実行委員会準備室

このページの内容は、2020年の準備手順の記録です。2021年度変更の都度、修正してまいります。

• このページでは、第５支部研究発表会の準備から当日までのToDo項目を整理しています。
• 次年度への引き継ぎがスムーズになるよう、お気づきの点がございましたら、追記お願いいたします。

新年度用 MediaWiki の準備

• 新規DB jssd5th202X を作成
• MediaWiki を新規インストール
  • 現行サーバーの仕様に最適な、mediawiki-1.32.1 を www/html に展開
  • フォルダ名を jssd5th202X に変更
  • mw-config と images のパーミッションを書き込み可能に変更
  • 初期セットアップを行う

  Wiki名は JSSD5th202X / 公開Wiki / ライセンスのフッターは付けない

  生成された LocalSettings.php をアップ

• メインページを準備
  • path to /index.php/MediaWiki:Mainpage にアクセスして
  • メインページ ＞ 日本デザイン学会第5支部 に変更
• サイドバーを準備
  • path to wiki /index.php/MediaWiki:Sidebar にアクセスして
  • サイドバーの内容を前年のものからコピー
• スタイル設定
  • resources/assets に logo.png をアップロード
  • LocalSettings.php で、ロゴのデータ指定部分を変更

  $wgLogo = "$wgResourceBasePath/resources/assets/logo.png";

  • path to /index.php/MediaWiki:Common.css を編集（現行のものをコピー）
  • path to /index.php/MediaWiki:Vecor.css を編集（現行のものをコピー）

• 以下の機能拡張をインストール
  • UserMerge
  • EmbedVideo

開催主催校・開催日程の決定

• 支部幹事会にて開催校の決定（毎年◯月までに）
• 開催校にて会場・開催日時の決定（毎年◯月までに）
• 実行委員メンバーの決定＋役割分担

開催案内

準備

• 当サイト上に、日時・場所・開催実行委員会等を掲載
• はじめにお読みください の内容を再確認し、必要に応じて新仕様に修正
• jssd5th@gmail.com の「自動転送先」を 開催校担当者へ変更
• GoogleDrive上に「発表会20XX」という名称の当該年度専用フォルダを作成し、必要なファイルはそこで作成するようにする。
  • 発表エントリー用 GoogleFormas
  • 発表エントリー回答受け付けシート（GoogleFormasが自動生成）
  • 参加エントリー用 GoogleFormas
  • 参加エントリー回答受け付けシート（GoogleFormasが自動生成）
  • エントリー一覧共有用 GoogleSpreadSheet：発表一覧マスター

メールによる案内

• 支部会員の皆様へ
  • 開催校 > 支部会員へ
  • 送信元は、開催校の個人メルアド or jssd5th@gmail.com
• 日本デザイン学会会員全員へ
  • 第５支部長 > 学会本部事務（松原様）> 全会員へ

エントリー受付

受け付け方法

• エントリーの受け付け方は、Webフォーム あるいは メールに必要事項を記載（開催校のやりやすい方法で）

注）2019年度は Googleフォーム（jssd5thアカウント）で、エントリーフォームを作成し受け付け（シートが自動でできるのでこの方が楽）

• Webフォームの場合は、「研究発表・ライトニングトーク」と「参加のみ（事前参加申し込み）」を分ける

注）理由は締め切りが異なるため。

• エントリーは「筆頭者」のみとし、「共同研究者」の情報は含めない

注）共同研究者情報は、発表概要の中に記載する。

• 大学院生・学部生については「研究指導教員」の氏名とメールアドレスを合わせて登録

注）研究指導教員にも編集用のアカウントを発行

エントリー情報

• 研究発表（口頭・ポスター）の場合：

発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表種別（口頭 or ポスター）/ 発表題目 / 懇親会参加の有無

• ライトニングトークの場合 ：

発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表題目 / 懇親会参加の有無

• 参加のみ（事前登録） ：

発表希望者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 懇親会参加の有無

注）当日参加も可能であるが、懇親会の人数規模を把握するためには事前エントリーを求めた方がよい

• エントリー時の会員・非会員については・・

「発表会当日までに入会予定であれば「会員」にチェックしてください」とフォーム上に明記

エントリー受付期間中の作業（Web）

• 支部の皆様が慣れるまでは Web管理者が担当します。

エントリー一覧の順次構築

• エントリー情報を、「エントリー一覧」へ転記
  • 発表者：回収シートからコピー
  • 研究指導教員：氏名、メールアドレスを回収シートから抽出
• 発表者と研究指導教員にパスワードを発行

パスワードはエントリー時刻の６桁を利用して設定（XXXXXX091628 など）

発表概要ページの初期作成作業

• 当該年度プログラムに先着順に発表題目を一覧記載 ＞ 研究発表概要のページを新規に作成
• ブランクページができるので、そこへ研究発表概要雛形、ライトニングトーク雛形のソースを流し込む

発表者アカウントの作成作業

• 発表者用のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で 特別:アカウント作成 から順次作成する
• 利用者名はエントリー氏名（全角で姓名の間にスペースなし）とする

注）スペースを入れると全角か半角かでログイン時の混乱が生じるため

• パスワードは「エントリー一覧の順次構築」で作成したもの
• メールアドレス（入力必須）には、エントリー情報にあるメルアドを設定

受け付け完了メールの送信

発表予定者へ「受付完了・執筆案内メール」を個別送信

• メールの発送には、本 MediaWiki のメール送信機能を利用（内容に個別のパスワードを含むため、個別に送信するしかありません。）
  • 特別:登録利用者一覧を表示　＞　作成日順に並べ替えると対象者を見つけるのが楽
  • 送信対象者を決めて氏名をクリックして、アカウント個人ページに移動
  • 左サイドバーのメニューでこの利用者にメールを送信をクリックすると、メール送信画面が表示される

メール送信テンプレート

• 発表者へ送信するメール ＞ メール案内｜受付完了・執筆案内
• 研究指導教員へ送信するメール ＞ メール案内｜受付完了・ご指導のお願い
  • 上記メールで「必ずお読み下さい」として閲覧誘導する内容＞ 発表予定の方へ　発表予定の方へ＋
  • 上記メールで「発表概要のページはこちらにご用意しました」として閲覧誘導するページ ＞ 2020年度プログラム

発表エントリー締め切り後の作業（Web）

• エントリーフォームを使っていた場合は「回答の受け付け」を停止。
• 「エントリー一覧（Googleスプレッドシート）」を「共有可」として、そのアドレスを開催校・支部役員で共有
• Web上で「締め切りました」を明示
• 20XX年度プログラム のページを作成し、エントリー順に発表題目と発表者の氏名・所属を列挙する
• 順序は、研究発表（口頭）＞ 研究発表（ポスター）＞ ライトニングトーク で、それぞれ受け付け順
  • 注１）2019年度は、この段階で口頭とポスターの区別をしていなかった。発表者のためには、明示した方がよい
  • 注２）2019年度、エントリー締め切り後に、ポスターから口頭への変更希望あり　＞　発表種別が同一であることから2019年度は受け付けた。
  • 注３）2019年度、エントリー締め切り後に、ライトニングトークから研究発表への変更希望あり ＞ これは発表種別が異なるものなので受け付けをお断りした。

• 発表者全員のリストをCSV化して、Google Jssd5th アカウントの「連絡先」に登録（発表種別でカテゴリー分け）。

発表概要編集締め切り後の作業（Web）

締め切り

• 概要集のページ個別に「管理者」権限で「ページの保護」をかける。
• 締め切ったことをWeb上（トップページ、開催案内等）で明示
• 開催案内のページの上の方にある、発表エントリー・概要執筆等の記事等、不要になった情報をページ下部へ沈めて、会場案内情報等を上部にあげる。
• 発表会の２週間前に締め切る ＞ この時点で念の為、全体バックアップ（システム管理者）

校正依頼

• 研究指導教員・発表者へ「校正依頼」を送信する。
  • 注１）従来のPDFの場合も、受け取ったPDFをそのまま掲載できるケースは少なく、多くの場合は「修正依頼」を行なっていた
  • 注２）特に外国人留学生の日本語については、指導教員（共同研究者）によるチェック・修正が必要になる。
• 概要集ページについては「ページの保護」を一旦解除する。

メール送信テンプレート

• 締め切り直前案内2020年度　＞　メール案内｜発表概要編集締め切り事前案内
• 研究指導教員・発表者へ校正の案内 ＞ メール案内｜発表概要校正のお願い

参加エントリー締め切り後の作業（Web）

参加者アカウントの作成作業

• 参加者のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で 特別:アカウント作成 から順次作成する（手順は発表者と同様）

参加者へアカウント情報の送信

• この時点で、参加者は発表内容を事前閲覧可能になる（従来の「概要集を事前送付」に相当）。
• 特別:登録利用者一覧を表示　＞　相手を選んで この利用者にメールを送信をクリック ＞ メール送信

メール送信テンプレート

• 2020年度参加者の方へ　＞ メール案内｜2020年度参加者の方へ

最終準備

確定情報の Web掲載

• 大会プログラムのWeb掲載
• 会場アクセス等、詳細な情報をXXXX年度第５支部発表会に追記

最終メール案内

• 発表者ならびに事前エントリーした参加予定者へ、以下の情報へ誘導するメールを送信。メールの内容は必要最小限として、Webページに誘導する（メールとWebの内容で食い違いがあるとまずい）。メール本文に多くの情報を書くと、混乱が生じやすい。Webを最新として、そちらに誘導する方が混乱は少ないです。
  • 開催案内のページ　＞　2019年度第5支部発表会
  • 座長情報を含む、確定版プログラムのページ ＞ XXXX年度プログラム

メール送信テンプレート

• 2020年度、発表者の方への修正期間案内 ＞ メール案内｜2020年度最終案内
• 2019年度、発表者の方への修正期間案内 ＞ メール案内｜2019年度最終案内

会場準備（エントリー締め切り後）

2020年度は会場なし。以下、2019年度の参考

発表会場準備

• 教室割り振り、発表機材の確認

• プログラム作成
  • 研究発表（口頭）、研究発表（ポスター）、ライトニングトークの３種別。
  • 研究発表（口頭）は、テーマに応じてグルーピング。
  • 20分／1名（発表15分、質疑応答4分、予備1分）の2時間／6名を１セッション

• 座長の依頼　参考：座長要領
  • 参加される第５支部幹事を主に

• タイムキーパー、電灯、質疑応答マイク係り
  • 学生アルバイトで対応
  • 難しい場合は、教室の状況によると思いますが、座長が対応でも可

• ポスター発表の設営補助
  • 学生アルバイトで対応

会計・受付準備

• 銀行口座開設
  • 本部事務局から支部活動費15万円の補助あり。
  • 個人口座でも問題ありません。

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• ネームカード作成
  • ネームホルダー開催校で準備
  • ネームカード（デフォルト様式なし）

• 領収書作成
  • 第５支部のゴム印あり
  • 領収書（デフォルト様式なし）

• 受付業務
  • 受付の開始時刻の決定
  • 現金の授受、懇親会の参加確認、領収書
  • 第５支部で管理するミニ金庫（２個）あり
  • 学生アルバイトで対応

• 会計報告
  • 残金が生じた場合、振込み手数料を差し引いた後、本部事務局へ返金

懇親会準備

• 参加申し込み〆切後、大凡の参加人数を想定。
• ケータリング手配

付記：ライトニングトーク関連 投稿フォームの準備

2019年度は、Googleフォームを使用しました。以下、その手順をメモしておきます。

フォームの作成

• GoogleDrive に jssd5thアカウントでログイン
• +新規＞その他＞Googleフォーム ＞ フォームの作成画面が表示されます。
• フォームの作成自体は、直感的にできるようになっています。
• 書いた内容は、Googleドライブ上に自動保存されます。

フォームのアドレスの取得

ファイル:GoogleForms01.jpg

Fig.1

• 次に、このフォームを、メールやWebで案内する方法です。
• 画面右上の「送信」を押すと「フォームを送信」というダイアログが表示されます（Fig.1 クリックで拡大）
• 送信方法で、リンクアイコンを選択すると URL が表示されるので、これをコピーして、メールにペースト、あるいは Webページ上のリンク先に設定することで、フォームへ誘導することが可能です。

投稿された回答内容を表示する方法

ファイル:GoogleForms02.jpg

Fig.2

ファイル:GoogleForms03.jpg

Fig.3

• 「回答内容を表示するページ」のリンク取得の方法は以下です（多少やっかいです）。
• 別のブラウザで（つまりログインしていない一般訪問者として）、上記で取得したフォームのアドレスにアクセスし、フォームを表示します。
• フォームが開いたら、一旦、動作確認を兼ねて、適当に回答を入力します。
• [ 送信 ] すると ＞　「回答を受け付けました」のダイアログが出て「前の回答を表示」というリンクが見えます（Fig.2）。
• これをクリックすると、これまでの回答状況が表示されます（Fig.3）。
• フォームに回答した方には、これまでの回答状況（集計結果、自由記述の内容）が閲覧できるようになっています（デフォルト仕様、変更も可能）。
• この時、ブラウザに表示されている URL をコピーして、Webページ上にリンクをつくると、「現時点での回答状況」へ誘導することが可能になります。

その他

2020年度発表会事後連絡

2020年度は、ページにプレゼンテーション動画が掲載されるなど異例の展開となったため、「１週間後事後処理」を中心に、発表者・研究指導教員あてに連絡をすることが必要になりました。

• 発表者・研究指導教員へ事後処理に関するメール送信 ＞ メール案内｜発表概要の事後処理について