実行委員会準備室

提供: JSSD5th2020
2019年10月16日 (水) 15:42時点における井上貢一 (トーク | 投稿記録)による版 (「実行委員会準備室」を保護しました ([編集=管理者のみ許可] (無期限) [移動=管理者のみ許可] (無期限)))
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  • このページでは、第5支部研究発表会の準備から当日までのToDo項目を整理しています。
  • 次年度への引き継ぎがスムーズになるよう、関係のみなさまでの共同執筆をお願いいたします。


開催主催校・開催日程の決定

  • 支部幹事会にて開催校の決定(毎年◯月までに)
  • 開催校にて会場・開催日時の決定(毎年◯月までに)
  • 実行委員メンバーの決定+役割分担



開催案内



Webフォームによるエントリー受付

  • Googleフォーム(jssd5thアカウント)で、エントリーフォームを作成
    • 発表希望者と参加のみの希望者は、フォームを分ける方が無難(締め切りが異なるため)


  • 入力してもらう情報は以下。
    • 発表希望者:氏名 / 所属 / e-mail / 発表種別(研究発表 or ライトニングトーク)/ 発表題目 / 懇親会参加の有無
    • 参加のみの申し込み:氏名 / 所属 / e-mail / 懇親会参加の有無



発表概要ページの準備

受付締め切り(あるいは受付順に)Webサイトを更新

研究発表(口頭・ポスター)

  • 発表題目を「プログラムの暫定ページ」に受付順に列挙(発表題目と発表者情報を記載、発表題目はページへのリンク
  • 発表題目をページ名とした新規ページを作成 > 雛形の流し込み
  • 発表者のアカウントを作成(アカウント名はエントリー氏名、パスワードは任意に設定)
  • 個々の発表者へ受付完了・執筆の案内メールを発送
参考:研究発表予定の方へ


ライトニングトーク

  • 発表題目を「プログラムの暫定ページ」に受付順に列挙(発表題目と発表者情報を記載するのみ)
  • エントリー締め切り後に、受付完了メール を一斉送信



発表会準備

  • プログラム作成
    • 研究発表(口頭)、研究発表(ポスター)、ライトニングトークの3種別。
    • 研究発表(口頭)は、テーマに応じてグルーピング。
    • 20分/1名(発表15分、質疑応答4分、予備1分)の2時間/6名を1セッション


  • 教室割り振り、発表機材の確認


  • 座長の依頼 参考:座長要領
    • 参加される第5支部幹事を主に


  • タイムキーパー、電灯、質疑応答マイク係り
    • 学生アルバイトで対応
    • 難しい場合は、教室の状況によると思いますが、座長が対応でも可


  • ポスター発表の設営補助
    • 学生アルバイトで対応



会計・受付準備

  • 銀行口座開設
    • 本部事務局から支部活動費15万円の補助あり。
    • 個人口座でも問題ありません。


  • ネームカード作成
    • ネームホルダー開催校で準備
    • ネームカード(デフォルト様式なし)


  • 領収書作成
    • 第5支部のゴム印あり
    • 領収書(デフォルト様式なし)


  • 受付業務
    • 受付の開始時刻の決定
    • 現金の授受、懇親会の参加確認、領収書
    • 第5支部で管理するミニ金庫(2個)あり
    • 学生アルバイトで対応


  • 会計報告
    • 残金が生じた場合、振込み手数料を差し引いた後、本部事務局へ返金



懇親会準備

  • 参加申し込み〆切後、大凡の参加人数を想定。
  • ケータリング手配




その他