実行委員会準備室

提供: JSSD5th2019
2020年8月21日 (金) 12:41時点におけるInoue.ko (トーク | 投稿記録)による版 (→‎エントリーいただいた方へ受け付け完了メールの送信)
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  • このページでは、第５支部研究発表会の準備から当日までのToDo項目を整理しています。
  • 次年度への引き継ぎがスムーズになるよう、お気づきの点がございましたら、追記お願いいたします。


開催主催校・開催日程の決定

  • 支部幹事会にて開催校の決定（毎年◯月までに）
  • 開催校にて会場・開催日時の決定（毎年◯月までに）
  • 実行委員メンバーの決定＋役割分担



開催案内

準備

  • 当サイト上に、日時・場所・開催実行委員会等を掲載
  • 利用者ガイド の内容を再確認し、必要に応じて新仕様に修正
  • jssd5th@gmail.com の「自動転送先」を 開催校担当者へ変更
  • GoogleDrive上に「発表会20XX」という名称の当該年度専用フォルダを作成し、必要なファイルはそこで作成するようにする。2019年度は、以下のファイルを作成しました。
    • Webエントリー用 GoogleFormas：2019年度第５支部発表会
    • Webエントリ回答受け付けシート（GoogleFormasが自動生成）:2019年度第５支部発表会（回答）
    • エントリー一覧共有用 GoogleSpreadSheet：発表一覧マスター
    • ライトニングトーク意見交換用 GoogleFormas：LightningTalks
    • ライトニングトーク回答受付シート（GoogleFormasが自動生成）：LightningTalks（回答）


メールによる案内

  • 支部会員の皆様へ
    • 開催校 > 支部会員へ
    • 送信元は、開催校の個人メルアド or jssd5th@gmail.com
  • 日本デザイン学会会員全員へ
    • 第５支部長 > 学会本部事務（松原様）> 全会員へ



エントリー受付

受け付け方法

  • エントリーの受け付け方は、Webフォーム あるいは メールに必要事項を記載（開催校のやりやすい方法で）
注）2019年度は Googleフォーム（jssd5thアカウント）で、エントリーフォームを作成し受け付け（シートが自動でできるのでこの方が楽）
  • Webフォームの場合は、「研究発表・ライトニングトーク」と「参加のみ（事前参加申し込み）」を分ける
注）理由は締め切りが異なるため。
  • エントリーは「筆頭者」のみとし、「共同研究者」の情報は含めない
注）共同研究者情報は、発表概要の中に記載する。
  • 大学院生・学部生については「研究指導教員」の氏名とメールアドレスを合わせて登録
注）研究指導教員にも編集用のアカウントを発行


エントリー情報

  • 研究発表（口頭・ポスター）の場合：
発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表種別（口頭 or ポスター）/ 発表題目 / 懇親会参加の有無
  • ライトニングトークの場合 ：
発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表題目 / 懇親会参加の有無
  • 参加のみ（事前登録） ：
発表希望者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 懇親会参加の有無
注）当日参加も可能であるが、懇親会の人数規模を把握するためには事前エントリーを求めた方がよい
  • エントリー時の会員・非会員については・・
「発表会当日までに入会予定であれば「会員」にチェックしてください」とフォーム上に明記



エントリー締め切り後の作業（Web）

  • 支部の皆様が慣れるまでは Web管理者が担当します。
  • 以下、Web担当（九産大井上）の個人的なメモです。


準備

  • エントリーフォームを使っていた場合は「回答の受け付け」を停止。
  • 自動生成されたエントリー情報（Googleスプレッドシート）を複製して、「エントリー一覧（Googleスプレッドシート）」を作成
  • これを「共有可」として、そのアドレスを開催校・支部役員で共有
  • Web上で「締め切りました」を明示
  • 20XX年度プログラム のページを作成し、エントリー順に発表題目と発表者の氏名・所属を列挙する
  • 順序は、研究発表（口頭）＞ 研究発表（ポスター）＞ ライトニングトーク で、それぞれ受け付け順
    • 注１）2019年度は、この段階で口頭とポスターの区別をしていなかった。発表者のためには、明示した方がよい
    • 注２）2019年度、エントリー締め切り後に、ポスターから口頭への変更希望あり　＞　発表種別が同一であることから2019年度は受け付けた。
    • 注３）2019年度、エントリー締め切り後に、ライトニングトークから研究発表への変更希望あり ＞ これは発表種別が異なるものなので受け付けをお断りした。
  • 研究発表（口頭・ポスター）の場合は、発表題目を [[ ]] で囲んで、概要ページを新規作成する準備を整える。


発表概要ページの初期作成作業


発表者アカウントの作成作業

  • 発表者用のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で 特別:アカウント作成 から順次作成する
    • アカウント名はエントリー氏名（全角で姓名の間にスペースなし）とする
    注）スペースを入れると全角か半角かでログイン時の混乱が生じるため
    • パスワードはエントリー時刻の６桁を利用して設定（XXXXXX091628 など）し、「エントリー一覧（Googleスプレッドシート）」に追記して記録を残す
    • メールアドレス（入力必須）には、エントリー情報にあるメルアドを設定


エントリーいただいた方へ受け付け完了メールの送信

研究発表予定者へ「受付完了・執筆案内メール」を個別送信

  • メールの発送には、本 MediaWiki のメール送信機能を利用（内容に個別のパスワードを含むため、個別に送信するしかありません。）
    • 特別:登録利用者一覧を表示　＞　作成日順に並べ替えると対象者を見つけるのが楽
    • 送信対象者を決めて氏名をクリックして、アカウント個人ページに移動
    • 左サイドバーのメニューでこの利用者にメールを送信をクリックすると、メール送信画面が表示される

メール送信テンプレート


ライトニングトーク予定者へ「受付完了・執筆の案内メール」を一斉送信



エントリー締め切り後の作業（会場）

会場準備

  • 教室割り振り、発表機材の確認
  • プログラム作成
    • 研究発表（口頭）、研究発表（ポスター）、ライトニングトークの３種別。
    • 研究発表（口頭）は、テーマに応じてグルーピング。
    • 20分／1名（発表15分、質疑応答4分、予備1分）の2時間／6名を１セッション
  • 座長の依頼　参考：座長要領
    • 参加される第５支部幹事を主に
  • タイムキーパー、電灯、質疑応答マイク係り
    • 学生アルバイトで対応
    • 難しい場合は、教室の状況によると思いますが、座長が対応でも可
  • ポスター発表の設営補助
    • 学生アルバイトで対応


会計・受付準備

  • 銀行口座開設
    • 本部事務局から支部活動費15万円の補助あり。
    • 個人口座でも問題ありません。
参加証2019.jpg
  • ネームカード作成
    • ネームホルダー開催校で準備
    • ネームカード（デフォルト様式なし）
  • 領収書作成
    • 第５支部のゴム印あり
    • 領収書（デフォルト様式なし）
  • 受付業務
    • 受付の開始時刻の決定
    • 現金の授受、懇親会の参加確認、領収書
    • 第５支部で管理するミニ金庫（２個）あり
    • 学生アルバイトで対応
  • 会計報告
    • 残金が生じた場合、振込み手数料を差し引いた後、本部事務局へ返金



懇親会準備

  • 参加申し込み〆切後、大凡の参加人数を想定。
  • ケータリング手配



発表概要編集締め切り後の作業（Web）

締め切り

  • 概要集のページ個別に「管理者」権限で「ページの保護」をかける。
  • 締め切ったことをWeb上（トップページ、開催案内等）で明示
  • 開催案内のページの上の方にある、発表エントリー・概要執筆等の記事等、不要になった情報をページ下部へ沈めて、会場案内情報等を上部にあげる。
  • 発表会の２週間前に締め切る ＞ この時点で念の為、全体バックアップ（システム管理者）


修正依頼

  • 修正が必要な発表者へ「修正依頼」を送信する。
    • 注１）従来のPDFの場合も、受け取ったPDFをそのまま掲載できるケースは少なく、多くの場合は「修正依頼」を行なっていた
    • 注２）特に外国人留学生の日本語については、指導教員（共同研究者）によるチェック・修正が必要になる。
  • 修正が必要な概要集ページについては「ページの保護」を解除する。
  • 参考情報
    • 2019年度、発表者の方への修正期間案内 ＞ メール案内｜2019年度修正依頼
    • 2019年度は、発表者に対し「共同研究者とアカウント情報を共有すること」の指示をしていなかったため、共同研究者による概要の閲覧・編集ができない・・という状況が発生した。そこで 2019年度については、期間限定の臨時アカウント（Proofreader）を作成し、第５支部幹事経由で、各大学の共同研究者（指導教員）に確認と修正を促した。この作業は、次年度以降は不要（発表者に対し「共同研究者とアカウント情報を共有すること」を事前にお願いする）。



最終準備

確定情報の Web掲載

  • 大会プログラムのWeb掲載
  • 会場アクセス等、詳細な情報を大会案内ページに追記


最終メール案内

  • 発表者ならびに事前エントリーした参加予定者へ、以下の情報へ誘導するメールを送信。メールの内容は必要最小限として、Webページに誘導する（メールとWebの内容で食い違いがあるとまずい）。メール本文に多くの情報を書くと、混乱が生じやすい。Webを最新として、そちらに誘導する方が混乱は少ないです。



付記：ライトニングトーク関連 投稿フォームの準備

2019年度は、Googleフォームを使用しました。以下、その手順をメモしておきます。

フォームの作成

  • GoogleDrive に jssd5thアカウントでログイン
  • +新規＞その他＞Googleフォーム ＞ フォームの作成画面が表示されます。
  • フォームの作成自体は、直感的にできるようになっています。
  • 書いた内容は、Googleドライブ上に自動保存されます。


フォームのアドレスの取得

Fig.1
  • 次に、このフォームを、メールやWebで案内する方法です。
  • 画面右上の「送信」を押すと「フォームを送信」というダイアログが表示されます（Fig.1 クリックで拡大）
  • 送信方法で、リンクアイコンを選択すると URL が表示されるので、これをコピーして、メールにペースト、あるいは Webページ上のリンク先に設定することで、フォームへ誘導することが可能です。


投稿された回答内容を表示する方法

Fig.2
Fig.3
  • 「回答内容を表示するページ」のリンク取得の方法は以下です（多少やっかいです）。
  • 別のブラウザで（つまりログインしていない一般訪問者として）、上記で取得したフォームのアドレスにアクセスし、フォームを表示します。
  • フォームが開いたら、一旦、動作確認を兼ねて、適当に回答を入力します。
  • [ 送信 ] すると ＞　「回答を受け付けました」のダイアログが出て「前の回答を表示」というリンクが見えます（Fig.2）。
  • これをクリックすると、これまでの回答状況が表示されます（Fig.3）。
  • フォームに回答した方には、これまでの回答状況（集計結果、自由記述の内容）が閲覧できるようになっています（デフォルト仕様、変更も可能）。
  • この時、ブラウザに表示されている URL をコピーして、Webページ上にリンクをつくると、「現時点での回答状況」へ誘導することが可能になります。




その他





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