座長要領（オンライン版）

このページでは、オンライン会場における座長の役割と手順について記載しています。

• 日本デザイン学会では座長に対して、研究発表の進行のみならず、発表内容のチェッカーという役割を期待してます。
• 進行上のルールに関しまして、以下の内容を事前にご確認下さい。
• 担当の研究発表の概要につきましても、事前に当サイト上のプログラムのページからお目通し下さるようお願いいたします。

事前確認事項

会場（Zoom会議室）準備のお願い

会場設定の方法

• 第５支部発表会をオンラインで開催する場合、各セッション会場は「座長のアカウント」でご用意いただくことを前提としています。
• 発表会数日前までに、ご自身のアカウントで「ミーティング」を予定した上で、その接続情報（URL, ID, PW 等）を実行委員会あてお知らせ下さい。
• いただいた接続情報は、当日のプログラム（要ログイン）のページに掲載されます。

タイムキーパーとの連携確認のお願い

• セッション会場では、実行委員会が選出したタイムキーパーを「共同ホスト」とします。
• タイムキーパーに「共同ホスト権限」を与えられるよう、事前に設定をご確認下さい。
• 共同ホスト機能を使うには、Zoomのサイトにログインして、「設定」＞「共同ホスト」を ON　にする必要があります。「共同ホスト」を設定したご経験がない場合は、事前にご確認下さい。＞ 共同ホストの有効化（Zoomオフィシャル）
• 発表時間の管理は原則として発表者ご本人で行っていただくことを前提としますが、必要に応じて、タイムキーパーが画面上で残り時間を提示するよう指示をお願いします。
• 関連して、タイムキーパーにはスマホ等で表示できるタイマーアプリの準備をご指示ください。
• 関連して、座長とタイムキーパーのカメラ画面が参加者全員に常時見えるよう「ピン留め」をお願いします。

緊急連絡先の確認のお願い

• 事前に配布された実行委員会への緊急連絡先情報をお手元にご用意ください。
• 座長自身の通信が途絶えた場合等、その後の会場の運営に関し、実行委員会との協議が必要となります。

座長の通信が途絶えた場合について

• 座長（ホスト）が会場から離脱しても、会場自体は消失しないのが普通です。
• セッションは、そのまま継続することを前提とします。
• その際、座長が復帰するまで、座長業務を共同ホストが引き継ぐよう事前に指示をお願いします。
• 致命的な障害で、会場へ復帰できない場合は、緊急連絡先を参照して実行委員会へその旨ご報告ください。
• 座長が復帰できない場合は、実行委員会の采配によって代理座長が入室して進行を継続することになります。

発表者の通信が途絶えた場合について

• 発表終了時刻を限度に、発表者自身が会場に復帰するのをお待ちください。
• 発表者の通信が回復後、所定の時間内で発表を終えるよう進行して下さい（発表時間の延長はしないでください）。
• 発表者が所定の時間内に復帰できなかった場合は「未発表」とすることがあります。そうしたケースが発生した場合は、座長は速やかに実行委員会への報告をお願いします。
• 各発表の予定時刻を変更しないようお願いします（現発表者を後に回して、次の発表者の発表時刻を前倒しするといった調整は行わないで下さい）。

待機室不要・入退室管理不要です

• オンライン会場への接続情報は、発表予定者及び、事前エントリーした参加予定者にのみ公開されます。
• 部外者が入室してくる可能性はありませんので、各会議室ごとで「入室許可」を行う等の管理は不要です。

セッション終了後のご報告のお願い

• セッション終了後は、発表の成立状況について、実行委員会あてにご報告をお願いします。
• 発表者が会場に入室してこなかった場合、また中途で切断して発表時間の大半が失われた場合は、発表不成立としてご報告下さい。

進行について

開始10分前

• セッション会場は、ホストである座長が 10分前に開場して下さい。
• 共同ホストを務めていただくタイムキーパーには開場直後の入室を前提として連絡済みです。
• 開場後すぐに、共同ホストと上記「事前確認事項」の確認を行って下さい（他の入場者に聞こえても構いません）。
• 発表に必要な諸準備が整っているかどうかを確認し、不備があれば、緊急連絡先情報を利用して実行委員と調整を行って下さい。

開始３分前まで（画面表示・任意）

可能であれば、「画面共有」によって、以下の事項を記載した画面を表示するようお願いします。

• 発表会名称「202X年度第５支部発表会」
• セッション会場名「XXXX会場」
• セッションの開始時刻と終了予定時刻「XX:XX - XX:XX」
• 事前メッセージ
  • 入室の際は、参加者名が「氏名フルネーム（所属）」の形式になるよう設定をお願いします。
  • カメラとマイクは OFF の状態でお待ちください。

開始３分前

• 座長は自らのカメラとマイクをONにして、自己紹介を行って下さい。
• 全員に対して、以下の諸注意を伝えて下さい。
  • オンライン環境に致命的な障害が発生し、セッションを継続できなくなった場合は、その後の対応について実行委員会よりメールにてご連絡差し上げることになります。あらかじめご了承ください。
  • 私（座長）が通信障害等によって消失した場合もセッションは継続します。共同ホストが一時的に代行、場合によっては代理の座長が入室します。

• 会場内の参加者に対して、以下の諸注意を伝えて下さい。
  • 会場にご参加の皆様にお願いです。
  • 発表中はマイクとカメラを OFF にして下さい。
  • 発表終了後に質疑応答の時間を設けます。発表中のチャットによる質問の投稿はお控え下さい。
  • 進行上の障害等に関する告知・お問い合わせ等は、座長（XXXX）あてのダイレクトチャットでお願いします。
  • 発表終了後の質問の際は「リアクションボタンで挙手」していただくか、チャットのご利用をお願いします。尚、いずれの場合も所属とお名前の明示をお願いします。

• 発表者に対して、以下の諸注意を伝えて下さい。
  • 発表者の方へ、注意事項をお知らせします。
  • 発表の際は、原則としてカメラ ON でお願いします。
  • 発表中に音声を含む動画等を提示する場合は、共有時の「音声の共有」をお忘れなく。
  • 通信状態が不安定な場合は、カメラを OFF、また共有画面の「動き」を必要最小限にするようお願いします。
  • 発表者ご本人の通信障害等による一時中断については、発表時間の延長は行いません。時間内に発表を終えるよう、発表内容を調整して下さい。
  • 長時間にわたり会場に復帰できなかった場合は、発表不成立となる場合があります。
  • 発表時間は、一研究につき発表 15 分、質疑4分、入れ替わり1分、計 20 分です。時間延長は認められません。
  • 発表時間の管理は原則として発表者ご本人で行って下さい。
  • 必要に応じて、タイムキーパーが画面上で残り時間を提示する場合があります。

発表開始

• 発表開始時刻とともに、発表者の氏名と題目を紹介し、タイムキーパに計時を指示して下さい。
• 座長は原則として、カメラON、マイクOFF の状態で視聴をお願いします（通信状態によってはカメラOFF）。

発表開始後の入室者に対して

• 共同ホストは、入室者の「参加者名」を確認し、「氏名（所属）」の形式になっていない場合は、チャットを用いて対象者ダイレクトで参加者名の変更を促して下さい。
• 同様に、入室者のカメラとマイクについて確認し、ONになっている場合は、チャットを用いて対象者ダイレクトでカメラ・マイクのOFFを指示するか、ホストの権限によって OFF にして下さい。

開始12分後

• 座長は、発表の進行具合によっては、研究成果のまとめに入るよう注意を与えて下さい。

開始15分後

• 発表を終了して、質疑に入ります。
• すぐに発表が終わらない様子であれば、座長が注意を与えて下さい。
• 質疑に入る際は、以下の注意事項を述べて下さい。

これより質疑に入ります。「リアクションボタンで挙手」していただくか、チャットのご利用をお願いします。
なお、いずれの場合も所属とお名前の明示をお願いします。
直接お話いただく場合は、カメラオンでお願いします。

• 概要や発表の内容に明かな不備が確認される場合は、まず座長が問題点を指摘し、発表者から回答を得て下さい。
• 会場から質問がない場合には、座長が積極的に発言をお願いします。

開始19分後

• 質疑応答を終了して下さい。

所定の時間となりました。これで○○さんの研究発表を終わります。どうもありがとうございました。

次の発表者予定者への声かけ

• 発表終了後は、次の発表予定者へ声かけを行い、カメラ・マイク・画面共有の確認を促して下さい。

セッション終了時の対応

• 会場全体に当該セッションの終了を告知するとともに、実行委員会からの連絡事項（次のイベントの開始時刻・会場等）を伝えて下さい。
• 当該会場（URL）を、次のセッションでも継続して利用する場合は、カメラとマイクを OFF にして、次のセッション情報を提示して下さい。
• 当該会場が不要になった場合は、座長（ホスト）側で「全員に対してミーティングを終了」して下さい。

注意事項

連続発表について

• 連続発表の申し出があった場合、原則として発表時間と質疑時間をそれぞれまとめることができる。

例えば、２件の連続発表の場合、発表時間30分（15分×2）、質疑応答10分（5分×2）とする。

• なお、連続発表であっても一人の発表時間は約 15 分とする。

共同研究者の発表について

• 発表者予定者(筆頭者)の都合により、連名者である共同研究者が発表を申し出た場合、その理由を確認した上で、発表を許可することができる。
• なお、発表予定者および共同研究者以外の発表は認められない。

その他

• 上記以外の事項については、原則として座長の判断に任せる。
• 相談の必要ありと判断される事項については、実行委員会にすみやかに連絡すること。

日本デザイン学会 第５支部