実行委員会準備室

提供: JSSD5th2019
2019年11月25日 (月) 12:06時点における井上貢一 (トーク | 投稿記録)による版 (開催案内)
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  • このページでは、第5支部研究発表会の準備から当日までのToDo項目を整理しています。
  • 次年度への引き継ぎがスムーズになるよう、お気づきの点がございましたら、追記お願いいたします。


開催主催校・開催日程の決定

  • 支部幹事会にて開催校の決定(毎年◯月までに)
  • 開催校にて会場・開催日時の決定(毎年◯月までに)
  • 実行委員メンバーの決定+役割分担



開催案内

準備

  • 当サイト上に、日時・場所・開催実行委員会等を掲載
  • 利用者ガイド の内容を再確認し、必要に応じて新仕様に修正
  • jssd5th@gmail.com の「自動転送先」を 開催校担当者へ変更


メールによる案内

  • 支部会員の皆様へ
    • 開催校 > 支部会員へ
    • 送信元は、開催校の個人メルアド or jssd5th@gmail.com(後のことを考えるとこちらがベター)
  • 日本デザイン学会会員全員へ
    • 第5支部長 > 学会本部事務(松原様)> 全会員へ



エントリー受付

  • エントリーの受け付け方は、Webフォーム あるいは メールに必要事項を記載(開催校のやりやすい方法で)
注)2019年度は Googleフォーム(jssd5thアカウント)で、エントリーフォームを作成し受け付け(シートが自動でできるのでこの方が楽)
  • Webフォームの場合は、「研究発表」、「ライトニングトーク」、「参加のみ(事前参加申し込み)」の3つに分けた方がよいかも
注)理由は締め切りが異なるため。2019年度は、これを分けていなかったので誤入力があった。また、発表締め切り後にフォームを変更する必要があり、受け付けシートの構造が破綻するリスクがあった。
  • エントリーは「筆頭者」のみとし、「共同研究者」の情報は含めない
注)共同研究者情報は、発表概要の中に記載する
注)共同研究者名まで受け付けると、管理情報が多くなることによる事務処理ミスのリスクが増える
  • エントリーしてもらう情報は・・
    • 研究発表(口頭・ポスター)の場合:
    発表筆頭者:氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表種別(口頭 or ポスター)/ 発表題目 / 懇親会参加の有無
    • ライトニングトークの場合 :
    発表筆頭者:氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表題目 / 懇親会参加の有無
    • 参加のみ(事前登録) :
    発表希望者:氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 懇親会参加の有無
    注)当日参加も可能なため、このエントリーにはさほど意味がないが、懇親会の人数規模を把握するためには必要
  • エントリー時の会員・非会員については・・
    「発表会当日までに入会予定であれば「会員」にチェックしてください」とフォーム上に明記



発表概要ページの準備

受付締め切り(あるいは受付順に)Webサイトを更新

研究発表(口頭・ポスター)

  • 発表題目を「プログラムの暫定ページ」に受付順に列挙(発表題目と発表者情報を記載、発表題目はページへのリンク
  • 発表題目をページ名とした新規ページを作成 > 雛形の流し込み
  • 発表者のアカウントを作成(アカウント名はエントリー氏名、パスワードは任意に設定)
  • 個々の発表者へ受付完了・執筆の案内メールを発送
参考:研究発表予定の方へ


ライトニングトーク

  • 発表題目を「プログラムの暫定ページ」に受付順に列挙(発表題目と発表者情報を記載するのみ)
  • エントリー締め切り後に、受付完了メール を一斉送信




発表概要締め切りについて

  • 締め切り後に、修正期間が必要。従来のPDFの場合も、受け取ったPDFをそのまま掲載できるケースは少なく、多くの場合は「修正依頼」を行なっていた。
  • 特に外国人留学生の日本語については、指導教員(共同研究者)による共同編集が必要になる。
  • 共同研究者にはアカウントがないので、期間限定の臨時アカウントを作成し、共同研究者に確認と修正を促すような段取りが必要。



発表会準備

  • プログラム作成
    • 研究発表(口頭)、研究発表(ポスター)、ライトニングトークの3種別。
    • 研究発表(口頭)は、テーマに応じてグルーピング。
    • 20分/1名(発表15分、質疑応答4分、予備1分)の2時間/6名を1セッション


  • 教室割り振り、発表機材の確認


  • 座長の依頼 参考:座長要領
    • 参加される第5支部幹事を主に


  • タイムキーパー、電灯、質疑応答マイク係り
    • 学生アルバイトで対応
    • 難しい場合は、教室の状況によると思いますが、座長が対応でも可


  • ポスター発表の設営補助
    • 学生アルバイトで対応



ライトニングトーク関連 投稿フォームの準備

2019年度は、Googleフォームを使用しました。以下、その手順です。

フォームの作成

  • GoogleDrive に jssd5thアカウントでログイン
  • +新規>その他>Googleフォーム > フォームの作成画面が表示されます。
  • フォームの作成自体は、直感的にできるようになっています。
  • 書いた内容は、Googleドライブ上に自動保存されます。


フォームのアドレスの取得

Fig.1
  • 次に、このフォームを、メールやWebで案内する方法です。
  • 画面右上の「送信」を押すと「フォームを送信」というダイアログが表示されます(Fig.1 クリックで拡大)
  • 送信方法で、リンクアイコンを選択すると URL が表示されるので、これをコピーして、メールにペースト、あるいは Webページ上のリンク先に設定することで、フォームへ誘導することが可能です。


投稿された回答内容を表示する方法

Fig.2
Fig.3
  • 「回答内容を表示するページ」のリンク取得の方法は以下です(多少やっかいです)。
  • 別のブラウザで(つまりログインしていない一般訪問者として)、上記で取得したフォームのアドレスにアクセスし、フォームを表示します。
  • フォームが開いたら、一旦、動作確認を兼ねて、適当に回答を入力します。
  • [ 送信 ] すると > 「回答を受け付けました」のダイアログが出て「前の回答を表示」というリンクが見えます(Fig.2)。
  • これをクリックすると、これまでの回答状況が表示されます(Fig.3)。
  • フォームに回答した方には、これまでの回答状況(集計結果、自由記述の内容)が閲覧できるようになっています(デフォルト仕様、変更も可能)。
  • この時、ブラウザに表示されている URL をコピーして、Webページ上にリンクをつくると、「現時点での回答状況」へ誘導することが可能になります。


以上です。





会計・受付準備

  • 銀行口座開設
    • 本部事務局から支部活動費15万円の補助あり。
    • 個人口座でも問題ありません。


参加証2019.jpg
  • ネームカード作成
    • ネームホルダー開催校で準備
    • ネームカード(デフォルト様式なし)


  • 領収書作成
    • 第5支部のゴム印あり
    • 領収書(デフォルト様式なし)


  • 受付業務
    • 受付の開始時刻の決定
    • 現金の授受、懇親会の参加確認、領収書
    • 第5支部で管理するミニ金庫(2個)あり
    • 学生アルバイトで対応


  • 会計報告
    • 残金が生じた場合、振込み手数料を差し引いた後、本部事務局へ返金



懇親会準備

  • 参加申し込み〆切後、大凡の参加人数を想定。
  • ケータリング手配




その他

2019年度の反省

  • 発表者との連絡は「開催校」が直接行う方がトラブルが少ないかと思います。
  • JSSD5th@gmail.com を使う場合、転送先は、開催校とした方がよいでしょう。
2019年度は、Web担当が受けたため、Web担当⇨開催校 への転送で、情報が錯綜する恐れがありました。
・発表会に関する問い合わせ先は、JSSD5th > 開催校 自動転送。
・MediaWiki に関する問い合わせは、このWikiから「この利用者に連絡」を使ってサーバー管理者あてに送信してもらう。


  • 雛形のヘッダー部分が不十分でした。
    • 編集画面最上部は、英文タイトルの方がよいかもしれません。
    • サブタイトルがある場合は、その下?
    • 共同研究者をどう書くかについて、事例表記がありませんでした。> 2019年度多数派に従い発表概要雛形に追記しました。


  • 基本的にアカウントは1投稿につき1名のため、共同研究者が編集に関与することができない。
  • 共同研究者が編集に関与できるようにする工夫が必要。エントリー者に対し「共同研究者がいる場合は、アカウントを共有するよう指示する」のがよい。


  • 幹事には全編集権があり、一方、共同研究者には独自アカウントがない。同一大学内で、幹事・実行委員とそれ以外で作業上の不公平が発生しないよう、注意喚起が必要。


  • 諸々の判断は、開催校に一任(船頭は一人)がよい(エントリー情報の変更を認めるか否かなど)。2019年度はメールでの相談・調整が多く、情報が錯綜する恐れがあった。