れて一斉送信
* 参考情報
** 2019年度に発表者へ送信したメールの記録 ＞ '''[[メール案内｜2019年度受付完了案内]]'''
** 上記メールで「発表一覧はことらです」として閲覧誘導したページ ＞ '''[[Program2019|20XX年版発表題目一覧]]'''
-->
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==発表エントリー締め切り後の作業（Web）==
* エントリーフォームを使っていた場合は「回答の受け付け」を停止。
* 「エントリー一覧（Googleスプレッドシート）」を「共有可」として、そのアドレスを開催校・支部役員で共有
* Web上で「締め切りました」を明示
* '''20XX年度プログラム''' のページを作成し、'''エントリー順に発表題目と発表者の氏名・所属を列挙'''する
* 順序は、研究発表（口頭）＞ 研究発表（ポスター）＞ ライトニングトーク  で、それぞれ受け付け順
** 注１）2019年度は、この段階で口頭とポスターの区別をしていなかった。発表者のためには、明示した方がよい
** 注２）2019年度、エントリー締め切り後に、ポスターから口頭への変更希望あり　＞　発表種別が同一であることから2019年度は受け付けた。
** 注３）2019年度、エントリー締め切り後に、ライトニングトークから研究発表への変更希望あり ＞ これは発表種別が異なるものなので受け付けをお断りした。

* 発表者全員のリストをCSV化して、Google Jssd5th アカウントの「連絡先」に登録（発表種別でカテゴリー分け）。
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==発表概要編集締め切り後の作業（Web）==
===締め切り===
* 概要集のページ個別に「管理者」権限で「ページの保護」をかける。
* 締め切ったことをWeb上（トップページ、開催案内等）で明示
* 開催案内のページの上の方にある、発表エントリー・概要執筆等の記事等、不要になった情報をページ下部へ沈めて、会場案内情報等を上部にあげる。
* 発表会の２週間前に締め切る ＞ この時点で念の為、全体バックアップ（システム管理者）

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===校正依頼===
* 研究指導教員・発表者へ「校正依頼」を送信する。
** 注１）従来のPDFの場合も、受け取ったPDFをそのまま掲載できるケースは少なく、多くの場合は「修正依頼」を行なっていた
** 注２）特に外国人留学生の日本語については、指導教員（共同研究者）によるチェック・修正が必要になる。
* 概要集ページについては「ページの保護」を一旦解除する。

====メール送信テンプレート====
* 締め切り直前案内2020年度　＞　[[メール案内｜発表概要編集締め切り事前案内]]
* 研究指導教員・発表者へ校正の案内 ＞ '''[[メール案内｜発表概要校正のお願い]]'''
<!--
** 2019年度は、発表者に対し「共同研究者とアカウント情報を共有すること」の指示をしていなかったため、共同研究者による概要の閲覧・編集ができない・・という状況が発生した。そこで 2019年度については、期間限定の臨時アカウント（Proofreader）を作成し、第５支部幹事経由で、各大学の共同研究者（指導教員）に確認と修正を促した。この作業は、次年度以降は不要（発表者に対し「共同研究者とアカウント情報を共有すること」を事前にお願いする）。
-->

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==参加エントリー締め切り後の作業（Web）==

===参加者アカウントの作成作業===
* 参加者のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で '''[[特別:アカウント作成]]''' から順次作成する（手順は発表者と同様）
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===参加者へアカウント情報の送信===
* この時点で、参加者は発表内容を事前閲覧可能になる（従来の「概要集を事前送付」に相当）。
* '''[[特別:登録利用者一覧]]'''を表示　＞　相手を選んで '''[http://design.kyusan-u.ac.jp/jssd5th/index.php/%E7%89%B9%E5%88%A5:%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E9%80%81%E4%BF%A1/%E4%BA%95%E4%B8%8A%E8%B2%A2%E4%B8%80 この利用者にメールを送信]'''をクリック ＞ メール送信
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====メール送信テンプレート====
* 2020年度参加者の方へ　＞ '''[[メール案内｜2020年度参加者の方へ]]'''
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==最終準備==
===確定情報の Web掲載===
* 大会プログラムのWeb掲載
* 会場アクセス等、詳細な情報を'''XXXX年度第５支部発表会'''に追記
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===最終メール案内===
* 発表者ならびに事前エントリーした参加予定者へ、以下の情報へ誘導するメールを送信。メールの内容は必要最小限として、Webページに誘導する（メールとWebの内容で食い違いがあるとまずい）。メール本文に多くの情報を書くと、混乱が生じやすい。Webを最新として、そちらに誘導する方が混乱は少ないです。
** 開催案内のページ　＞　[[2019年度第5支部発表会]]
** 座長情報を含む、確定版プログラムのページ ＞ '''XXXX年度プログラム'''

====メール送信テンプレート====
* 2020年度、発表者の方への修正期間案内 ＞ '''[[メール案内｜2020年度最終案内]]'''
* 2019年度、発表者の方への修正期間案内 ＞ '''[[メール案内｜2019年度最終案内]]'''
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==会場準備（エントリー締め切り後）==
<font color="red">2020年度は会場なし。以下、2019年度の参考</font>
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===発表会場準備===
* 教室割り振り、発表機材の確認

* プログラム作成
** 研究発表（口頭）、研究発表（ポスター）、ライトニングトークの３種別。
** 研究発表（口頭）は、テーマに応じてグルーピング。
** 20分／1名（発表15分、質疑応答4分、予備1分）の2時間／6名を１セッション

* 座長の依頼　参考：'''[[座長要領]]'''
** 参加される第５支部幹事を主に

* タイムキーパー、電灯、質疑応答マイク係り
** 学生アルバイトで対応
** 難しい場合は、教室の状況によると思いますが、座長が対応でも可

* ポスター発表の設営補助
** 学生アルバイトで対応
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===会計・受付準備===

* 銀行口座開設
** 本部事務局から支部活動費15万円の補助あり。
** 個人口座でも問題ありません。

[[File:参加証2019.jpg|right|300px]]
* ネームカード作成
** ネームホルダー開催校で準備
** ネームカード（デフォルト様式なし）

* 領収書作成
** 第５支部のゴム印あり
** 領収書（デフォルト様式なし）

* 受付業務
** 受付の開始時刻の決定
** 現金の授受、懇親会の参加確認、領収書
** 第５支部で管理するミニ金庫（２個）あり
** 学生アルバイトで対応

* 会計報告
**残金が生じた場合、振込み手数料を差し引いた後、本部事務局へ返金
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===懇親会準備===
* 参加申し込み〆切後、大凡の参加人数を想定。
* ケータリング手配
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==付記：ライトニングトーク関連 投稿フォームの準備==
2019年度は、Googleフォームを使用しました。以下、その手順をメモしておきます。
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===フォームの作成===
* [https://drive.google.com/drive/ GoogleDrive] に jssd5thアカウントでログイン
* +新規＞その他＞Googleフォーム ＞ フォームの作成画面が表示されます。
* フォームの作成自体は、直感的にできるようになっています。
* 書いた内容は、Googleドライブ上に自動保存されます。
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===フォームのアドレスの取得===
[[ファイル:GoogleForms01.jpg|200px|thumb|right|Fig.1]]
* 次に、このフォームを、メールやWebで案内する方法です。
* 画面右上の「送信」を押すと「フォームを送信」というダイアログが表示されます（Fig.1 クリックで拡大）
* 送信方法で、リンクアイコンを選択すると URL が表示されるので、これをコピーして、メールにペースト、あるいは Webページ上のリンク先に設定することで、フォームへ誘導することが可能です。
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===投稿された回答内容を表示する方法===
[[ファイル:GoogleForms02.jpg|200px|thumb|right|Fig.2]]
[[ファイル:GoogleForms03.jpg|200px|thumb|right|Fig.3]]
* 「回答内容を表示するページ」のリンク取得の方法は以下です（多少やっかいです）。
* 別のブラウザで（つまりログインしていない一般訪問者として）、上記で取得したフォームのアドレスにアクセスし、フォームを表示します。
* フォームが開いたら、一旦、動作確認を兼ねて、適当に回答を入力します。
* [ 送信 ] すると ＞　「回答を受け付けました」のダイアログが出て'''「前の回答を表示」'''というリンクが見えます（Fig.2）。
* これをクリックすると、これまでの回答状況が表示されます（Fig.3）。
* フォームに回答した方には、これまでの回答状況（集計結果、自由記述の内容）が閲覧できるようになっています（デフォルト仕様、変更も可能）。
* '''この時、ブラウザに表示されている URL をコピーして、Webページ上にリンクをつくる'''と、「現時点での回答状況」へ誘導することが可能になります。

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==その他==
===2020年度発表会事後連絡===
2020年度は、ページにプレゼンテーション動画が掲載されるなど異例の展開となったため、「１週間後事後処理」を中心に、発表者・研究指導教員あてに連絡をすることが必要になりました。
* 発表者・研究指導教員へ事後処理に関するメール送信 ＞ '''[[メール案内｜発表概要の事後処理について]]'''




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