実行委員会準備室

• このページでは、第５支部研究発表会の準備から当日までのToDo項目を整理しています。
• 次年度への引き継ぎがスムーズになるよう、お気づきの点がございましたら、追記お願いいたします。

開催主催校・開催日程の決定

• 支部幹事会にて開催校の決定（毎年◯月までに）
• 開催校にて会場・開催日時の決定（毎年◯月までに）
• 実行委員メンバーの決定＋役割分担

開催案内

• 当サイト上に、日時・場所・開催実行委員会・発表に関する詳細な案内等を掲載

Webフォームによるエントリー受付

• Googleフォーム（jssd5thアカウント）で、エントリーフォームを作成
  • 発表希望者と参加のみの希望者は、フォームを分ける方が無難（締め切りが異なるため）

• 入力してもらう情報は以下。
  • 発表希望者：氏名 / 所属 / e-mail / 発表種別（研究発表 or ライトニングトーク）/ 発表題目 / 懇親会参加の有無
  • 参加のみの申し込み：氏名 / 所属 / e-mail / 懇親会参加の有無

発表概要ページの準備

受付締め切り（あるいは受付順に）Webサイトを更新

研究発表（口頭・ポスター）

• 発表題目を「プログラムの暫定ページ」に受付順に列挙（発表題目と発表者情報を記載、発表題目はページへのリンク）
• 発表題目をページ名とした新規ページを作成 ＞ 雛形の流し込み
• 発表者のアカウントを作成（アカウント名はエントリー氏名、パスワードは任意に設定）
• 個々の発表者へ受付完了・執筆の案内メールを発送

参考：研究発表予定の方へ

ライトニングトーク

• 発表題目を「プログラムの暫定ページ」に受付順に列挙（発表題目と発表者情報を記載するのみ）
• エントリー締め切り後に、受付完了メール を一斉送信

発表会準備

• プログラム作成
  • 研究発表（口頭）、研究発表（ポスター）、ライトニングトークの３種別。
  • 研究発表（口頭）は、テーマに応じてグルーピング。
  • 20分／1名（発表15分、質疑応答4分、予備1分）の2時間／6名を１セッション

• 教室割り振り、発表機材の確認

• 座長の依頼　参考：座長要領
  • 参加される第５支部幹事を主に

• タイムキーパー、電灯、質疑応答マイク係り
  • 学生アルバイトで対応
  • 難しい場合は、教室の状況によると思いますが、座長が対応でも可

• ポスター発表の設営補助
  • 学生アルバイトで対応

会計・受付準備

• 銀行口座開設
  • 本部事務局から支部活動費15万円の補助あり。
  • 個人口座でも問題ありません。

• ネームカード作成
  • ネームホルダー開催校で準備
  • ネームカード（デフォルト様式なし）

• 領収書作成
  • 第５支部のゴム印あり
  • 領収書（デフォルト様式なし）

• 受付業務
  • 受付の開始時刻の決定
  • 現金の授受、懇親会の参加確認、領収書
  • 第５支部で管理するミニ金庫（２個）あり
  • 学生アルバイトで対応

• 会計報告
  • 残金が生じた場合、振込み手数料を差し引いた後、本部事務局へ返金

懇親会準備

• 参加申し込み〆切後、大凡の参加人数を想定。
• ケータリング手配