実行委員会準備室

• このページでは、第５支部研究発表会の準備から当日までのToDo項目を整理しています。
• 次年度への引き継ぎがスムーズになるよう、お気づきの点がございましたら、追記お願いいたします。

開催主催校・開催日程の決定

• 支部幹事会にて開催校の決定（毎年◯月までに）
• 開催校にて会場・開催日時の決定（毎年◯月までに）
• 実行委員メンバーの決定＋役割分担

開催案内

• 当サイト上に、日時・場所・開催実行委員会・発表に関する詳細な案内等を掲載

Webフォームによるエントリー受付

• Googleフォーム（jssd5thアカウント）で、エントリーフォームを作成
  • 発表希望者と参加のみの希望者は、フォームを分ける方が無難（締め切りが異なるため）

• 入力してもらう情報は以下。
  • 発表希望者：氏名 / 所属 / e-mail / 発表種別（研究発表 or ライトニングトーク）/ 発表題目 / 懇親会参加の有無
  • 参加のみの申し込み：氏名 / 所属 / e-mail / 懇親会参加の有無

発表概要ページの準備

受付締め切り（あるいは受付順に）Webサイトを更新

研究発表（口頭・ポスター）

• 発表題目を「プログラムの暫定ページ」に受付順に列挙（発表題目と発表者情報を記載、発表題目はページへのリンク）
• 発表題目をページ名とした新規ページを作成 ＞ 雛形の流し込み
• 発表者のアカウントを作成（アカウント名はエントリー氏名、パスワードは任意に設定）
• 個々の発表者へ受付完了・執筆の案内メールを発送

参考：研究発表予定の方へ

ライトニングトーク

• 発表題目を「プログラムの暫定ページ」に受付順に列挙（発表題目と発表者情報を記載するのみ）
• エントリー締め切り後に、受付完了メール を一斉送信

発表概要締め切りについて

• 締め切り後に、修正期間が必要。従来のPDFの場合も、受け取ったPDFをそのまま掲載できるケースは少なく、多くの場合は「修正依頼」を行なっていた。
• 特に外国人留学生の日本語については、指導教員（共同研究者）による共同編集が必要になる。
• 共同研究者にはアカウントがないので、期間限定の臨時アカウントを作成し、共同研究者に確認と修正を促すような段取りが必要。

発表会準備

• プログラム作成
  • 研究発表（口頭）、研究発表（ポスター）、ライトニングトークの３種別。
  • 研究発表（口頭）は、テーマに応じてグルーピング。
  • 20分／1名（発表15分、質疑応答4分、予備1分）の2時間／6名を１セッション

• 教室割り振り、発表機材の確認

• 座長の依頼　参考：座長要領
  • 参加される第５支部幹事を主に

• タイムキーパー、電灯、質疑応答マイク係り
  • 学生アルバイトで対応
  • 難しい場合は、教室の状況によると思いますが、座長が対応でも可

• ポスター発表の設営補助
  • 学生アルバイトで対応

ライトニングトーク関連 投稿フォームの準備

2019年度は、Googleフォームを使用しました。以下、その手順です。

フォームの作成

• GoogleDrive に jssd5thアカウントでログイン
• +新規＞その他＞Googleフォーム ＞ フォームの作成画面が表示されます。
• フォームの作成自体は、直感的にできるようになっています。
• 書いた内容は、Googleドライブ上に自動保存されます。

フォームのアドレスの取得

Fig.1

• 次に、このフォームを、メールやWebで案内する方法です。
• 画面右上の「送信」を押すと「フォームを送信」というダイアログが表示されます（Fig.1 クリックで拡大）
• 送信方法で、リンクアイコンを選択すると URL が表示されるので、これをコピーして、メールにペースト、あるいは Webページ上のリンク先に設定することで、フォームへ誘導することが可能です。

投稿された回答内容を表示する方法

Fig.2

Fig.3

• 「回答内容を表示するページ」のリンク取得の方法は以下です（多少やっかいです）。
• ログインしていない別のブラウザで、URL欄に上記で取得したフォームのアドレスを入力します（ログインしているブラウザで開くと作成者の立場になって「編集モード」になってしまうので・・・）
• フォームが開いたら、一旦、動作確認用に適当に回答を入力します。
• [ 送信 ] すると ＞　「回答を受け付けました」のダイアログが出て「前の回答を表示」というリンクが見えます（Fig.2）。
• これをクリックすると、これまでの回答状況が表示されます（Fig.3）。
• この時、ブラウザに表示されている URL をコピーして、Webのリンクに設定すると、誰もが結果を閲覧できるようになります。

以上です。

会計・受付準備

• 銀行口座開設
  • 本部事務局から支部活動費15万円の補助あり。
  • 個人口座でも問題ありません。

• ネームカード作成
  • ネームホルダー開催校で準備
  • ネームカード（デフォルト様式なし）

• 領収書作成
  • 第５支部のゴム印あり
  • 領収書（デフォルト様式なし）

• 受付業務
  • 受付の開始時刻の決定
  • 現金の授受、懇親会の参加確認、領収書
  • 第５支部で管理するミニ金庫（２個）あり
  • 学生アルバイトで対応

• 会計報告
  • 残金が生じた場合、振込み手数料を差し引いた後、本部事務局へ返金

懇親会準備

• 参加申し込み〆切後、大凡の参加人数を想定。
• ケータリング手配

その他

2019年度の反省

• 発表者との連絡は「開催校」が直接行う方がトラブルが少ない。
• JSSD5th@gmail.com を使う場合、転送先は、開催校とした方がよい。2019年度は、Web担当が受けたため、Web担当⇨開催校 への転送で、情報が錯綜する恐れがあった。
  • 発表会に関する問い合わせ先は、JSSD5th > 開催校 自動転送。
  • MediaWiki に関する問い合わせは、このWikiから「この利用者に連絡」を使ってサーバー管理者あてに送信してもらう。

• 基本的にアカウントは１投稿につき１名のため、共同研究者が編集に関与することができない。
• 共同研究者が編集に関与できるようにする工夫が必要。エントリー者に対し「共同研究者がいる場合は、アカウントを共有するよう指示する」のがよい。

• 幹事には全編集権があり、一方、共同研究者には独自アカウントがない。同一大学内で、幹事・実行委員とそれ以外で作業上の不公平が発生しないよう、注意喚起が必要。

• 諸々の判断は、開催校に一任（船頭は一人）がよい（エントリー情報の変更を認めるか否かなど）。2019年度はメールでの相談・調整が多く、情報が錯綜する恐れがあった。