実行委員会準備室のソースを表示

* このページでは、第５支部研究発表会の準備から当日までのToDo項目を整理しています。
* 次年度への引き継ぎがスムーズになるよう、お気づきの点がございましたら、追記お願いいたします。



==開催主催校・開催日程の決定==
* 支部幹事会にて開催校の決定（毎年◯月までに）
* 開催校にて会場・開催日時の決定（毎年◯月までに）
* 実行委員メンバーの決定＋役割分担
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==開催案内==
===準備===
* 当サイト上に、日時・場所・開催実行委員会等を掲載
* '''[[利用者ガイド]]''' の内容を再確認し、必要に応じて新仕様に修正
* jssd5th@gmail.com の「自動転送先」を 開催校担当者へ変更
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===メールによる案内===
* 支部会員の皆様へ 
** 開催校 > 支部会員へ
** 送信元は、開催校の個人メルアド or jssd5th@gmail.com（後のことを考えるとこちらがベター）
* 日本デザイン学会会員全員へ
** 第５支部長 > 学会本部事務（松原様）> 全会員へ
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==エントリー受付==
===受け付け方法===
* エントリーの受け付け方は、Webフォーム あるいは メールに必要事項を記載（開催校のやりやすい方法で）
: 注）2019年度は Googleフォーム（jssd5thアカウント）で、エントリーフォームを作成し受け付け（シートが自動でできるのでこの方が楽）

* Webフォームの場合は、「研究発表」、「ライトニングトーク」、「参加のみ（事前参加申し込み）」の３つに分けた方がよいかも
: 注）理由は締め切りが異なるため。2019年度は、これを分けていなかったので誤入力があった。また、発表締め切り後にフォームを変更する必要があり、受け付けシートの構造が破綻するリスクがあった。

* エントリーは「筆頭者」のみとし、「共同研究者」の情報は含めない
: 注）共同研究者情報は、発表概要の中に記載する。
: 注）共同研究者名まで受け付けると、管理情報が多くなることによる事務処理ミスのリスクが増える
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===エントリー情報===
* 研究発表（口頭・ポスター）の場合：
: 発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表種別（口頭 or ポスター）/ 発表題目 / 懇親会参加の有無

* ライトニングトークの場合 ：
: 発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表題目 / 懇親会参加の有無

* 参加のみ（事前登録） ：
: 発表希望者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 懇親会参加の有無
: 注）当日参加も可能であるが、懇親会の人数規模を把握するためには事前エントリーを求めた方がよい

* エントリー時の会員・非会員については・・
: 「発表会当日までに入会予定であれば「会員」にチェックしてください」とフォーム上に明記
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===次年度要検討事項===
* 2019年度　ライトニングトークはタイトルと筆頭者のみの掲載であったが、共同研究者も記載したい・・という要望あり。
* 2019年度は「ライトニングトークの発表者は１名」で統一した。
* 次年度以降、この要望を受けて共同研究者も記載するとすれば、対応方法は以下
** ライトニングトークも、共通雛形でページ（ヘッダーのみ統一のゆるいルール）を作って、自身でヘッダー部分に追記してもらう
*: Wiki本来の使い方からするとこれが理想。例えば学部生の場合は、将来を考えて、このタイミングで Wikiの記法を体験してもらうのが望ましい。
** ライトニングトーク 参加者にもアカウントを渡し、共同研究者の追記は自分で行ってもらう
** エントリーフォームに共同研究者を書く欄を設けて、エントリー時に情報を得る
*: 1) 受け付けデータのサイズが不定となり、開催側の窓口業務の負荷が増大する
*: 2) プログラム一覧ページに共同研究者を書くことになるので、研究発表の表記との整合性を考えると、研究発表の方にも共同研究者を書く・・ということになって話がますます煩雑になる可能性がある。
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==エントリー締め切り後の作業==
* 支部の皆様が慣れるまでは Web管理者が担当します。
* 以下、Web担当（九産大井上）の個人的なメモです。
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===準備===
* エントリーフォームを使っていた場合は「回答の受け付け」を停止。
* 自動生成されたエントリー情報（Googleスプレッドシート）を複製して、「発表一覧（Googleスプレッドシート）」を作成
* 「発表一覧（Googleスプレッドシート）」を「共有可」として、そのアドレスを開催校・支部役員で共有
* Web上で「締め切りました」を明示
* [[Program2019|20XX年版発表題目一覧]] のページを作成し、'''エントリー順に発表題目と発表者の氏名・所属を列挙'''する
* 順序は、研究発表（口頭）＞ 研究発表（ポスター）＞ ライトニングトーク  で、それぞれ受け付け順
** 注１）2019年度は、この段階で口頭とポスターの区別をしていなかった。発表者のためには、明示した方がよい
** 注２）2019年度、エントリー締め切り後に、ポスターから口頭への変更希望あり　＞　発表種別が同一であることから2019年度は受け付けた。
** 注３）2019年度、エントリー締め切り後に、ライトニングトークから研究発表への変更希望あり ＞ これは発表種別が異なるものであり、ページの組み直しが必要になることから、2019年度は変更希望の受け付けをお断りした。
* 研究発表（口頭・ポスター）の場合は、発表題目を [[ ]] で囲んで、概要ページを新規作成する準備を整える。
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===発表概要ページの初期作成作業===
* [[Program2019|20XX年版発表題目一覧]] の個々の発表題目をクリックして、研究発表概要のページを新規に作成
* ブランクページができるので、そこへ'''[[発表概要雛形]]'''のソースを流し込む
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===発表者アカウントの作成作業===
* 発表者用のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で '''[[特別:アカウント作成]]''' から順次作成する
** アカウント名はエントリー氏名（全角で姓名の間にスペースなし）とする
*: 注）スペースを入れると全角か半角かでログイン時の混乱が生じるため
** パスワードはエントリー時刻の６桁を利用して設定（XXXXXX091628 など）し、「発表一覧（Googleスプレッドシート）」に追記して記録を残す
** メールアドレス（入力必須）には、エントリー情報にあるメルアドを設定
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===エントリーいただいた方へ受け付け完了メールの送信===

====研究発表予定者へ「受付完了・執筆案内メール」を個別送信====
* メールの発送には、本 MediaWiki のメール送信機能を利用（内容に個別のパスワードを含むため、個別に送信するしかありません。）
** '''[[特別:登録利用者一覧]]'''を表示　＞　作成日順に並べ替えると対象者を見つけるのが楽
** 送信対象者を決めて氏名をクリックして、アカウント個人ページに移動
** 左サイドバーのメニューで「この利用者にメールを送信」をクリックすると、メール送信画面が表示される

*参考情報
** 2019年度に発表者へ送信したメールの記録 ＞ '''[[メール案内｜2019年度受付完了・執筆案内]]'''
** 上記メールで「必ずお読み下さい」として閲覧誘導した内容＞ '''[[研究発表予定の方へ]]'''
** 上記メールで「発表概要のページはこちらにご用意しました」として閲覧誘導したページ ＞ '''[[Program2019|20XX年版発表題目一覧]]'''
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====ライトニングトーク予定者へ「受付完了・執筆の案内メール」を一斉送信====
* メールの発送には、通常のWebメールを利用し、対象者全員を BCC に入れて一斉送信
* 参考情報
** 2019年度に発表者へ送信したメールの記録 ＞ '''[[メール案内｜2019年度受付完了案内]]'''
** 上記メールで「発表一覧はことらです」として閲覧誘導したページ ＞ '''[[Program2019|20XX年版発表題目一覧]]'''
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==発表概要編集締め切り後の作業==

* 発表会の２週間前に締め切る ＞ この時点で念の為、全体バックアップ（システム管理者）
* 修正が必要な発表者へ「修正依頼」を送信する。
** 注１）従来のPDFの場合も、受け取ったPDFをそのまま掲載できるケースは少なく、多くの場合は「修正依頼」を行なっていた
** 注２）特に外国人留学生の日本語については、指導教員（共同研究者）によるチェック・修正が必要になる。

* 参考情報
** 2019年度、発表者の方への修正期間案内 ＞ '''[[メール案内｜2019年度修正依頼]]'''
** 2019年度は、発表者に対し「共同研究者とアカウント情報を共有すること」の指示をしていなかったため、共同研究者による概要の閲覧・編集ができない・・という状況が発生した。そこで 2019年度については、期間限定の臨時アカウント（Proofreader）を作成し、第５支部幹事経由で、各大学の共同研究者（指導教員）に確認と修正を促した。この作業は、次年度以降は不要（発表者に対し「共同研究者とアカウント情報を共有すること」を事前にお願いする）。

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==発表会準備==
* プログラム作成
** 研究発表（口頭）、研究発表（ポスター）、ライトニングトークの３種別。
** 研究発表（口頭）は、テーマに応じてグルーピング。
** 20分／1名（発表15分、質疑応答4分、予備1分）の2時間／6名を１セッション


* 教室割り振り、発表機材の確認


* 座長の依頼　参考：'''[[座長要領]]'''
** 参加される第５支部幹事を主に


* タイムキーパー、電灯、質疑応答マイク係り
** 学生アルバイトで対応
** 難しい場合は、教室の状況によると思いますが、座長が対応でも可


* ポスター発表の設営補助
** 学生アルバイトで対応
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==ライトニングトーク関連 投稿フォームの準備==
2019年度は、Googleフォームを使用しました。以下、その手順です。
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===フォームの作成===
* [https://drive.google.com/drive/ GoogleDrive] に jssd5thアカウントでログイン
* +新規＞その他＞Googleフォーム ＞ フォームの作成画面が表示されます。
* フォームの作成自体は、直感的にできるようになっています。
* 書いた内容は、Googleドライブ上に自動保存されます。
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===フォームのアドレスの取得===
[[ファイル:GoogleForms01.jpg|200px|thumb|right|Fig.1]]
* 次に、このフォームを、メールやWebで案内する方法です。
* 画面右上の「送信」を押すと「フォームを送信」というダイアログが表示されます（Fig.1 クリックで拡大）
* 送信方法で、リンクアイコンを選択すると URL が表示されるので、これをコピーして、メールにペースト、あるいは Webページ上のリンク先に設定することで、フォームへ誘導することが可能です。
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===投稿された回答内容を表示する方法===
[[ファイル:GoogleForms02.jpg|200px|thumb|right|Fig.2]]
[[ファイル:GoogleForms03.jpg|200px|thumb|right|Fig.3]]
* 「回答内容を表示するページ」のリンク取得の方法は以下です（多少やっかいです）。
* 別のブラウザで（つまりログインしていない一般訪問者として）、上記で取得したフォームのアドレスにアクセスし、フォームを表示します。
* フォームが開いたら、一旦、動作確認を兼ねて、適当に回答を入力します。
* [ 送信 ] すると ＞　「回答を受け付けました」のダイアログが出て'''「前の回答を表示」'''というリンクが見えます（Fig.2）。
* これをクリックすると、これまでの回答状況が表示されます（Fig.3）。
* フォームに回答した方には、これまでの回答状況（集計結果、自由記述の内容）が閲覧できるようになっています（デフォルト仕様、変更も可能）。
* '''この時、ブラウザに表示されている URL をコピーして、Webページ上にリンクをつくる'''と、「現時点での回答状況」へ誘導することが可能になります。


以上です。
{{clear}}

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==会計・受付準備==

* 銀行口座開設
** 本部事務局から支部活動費15万円の補助あり。
** 個人口座でも問題ありません。


[[File:参加証2019.jpg|right|300px]]
* ネームカード作成
** ネームホルダー開催校で準備
** ネームカード（デフォルト様式なし）


* 領収書作成
** 第５支部のゴム印あり
** 領収書（デフォルト様式なし）


* 受付業務
** 受付の開始時刻の決定
** 現金の授受、懇親会の参加確認、領収書
** 第５支部で管理するミニ金庫（２個）あり
** 学生アルバイトで対応


* 会計報告
**残金が生じた場合、振込み手数料を差し引いた後、本部事務局へ返金
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==懇親会準備==
* 参加申し込み〆切後、大凡の参加人数を想定。
* ケータリング手配
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==その他==

===2019年度の反省===
* 発表者との連絡は「開催校」が直接行う方がトラブルが少ないかと思います。
* JSSD5th@gmail.com を使う場合、転送先は、開催校とした方がよいでしょう。
: 2019年度は、Web担当が受けたため、Web担当⇨開催校 への転送で、情報が錯綜する恐れがありました。
: ・発表会に関する問い合わせ先は、JSSD5th > 開催校 自動転送。
: ・MediaWiki に関する問い合わせは、このWikiから「この利用者に連絡」を使ってサーバー管理者あてに送信してもらう。


* 雛形のヘッダー部分が不十分でした。
** 編集画面最上部は、英文タイトルの方がよいかもしれません。
** サブタイトルがある場合は、その下？
** 共同研究者をどう書くかについて、事例表記がありませんでした。＞ 2019年度多数派に従い'''[[発表概要雛形]]'''に追記しました。



* 基本的にアカウントは１投稿につき１名のため、共同研究者が編集に関与することができない。
* 共同研究者が編集に関与できるようにする工夫が必要。'''エントリー者に対し「共同研究者がいる場合は、アカウントを共有するよう指示する」のがよい。'''


* 幹事には全編集権があり、一方、共同研究者には独自アカウントがない。同一大学内で、幹事・実行委員とそれ以外で作業上の不公平が発生しないよう、注意喚起が必要。


* 諸々の判断は、開催校に一任（船頭は一人）がよい（エントリー情報の変更を認めるか否かなど）。2019年度はメールでの相談・調整が多く、情報が錯綜する恐れがあった。

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