実行委員会準備室のソースを表示

* このページでは、第５支部研究発表会の準備から当日までのToDo項目を整理しています。


==第５回幹事会｜2022.11.08 18:00 - 18:30==
* Zoomミーティングに参加する
**https://zoom.us/j/97467918528?pwd=Tklzb0djU2xWYjJ4T0FsU1JnVy9kQT09
**ミーティングID: 974 6791 8528
**パスコード: 964713

===議題===
* ベストトーク賞の選定
** 選定された方へ個別にメール（賞状を添付）
** 翌日に、参加者全員に、結果を告知するメール
* 発表証明の発行対象者確認
** 
* 次年度に向けた確認事項
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==第４回幹事会｜2022.10.28 18:30 - 19:00==
===プログラムの再確認===
* [[2022年度プログラム]]

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===運営関係情報の確認===
====運営関係者一覧====
* 会議の際に提示します。
<!--
:[https://docs.google.com/spreadsheets/d/18s9An1gcPVIiY6GojUg7Iovh8NR3qc2pveUZACBInKQ/edit?usp=sharing 運営関係者一覧]
-->

====当日の連絡控室====
* 研究発表の時間帯は、メイン会場をこれにあてます。

====参考：参加申し込み者・研究指導教員のログインアカウントについて====
* 利用者名：Member
* パスワード：jssd5th20221029

====発表の成立確認について====
* セッション終了後、上記共有ファイルの「発表成立確認シート」に確認のチェックをお願いします。

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===その他、確認事項===
* パワポのスライドショーについて
* 発表における言語について　＞　国際学会ではないので、日本語で発表するよう要望
: ＞ 次年度の「要項」には、「日本語で執筆・日本語で発表」を明記する
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===次回 幹事会について===
'''2022.11.08（火）  18:00 - '''
* ベストトーク賞の選定
* 発表証明の発行対象者確認
* 次年度に向けた確認事項
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==第３回幹事会｜2022.10.12 18:00 - 19:00==
===プログラム・座長について===
* プログラム・座長案　＞ 研究発表は、午前の部と午後の部、各４会場、１セッション６件または７件で決定
<!--
* [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zVWYIO4OBosrTsNWd10FyvF8WnYzDQq9rB9L9dlA89A/edit?usp=sharing プログラム・座長案]
-->

===座長要領の確認===
*[[座長要領（オンライン版）]]

===当日の進行について===
* 座長・タイムキーパー緊急連絡網の準備
:＞ タイムキーパーの選定につきましては、九州大学の方でよろしくお願いします。
<!--
:[https://docs.google.com/spreadsheets/d/18s9An1gcPVIiY6GojUg7Iovh8NR3qc2pveUZACBInKQ/edit?usp=sharing 運営関係者一覧]
-->

* Zoomにおける座長等の背景画像について
:＞ 前年のものを流用 ＞ 迫坪先生よろしくお願いします。

* 研究発表会場のZoom 接続情報 ＞ 「運営関係者一覧」シートに、各座長の方、書き込みお願いします。
<!--
:[https://docs.google.com/spreadsheets/d/18s9An1gcPVIiY6GojUg7Iovh8NR3qc2pveUZACBInKQ/edit?usp=sharing 運営関係者一覧]
-->

* 開会式、ライトニング、閉会式の Zoom
:＞ 井上のZoomアカウントで準備します。

* Zoom運営控室（幹事・座長・タイムキーパー）
:＞ 井上のZoomアカウントで準備します。

===発表証明について===
*発表証明は PDFでの発行を前提に発表者全員に送る
:＞ 事前に準備を開始できる ＞ 担当：

===表彰について===
* 表彰は、ライトニングトークの 全員を対象に
* Googleフォームで、参加者全員から投稿（1人３件 をチェックボックス）
＞ フォームは、井上(貢)が準備
* 後日、集計結果を幹事会で確認　＞ Web上に公開（同時に受賞者にメール配信）

===その他===

* 次回幹事会
**10月28日（金）18:30-
**直前の最終確認
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==第２回幹事会｜2022.08.09 11:00 - 12:00==
===発表エントリー開始時の告知内容の確認===
*[[はじめにお読みください]]
*[[発表予定の方へ]]

*[[研究発表概要雛形]]
*[[ライトニングトーク雛形]]

*前年との変更点
**非学会員「一般の方」のエントリーについては「学会員紹介者」について情報提供を求める
**「指導教員」については、独自のアカウントは作成せず、エントリー受付締め後、各指導教員宛に指導学生全員のアカウント情報を提供

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===発表証明の発行について===
*参加者全員に発行（研究発表・ライトニング）＞ PDF でメール送信
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===ベストトーク賞について===
* ライトニングトークに関する賞として前年同様に実施
* 前年同様の比率で賞を決める
* 一般の部と高校生の部を分ける
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===高校生の発表者の募集について===
* 各幹事から身近な高校の先生方へ告知を行う
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===その他===
* エントリーの受付案内は８月末に学会本部から
** 発表受付期間 9月1日 - 9月30日
** 一般参加受付期間：10月1日 - 10月20日
* '''次回 幹事会：10月上旬（エントリー締め後）'''
**セッション会場・座長選定等の相談
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==第１回幹事会｜2022.07.11（メール会議）==

===開催日時について===
* 日時：10月29日（土）
:参考：昨年は 10月30日（土）

===開催形態について===
* オンライン（Zoom）
過去３年の方針を継続し、Web梗概 と Zoomでの発表を前提に広く発表者を募集したいと思います。

===発表区分・仕様について===
*口頭発表とライトニングトークの２区分
**ポスター発表は「なし」とする　
**口頭発表は原則１人１件（筆頭者でなければ重複可、ライトニングトークとの重複可）
*発表費：無料
*実行委員会：幹事会を実行委員会とする
**Webの運用とエントリー事務は九産大、
**Zoom会場の設定は九大を中心に準備を行う（前年と同じ）

===今後の幹事会について===
*第２回（Zoom）８月上旬：エントリー受付前
:発表エントリー開始時の告知内容の確認 その他
*第３回（Zoom）10月上旬：エントリー締め後
:セッション会場・座長選定等の相談
*第４回（Zoom）大会１週間前
:当日の進行に関する最終確認
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==2022年度に向けたメモ｜2021.10.30==

===研究発表の進行について===
* ベルの音は、Zoomがノイズとして処理する場合があるので、２回、３回はうまく伝わらない。
＞ 学会タイマーサイトを「任意の参加者」として OBS の仮想カメラ表示し、画面にピン留めする形がベストかと・・

===発表資格について===
* 次年度は、学部生も「研究発表」が可能（参考根拠：デザイン学会本大会は「学生会員」であれば発表可能｜学生会員の資格は学部生から）。
: 第５支部については「非会員も発表可」となっているので、これを適用。
* 非会員については「会員による紹介」を前提とする
: 誰でも参加可能・・としたオンラインイベントで、会が混乱するケースあり。
* 研究発表は１人１件まで（筆頭でなければ重複可能）。
* 研究発表とライトニングトークの組み合わせは可能。
* 学生（院生・学部生）は、エントリー時に指導教員の情報を取得。

===発表証明について===
* 発表証明は、PDFでの発行を前提に発表者全員に送る？ 配信の方法等については要検討。
* 制作は事前に全員分行って、送付については希望があれば・・ということも可能。
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2021年度、エントリーフォームの手違いで、ライトニングトークにも発表証明を発行することとなったが、2022年度は、発表証明は「研究発表」のみとなるよう、エントリーフォームを作成する。
-->

===表彰について===
* 表彰は、基本ライトニングトークのみ（１会場で全員が視聴する前提なので）。
* 表彰については「高校生の部」も設ける（審査は別枠）

===エントリーの手順（要検討？）===
* 初期状態を「アカウント作成可能」とし、エントリー以前にまずアカウントをご自身で作成していただく。
* 利用者IDを必ず漢字フルネーム（スペースを含まない）としていただく。
* 作成した「利用者ID」をもって、エントリーしていただく。
* エントリーの確認後、利用者の権限を user から jssd5th に変更し、執筆可能にする。
* 最終的に「アカウントは作成されたがエントリーがなかった」ケースについて、アカウントを削除する

===その他===
* エントリーフォームへのリンクは、当サイト上に直接掲載する。
* エントリーフォームの「所属」と「一般 / 大学院生 / 学部生 / 高校生 の選択」は別項目とする
: 所属を記載せずに「大学院生」のみ記載するケースが多発しているため
* エントリー時に「発表ジャンル」を選択していただく
* 受付案内の送信時には、[[編集ガイド]]のページのリンクもあわせて案内する。

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