「実行委員会準備室」の版間の差分

提供: JSSD5th2022
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(ページの作成:「このページは、2022年度に向けて準備中です。」)
 
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このページは、2022年度に向けて準備中です。
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* このページでは、第５支部研究発表会の準備から当日までのToDo項目を整理しています。
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==2022年度に向けたメモ==
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===研究発表の進行について===
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* ベルの音は、Zoomがノイズとして処理する場合があるので、２回、３回はうまく伝わらない。
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＞ 学会タイマーサイトを「任意の参加者」として OBS の仮想カメラ表示し、画面にピン留めする形がベストかと・・
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===発表資格について===
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* 次年度は、学部生も「研究発表」が可能（参考根拠：デザイン学会本大会は「学生会員」であれば発表可能｜学生会員の資格は学部生から）。
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: 第５支部については「非会員も発表可」となっているので、これを適用して、学部生 誰でも発表可能・・。
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* 研究発表は１人１件まで（筆頭でなければ重複可能）。
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* 研究発表とライトニングトークの組み合わせは可能。
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* 学生（院生・学部生）は、エントリー時に指導教員の情報を取得。
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===発表証明について===
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* 発表証明は、PDFでの発行を前提に発表者全員に送る？ 配信の方法等については要検討。
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* 制作は事前に全員分行って、送付については希望があれば・・ということも可能。
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2021年度、エントリーフォームの手違いで、ライトニングトークにも発表証明を発行することとなったが、2022年度は、発表証明は「研究発表」のみとなるよう、エントリーフォームを作成する。
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===表彰について===
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* 表彰は、基本ライトニングトークのみ（１会場で全員が視聴する前提なので）。
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* 表彰については「高校生の部」も設ける（審査は別枠）
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===エントリーの手順===
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* 初期状態を「アカウント作成可能」とし、エントリー以前にまずアカウントをご自身で作成していただく。
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* 利用者IDを必ず漢字フルネーム（スペースを含まない）としていただく。
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* 作成した「利用者ID」をもって、エントリーしていただく。
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* エントリーの確認後、利用者の権限を user から jssd5th に変更し、執筆可能にする。
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* 最終的に「アカウントは作成されたがエントリーがなかった」ケースについて、アカウントを削除する
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===その他===
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* エントリーフォームへのリンクは、当サイト上に直接掲載する。
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* エントリーフォームの「所属」と「一般 / 大学院生 / 学部生 / 高校生 の選択」は別項目とする
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: 所属を記載せずに「大学院生」のみ記載するケースが多発しているため
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* エントリー時に「発表ジャンル」を選択していただく
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* 受付案内の送信時には、[[編集ガイド]]のページのリンクもあわせて案内する。
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==新年度用 MediaWiki の準備==
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===DBの準備とインストール===
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* 新規DB '''jssd5th202X''' を作成
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* MediaWiki を新規インストール
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** 現行サーバーの仕様に最適な、mediawiki-1.32.1 を www/html に展開
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** フォルダ名を jssd5th202X に変更
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** mw-config と images のパーミッションを書き込み可能に変更
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** 初期セットアップを行う
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*: Wiki名は JSSD5th202X / 公開Wiki / ライセンスのフッターは付けない
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*: 生成された LocalSettings.php をアップ
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===初期セットアップ===
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* 管理ページへのリンクを容易にするため、現行サイトから「利用者：inoue.ko」の内容を複製
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* メインページを準備
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** [[MediaWiki:Mainpage]] にアクセスして
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** メインページ ＞ 日本デザイン学会第5支部 に変更
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* サイドバーを準備
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** [[MediaWiki:Sidebar]] にアクセスして
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** サイドバーの内容を前年のものからコピー
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* ロゴの準備
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** FTPアクセスして resources/assets に logo.png をアップロード
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** LocalSettings.php で、ロゴのデータ指定部分を変更して再アップ
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*: $wgLogo = "$wgResourceBasePath/resources/assets/logo.png";
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* スタイル設定
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** [[MediaWiki:Vector.css]] を編集（現行のものをコピー）
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* 以下の機能拡張をインストール（FTPで extensionsディレクトリにアップするだけ）
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** UserMerge
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** EmbedVideo
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* LocalSettings.php で以下の部分を現行のものを参考に記載して FTPで再アップ
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** 閲覧・編集権限の設定
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** 機能拡張の有効化
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===基本記事の複製===
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* [[編集ガイド]]のページを現行のものから複製
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* [[テンプレート:Clear]] を作成
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* 編集ガイド説明用の以下の２つの画像をアップロード
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**HanakoKyusanFig01.jpg
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**SignatureIcon.png
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* [[解説動画]]のページを現行のものから複製
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:＞ 動画が正常に埋め込まれることを確認
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* [[はじめにお読みください]]、[[発表予定の方へ]]、[[参加者の方へ]] を現行のものから複製
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* [[研究発表概要雛形]]、[[ライトニングトーク雛形]]、[[座長要領]] を現行のものから複製
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===初期利用者登録===
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* 第5支部幹事全員のアカウントを登録 ＞ ビューロクラット、グループjssd5th
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: その後、全員にアカウント情報を案内
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* テストユーザー Test の登録（グループなし＞編集権限なし）
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==開催主催校・開催日程の決定==
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* 支部幹事会にて開催校の決定（毎年◯月までに）
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* 開催校にて会場・開催日時の決定（毎年◯月までに）
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* 実行委員メンバーの決定＋役割分担
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==開催案内==
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===準備===
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* 当サイト上に、日時・場所・開催実行委員会等を掲載
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* '''[[はじめにお読みください]]''' の内容を再確認し、必要に応じて新仕様に修正
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* jssd5th@gmail.com の「自動転送先」を 開催校担当者へ変更
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* GoogleDrive上に「発表会20XX」という名称の当該年度専用フォルダを作成し、必要なファイルはそこで作成するようにする。
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** 発表エントリー用 GoogleFormas
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** 発表エントリー回答受け付けシート（GoogleFormasが自動生成）
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** 参加エントリー用 GoogleFormas
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** 参加エントリー回答受け付けシート（GoogleFormasが自動生成）
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** エントリー一覧共有用 GoogleSpreadSheet：発表一覧マスター
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** ライトニングトーク意見交換用  GoogleFormas：[https://forms.gle/4dh1D14deMsdPt7J7 LightningTalks]
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** ライトニングトーク回答受付シート（GoogleFormasが自動生成）：LightningTalks（回答）
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===メールによる案内===
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* 支部会員の皆様へ
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** 開催校 > 支部会員へ
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** 送信元は、開催校の個人メルアド or jssd5th@gmail.com
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* 日本デザイン学会会員全員へ
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** 第５支部長 > 学会本部事務（松原様）> 全会員へ
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==エントリー受付==
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===受け付け方法===
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* エントリーの受け付け方は、Webフォーム あるいは メールに必要事項を記載（開催校のやりやすい方法で）
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: 注）2019年度は Googleフォーム（jssd5thアカウント）で、エントリーフォームを作成し受け付け（シートが自動でできるのでこの方が楽）
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* Webフォームの場合は、「研究発表・ライトニングトーク」と「参加のみ（事前参加申し込み）」を分ける
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: 注）理由は締め切りが異なるため。
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* エントリーは「筆頭者」のみとし、「共同研究者」の情報は含めない
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: 注）共同研究者情報は、発表概要の中に記載する。
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* 大学院生・学部生については「研究指導教員」の氏名とメールアドレスを合わせて登録
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: 注）研究指導教員にも編集用のアカウントを発行
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===エントリー情報===
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* 研究発表（口頭・ポスター）の場合：
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: 発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表種別（口頭 or ポスター）/ 発表題目 / 懇親会参加の有無
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* ライトニングトークの場合 ：
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: 発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表題目 / 懇親会参加の有無
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 +
* 参加のみ（事前登録） ：
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: 発表希望者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 懇親会参加の有無
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: 注）当日参加も可能であるが、懇親会の人数規模を把握するためには事前エントリーを求めた方がよい
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* エントリー時の会員・非会員については・・
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: 「発表会当日までに入会予定であれば「会員」にチェックしてください」とフォーム上に明記
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==エントリー受付期間中の作業（Web）==
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* 支部の皆様が慣れるまでは Web管理者が担当します。
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===エントリー一覧の順次構築===
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* エントリー情報を、「エントリー一覧」へ転記
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** 発表者：回収シートからコピー
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** 研究指導教員：氏名、メールアドレスを回収シートから抽出
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* 発表者と研究指導教員にパスワードを発行
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: パスワードはエントリー時刻の６桁を利用して設定（XXXXXX091628 など）
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===発表概要ページの初期作成作業===
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* 当該年度プログラムに先着順に発表題目を一覧記載 ＞ 研究発表概要のページを新規に作成
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* ブランクページができるので、そこへ'''[[研究発表概要雛形]]'''、'''[[ライトニングトーク雛形]]'''のソースを流し込む
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===発表者アカウントの作成作業===
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* 発表者用のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で '''[[特別:アカウント作成]]''' から順次作成する
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* 利用者名はエントリー氏名（全角で姓名の間にスペースなし）とする
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: 注）スペースを入れると全角か半角かでログイン時の混乱が生じるため
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* パスワードは「エントリー一覧の順次構築」で作成したもの
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* メールアドレス（入力必須）には、エントリー情報にあるメルアドを設定
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===受け付け完了メールの送信===
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====発表予定者へ「受付完了・執筆案内メール」を個別送信====
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* メールの発送には、本 MediaWiki のメール送信機能を利用（内容に個別のパスワードを含むため、個別に送信するしかありません。）
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** '''[[特別:登録利用者一覧]]'''を表示　＞　作成日順に並べ替えると対象者を見つけるのが楽
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** 送信対象者を決めて氏名をクリックして、アカウント個人ページに移動
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** 左サイドバーのメニューで'''[http://design.kyusan-u.ac.jp/jssd5th/index.php/%E7%89%B9%E5%88%A5:%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E9%80%81%E4%BF%A1/%E4%BA%95%E4%B8%8A%E8%B2%A2%E4%B8%80 この利用者にメールを送信]'''をクリックすると、メール送信画面が表示される
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====メール送信テンプレート====
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* 発表者へ送信するメール ＞ '''[[メール案内｜受付完了・執筆案内]]'''
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* 研究指導教員へ送信するメール ＞ '''[[メール案内｜受付完了・ご指導のお願い]]'''
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** 上記メールで「必ずお読み下さい」として閲覧誘導する内容＞ '''[[発表予定の方へ]]'''
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** 上記メールで「発表概要のページはこちらにご用意しました」として閲覧誘導するページ ＞ '''[[2020年度プログラム]]'''
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====ライトニングトーク予定者へ「受付完了・執筆の案内メール」を一斉送信====
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* メールの発送には、通常のWebメールを利用し、対象者全員を BCC に入れて一斉送信
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* 参考情報
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** 2019年度に発表者へ送信したメールの記録 ＞ '''[[メール案内｜2019年度受付完了案内]]'''
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** 上記メールで「発表一覧はことらです」として閲覧誘導したページ ＞ '''[[Program2019|20XX年版発表題目一覧]]'''
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==発表エントリー締め切り後の作業（Web）==
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* エントリーフォームを使っていた場合は「回答の受け付け」を停止。
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* 「エントリー一覧（Googleスプレッドシート）」を「共有可」として、そのアドレスを開催校・支部役員で共有
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* Web上で「締め切りました」を明示
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* '''20XX年度プログラム''' のページを作成し、'''エントリー順に発表題目と発表者の氏名・所属を列挙'''する
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* 順序は、研究発表（口頭）＞ 研究発表（ポスター）＞ ライトニングトーク  で、それぞれ受け付け順
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** 注１）2019年度は、この段階で口頭とポスターの区別をしていなかった。発表者のためには、明示した方がよい
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** 注２）2019年度、エントリー締め切り後に、ポスターから口頭への変更希望あり　＞　発表種別が同一であることから2019年度は受け付けた。
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** 注３）2019年度、エントリー締め切り後に、ライトニングトークから研究発表への変更希望あり ＞ これは発表種別が異なるものなので受け付けをお断りした。
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* 発表者全員のリストをCSV化して、Google Jssd5th アカウントの「連絡先」に登録（発表種別でカテゴリー分け）。
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==発表概要編集締め切り後の作業（Web）==
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===締め切り===
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* 概要集のページ個別に「管理者」権限で「ページの保護」をかける。
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* 締め切ったことをWeb上（トップページ、開催案内等）で明示
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* 開催案内のページの上の方にある、発表エントリー・概要執筆等の記事等、不要になった情報をページ下部へ沈めて、会場案内情報等を上部にあげる。
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* 発表会の２週間前に締め切る ＞ この時点で念の為、全体バックアップ（システム管理者）
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===校正依頼===
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* 研究指導教員・発表者へ「校正依頼」を送信する。
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** 注１）従来のPDFの場合も、受け取ったPDFをそのまま掲載できるケースは少なく、多くの場合は「修正依頼」を行なっていた
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** 注２）特に外国人留学生の日本語については、指導教員（共同研究者）によるチェック・修正が必要になる。
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* 概要集ページについては「ページの保護」を一旦解除する。
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====メール送信テンプレート====
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* 締め切り直前案内2020年度　＞　[[メール案内｜発表概要編集締め切り事前案内]]
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* 研究指導教員・発表者へ校正の案内 ＞ '''[[メール案内｜発表概要校正のお願い]]'''
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** 2019年度は、発表者に対し「共同研究者とアカウント情報を共有すること」の指示をしていなかったため、共同研究者による概要の閲覧・編集ができない・・という状況が発生した。そこで 2019年度については、期間限定の臨時アカウント（Proofreader）を作成し、第５支部幹事経由で、各大学の共同研究者（指導教員）に確認と修正を促した。この作業は、次年度以降は不要（発表者に対し「共同研究者とアカウント情報を共有すること」を事前にお願いする）。
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==参加エントリー締め切り後の作業（Web）==
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===参加者アカウントの作成作業===
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* 参加者のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で '''[[特別:アカウント作成]]''' から順次作成する（手順は発表者と同様）
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===参加者へアカウント情報の送信===
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* この時点で、参加者は発表内容を事前閲覧可能になる（従来の「概要集を事前送付」に相当）。
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* '''[[特別:登録利用者一覧]]'''を表示　＞　相手を選んで '''[http://design.kyusan-u.ac.jp/jssd5th/index.php/%E7%89%B9%E5%88%A5:%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E9%80%81%E4%BF%A1/%E4%BA%95%E4%B8%8A%E8%B2%A2%E4%B8%80 この利用者にメールを送信]'''をクリック ＞ メール送信
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====メール送信テンプレート====
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* 2020年度参加者の方へ　＞ '''[[メール案内｜2020年度参加者の方へ]]'''
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==最終準備==
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===確定情報の Web掲載===
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* 大会プログラムのWeb掲載
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* 会場アクセス等、詳細な情報を'''XXXX年度第５支部発表会'''に追記
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===最終メール案内===
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* 発表者ならびに事前エントリーした参加予定者へ、以下の情報へ誘導するメールを送信。メールの内容は必要最小限として、Webページに誘導する（メールとWebの内容で食い違いがあるとまずい）。メール本文に多くの情報を書くと、混乱が生じやすい。Webを最新として、そちらに誘導する方が混乱は少ないです。
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** 開催案内のページ　＞　[[2019年度第5支部発表会]]
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** 座長情報を含む、確定版プログラムのページ ＞ '''XXXX年度プログラム'''
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====メール送信テンプレート====
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* 2020年度、発表者の方への修正期間案内 ＞ '''[[メール案内｜2020年度最終案内]]'''
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* 2019年度、発表者の方への修正期間案内 ＞ '''[[メール案内｜2019年度最終案内]]'''
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==会場準備（エントリー締め切り後）==
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<font color="red">2020年度は会場なし。以下、2019年度の参考</font>
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===発表会場準備===
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* 教室割り振り、発表機材の確認
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* プログラム作成
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** 研究発表（口頭）、研究発表（ポスター）、ライトニングトークの３種別。
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** 研究発表（口頭）は、テーマに応じてグルーピング。
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** 20分／1名（発表15分、質疑応答4分、予備1分）の2時間／6名を１セッション
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* 座長の依頼　参考：'''[[座長要領]]'''
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** 参加される第５支部幹事を主に
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* タイムキーパー、電灯、質疑応答マイク係り
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** 学生アルバイトで対応
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** 難しい場合は、教室の状況によると思いますが、座長が対応でも可
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* ポスター発表の設営補助
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** 学生アルバイトで対応
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===会計・受付準備===
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* 銀行口座開設
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** 本部事務局から支部活動費15万円の補助あり。
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** 個人口座でも問題ありません。
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[[File:参加証2019.jpg|right|300px]]
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* ネームカード作成
 +
** ネームホルダー開催校で準備
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** ネームカード（デフォルト様式なし）
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 +
* 領収書作成
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** 第５支部のゴム印あり
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** 領収書（デフォルト様式なし）
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* 受付業務
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** 受付の開始時刻の決定
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** 現金の授受、懇親会の参加確認、領収書
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** 第５支部で管理するミニ金庫（２個）あり
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** 学生アルバイトで対応
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* 会計報告
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**残金が生じた場合、振込み手数料を差し引いた後、本部事務局へ返金
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<br>
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===懇親会準備===
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* 参加申し込み〆切後、大凡の参加人数を想定。
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* ケータリング手配
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==付記：ライトニングトーク関連 投稿フォームの準備==
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2019年度は、Googleフォームを使用しました。以下、その手順をメモしておきます。
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<br>
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 +
===フォームの作成===
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* [https://drive.google.com/drive/ GoogleDrive] に jssd5thアカウントでログイン
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* +新規＞その他＞Googleフォーム ＞ フォームの作成画面が表示されます。
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* フォームの作成自体は、直感的にできるようになっています。
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* 書いた内容は、Googleドライブ上に自動保存されます。
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<br>
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 +
===フォームのアドレスの取得===
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[[ファイル:GoogleForms01.jpg|200px|thumb|right|Fig.1]]
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* 次に、このフォームを、メールやWebで案内する方法です。
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* 画面右上の「送信」を押すと「フォームを送信」というダイアログが表示されます（Fig.1 クリックで拡大）
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* 送信方法で、リンクアイコンを選択すると URL が表示されるので、これをコピーして、メールにペースト、あるいは Webページ上のリンク先に設定することで、フォームへ誘導することが可能です。
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<br>
 +
 
 +
===投稿された回答内容を表示する方法===
 +
[[ファイル:GoogleForms02.jpg|200px|thumb|right|Fig.2]]
 +
[[ファイル:GoogleForms03.jpg|200px|thumb|right|Fig.3]]
 +
* 「回答内容を表示するページ」のリンク取得の方法は以下です（多少やっかいです）。
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* 別のブラウザで（つまりログインしていない一般訪問者として）、上記で取得したフォームのアドレスにアクセスし、フォームを表示します。
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* フォームが開いたら、一旦、動作確認を兼ねて、適当に回答を入力します。
 +
* [ 送信 ] すると ＞　「回答を受け付けました」のダイアログが出て'''「前の回答を表示」'''というリンクが見えます（Fig.2）。
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* これをクリックすると、これまでの回答状況が表示されます（Fig.3）。
 +
* フォームに回答した方には、これまでの回答状況（集計結果、自由記述の内容）が閲覧できるようになっています（デフォルト仕様、変更も可能）。
 +
* '''この時、ブラウザに表示されている URL をコピーして、Webページ上にリンクをつくる'''と、「現時点での回答状況」へ誘導することが可能になります。
 +
 
 +
{{clear}}
 +
<br>
 +
 
 +
==その他==
 +
===2020年度発表会事後連絡===
 +
2020年度は、ページにプレゼンテーション動画が掲載されるなど異例の展開となったため、「１週間後事後処理」を中心に、発表者・研究指導教員あてに連絡をすることが必要になりました。
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* 発表者・研究指導教員へ事後処理に関するメール送信 ＞ '''[[メール案内｜発表概要の事後処理について]]'''
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2022年6月14日 (火) 14:26時点における版

  • このページでは、第５支部研究発表会の準備から当日までのToDo項目を整理しています。

目次

2022年度に向けたメモ

研究発表の進行について

  • ベルの音は、Zoomがノイズとして処理する場合があるので、２回、３回はうまく伝わらない。

＞ 学会タイマーサイトを「任意の参加者」として OBS の仮想カメラ表示し、画面にピン留めする形がベストかと・・

発表資格について

  • 次年度は、学部生も「研究発表」が可能（参考根拠：デザイン学会本大会は「学生会員」であれば発表可能｜学生会員の資格は学部生から）。
第５支部については「非会員も発表可」となっているので、これを適用して、学部生 誰でも発表可能・・。
  • 研究発表は１人１件まで（筆頭でなければ重複可能）。
  • 研究発表とライトニングトークの組み合わせは可能。
  • 学生（院生・学部生）は、エントリー時に指導教員の情報を取得。

発表証明について

  • 発表証明は、PDFでの発行を前提に発表者全員に送る？ 配信の方法等については要検討。
  • 制作は事前に全員分行って、送付については希望があれば・・ということも可能。

表彰について

  • 表彰は、基本ライトニングトークのみ（１会場で全員が視聴する前提なので）。
  • 表彰については「高校生の部」も設ける（審査は別枠）

エントリーの手順

  • 初期状態を「アカウント作成可能」とし、エントリー以前にまずアカウントをご自身で作成していただく。
  • 利用者IDを必ず漢字フルネーム（スペースを含まない）としていただく。
  • 作成した「利用者ID」をもって、エントリーしていただく。
  • エントリーの確認後、利用者の権限を user から jssd5th に変更し、執筆可能にする。
  • 最終的に「アカウントは作成されたがエントリーがなかった」ケースについて、アカウントを削除する

その他

  • エントリーフォームへのリンクは、当サイト上に直接掲載する。
  • エントリーフォームの「所属」と「一般 / 大学院生 / 学部生 / 高校生 の選択」は別項目とする
所属を記載せずに「大学院生」のみ記載するケースが多発しているため
  • エントリー時に「発表ジャンル」を選択していただく
  • 受付案内の送信時には、編集ガイドのページのリンクもあわせて案内する。


新年度用 MediaWiki の準備

DBの準備とインストール

  • 新規DB jssd5th202X を作成
  • MediaWiki を新規インストール
    • 現行サーバーの仕様に最適な、mediawiki-1.32.1 を www/html に展開
    • フォルダ名を jssd5th202X に変更
    • mw-config と images のパーミッションを書き込み可能に変更
    • 初期セットアップを行う
    Wiki名は JSSD5th202X / 公開Wiki / ライセンスのフッターは付けない
    生成された LocalSettings.php をアップ


初期セットアップ

  • 管理ページへのリンクを容易にするため、現行サイトから「利用者：inoue.ko」の内容を複製
  • メインページを準備
    • MediaWiki:Mainpage にアクセスして
    • メインページ ＞ 日本デザイン学会第5支部 に変更
  • サイドバーを準備
    • MediaWiki:Sidebar にアクセスして
    • サイドバーの内容を前年のものからコピー
  • ロゴの準備
    • FTPアクセスして resources/assets に logo.png をアップロード
    • LocalSettings.php で、ロゴのデータ指定部分を変更して再アップ
    $wgLogo = "$wgResourceBasePath/resources/assets/logo.png";
  • スタイル設定
  • 以下の機能拡張をインストール（FTPで extensionsディレクトリにアップするだけ）
    • UserMerge
    • EmbedVideo
  • LocalSettings.php で以下の部分を現行のものを参考に記載して FTPで再アップ
    • 閲覧・編集権限の設定
    • 機能拡張の有効化


基本記事の複製

  • 編集ガイドのページを現行のものから複製
  • テンプレート:Clear を作成
  • 編集ガイド説明用の以下の２つの画像をアップロード
    • HanakoKyusanFig01.jpg
    • SignatureIcon.png
  • 解説動画のページを現行のものから複製
＞ 動画が正常に埋め込まれることを確認


初期利用者登録

  • 第5支部幹事全員のアカウントを登録 ＞ ビューロクラット、グループjssd5th
その後、全員にアカウント情報を案内
  • テストユーザー Test の登録（グループなし＞編集権限なし）



開催主催校・開催日程の決定

  • 支部幹事会にて開催校の決定（毎年◯月までに）
  • 開催校にて会場・開催日時の決定（毎年◯月までに）
  • 実行委員メンバーの決定＋役割分担



開催案内

準備

  • 当サイト上に、日時・場所・開催実行委員会等を掲載
  • はじめにお読みください の内容を再確認し、必要に応じて新仕様に修正
  • jssd5th@gmail.com の「自動転送先」を 開催校担当者へ変更
  • GoogleDrive上に「発表会20XX」という名称の当該年度専用フォルダを作成し、必要なファイルはそこで作成するようにする。
    • 発表エントリー用 GoogleFormas
    • 発表エントリー回答受け付けシート（GoogleFormasが自動生成）
    • 参加エントリー用 GoogleFormas
    • 参加エントリー回答受け付けシート（GoogleFormasが自動生成）
    • エントリー一覧共有用 GoogleSpreadSheet：発表一覧マスター


メールによる案内

  • 支部会員の皆様へ
    • 開催校 > 支部会員へ
    • 送信元は、開催校の個人メルアド or jssd5th@gmail.com
  • 日本デザイン学会会員全員へ
    • 第５支部長 > 学会本部事務（松原様）> 全会員へ



エントリー受付

受け付け方法

  • エントリーの受け付け方は、Webフォーム あるいは メールに必要事項を記載（開催校のやりやすい方法で）
注）2019年度は Googleフォーム（jssd5thアカウント）で、エントリーフォームを作成し受け付け（シートが自動でできるのでこの方が楽）
  • Webフォームの場合は、「研究発表・ライトニングトーク」と「参加のみ（事前参加申し込み）」を分ける
注）理由は締め切りが異なるため。
  • エントリーは「筆頭者」のみとし、「共同研究者」の情報は含めない
注）共同研究者情報は、発表概要の中に記載する。
  • 大学院生・学部生については「研究指導教員」の氏名とメールアドレスを合わせて登録
注）研究指導教員にも編集用のアカウントを発行


エントリー情報

  • 研究発表（口頭・ポスター）の場合：
発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表種別（口頭 or ポスター）/ 発表題目 / 懇親会参加の有無
  • ライトニングトークの場合 ：
発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表題目 / 懇親会参加の有無
  • 参加のみ（事前登録） ：
発表希望者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 懇親会参加の有無
注）当日参加も可能であるが、懇親会の人数規模を把握するためには事前エントリーを求めた方がよい
  • エントリー時の会員・非会員については・・
「発表会当日までに入会予定であれば「会員」にチェックしてください」とフォーム上に明記



エントリー受付期間中の作業（Web）

  • 支部の皆様が慣れるまでは Web管理者が担当します。


エントリー一覧の順次構築

  • エントリー情報を、「エントリー一覧」へ転記
    • 発表者：回収シートからコピー
    • 研究指導教員：氏名、メールアドレスを回収シートから抽出
  • 発表者と研究指導教員にパスワードを発行
パスワードはエントリー時刻の６桁を利用して設定（XXXXXX091628 など）


発表概要ページの初期作成作業


発表者アカウントの作成作業

  • 発表者用のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で 特別:アカウント作成 から順次作成する
  • 利用者名はエントリー氏名（全角で姓名の間にスペースなし）とする
注）スペースを入れると全角か半角かでログイン時の混乱が生じるため
  • パスワードは「エントリー一覧の順次構築」で作成したもの
  • メールアドレス（入力必須）には、エントリー情報にあるメルアドを設定


受け付け完了メールの送信

発表予定者へ「受付完了・執筆案内メール」を個別送信

  • メールの発送には、本 MediaWiki のメール送信機能を利用（内容に個別のパスワードを含むため、個別に送信するしかありません。）
    • 特別:登録利用者一覧を表示　＞　作成日順に並べ替えると対象者を見つけるのが楽
    • 送信対象者を決めて氏名をクリックして、アカウント個人ページに移動
    • 左サイドバーのメニューでこの利用者にメールを送信をクリックすると、メール送信画面が表示される

メール送信テンプレート



発表エントリー締め切り後の作業（Web）

  • エントリーフォームを使っていた場合は「回答の受け付け」を停止。
  • 「エントリー一覧（Googleスプレッドシート）」を「共有可」として、そのアドレスを開催校・支部役員で共有
  • Web上で「締め切りました」を明示
  • 20XX年度プログラム のページを作成し、エントリー順に発表題目と発表者の氏名・所属を列挙する
  • 順序は、研究発表（口頭）＞ 研究発表（ポスター）＞ ライトニングトーク で、それぞれ受け付け順
    • 注１）2019年度は、この段階で口頭とポスターの区別をしていなかった。発表者のためには、明示した方がよい
    • 注２）2019年度、エントリー締め切り後に、ポスターから口頭への変更希望あり　＞　発表種別が同一であることから2019年度は受け付けた。
    • 注３）2019年度、エントリー締め切り後に、ライトニングトークから研究発表への変更希望あり ＞ これは発表種別が異なるものなので受け付けをお断りした。
  • 発表者全員のリストをCSV化して、Google Jssd5th アカウントの「連絡先」に登録（発表種別でカテゴリー分け）。



発表概要編集締め切り後の作業（Web）

締め切り

  • 概要集のページ個別に「管理者」権限で「ページの保護」をかける。
  • 締め切ったことをWeb上（トップページ、開催案内等）で明示
  • 開催案内のページの上の方にある、発表エントリー・概要執筆等の記事等、不要になった情報をページ下部へ沈めて、会場案内情報等を上部にあげる。
  • 発表会の２週間前に締め切る ＞ この時点で念の為、全体バックアップ（システム管理者）


校正依頼

  • 研究指導教員・発表者へ「校正依頼」を送信する。
    • 注１）従来のPDFの場合も、受け取ったPDFをそのまま掲載できるケースは少なく、多くの場合は「修正依頼」を行なっていた
    • 注２）特に外国人留学生の日本語については、指導教員（共同研究者）によるチェック・修正が必要になる。
  • 概要集ページについては「ページの保護」を一旦解除する。

メール送信テンプレート



参加エントリー締め切り後の作業（Web）

参加者アカウントの作成作業

  • 参加者のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で 特別:アカウント作成 から順次作成する（手順は発表者と同様）


参加者へアカウント情報の送信


メール送信テンプレート



最終準備

確定情報の Web掲載

  • 大会プログラムのWeb掲載
  • 会場アクセス等、詳細な情報をXXXX年度第５支部発表会に追記


最終メール案内

  • 発表者ならびに事前エントリーした参加予定者へ、以下の情報へ誘導するメールを送信。メールの内容は必要最小限として、Webページに誘導する（メールとWebの内容で食い違いがあるとまずい）。メール本文に多くの情報を書くと、混乱が生じやすい。Webを最新として、そちらに誘導する方が混乱は少ないです。
    • 開催案内のページ　＞　2019年度第5支部発表会
    • 座長情報を含む、確定版プログラムのページ ＞ XXXX年度プログラム

メール送信テンプレート



会場準備（エントリー締め切り後）

2020年度は会場なし。以下、2019年度の参考

発表会場準備

  • 教室割り振り、発表機材の確認
  • プログラム作成
    • 研究発表（口頭）、研究発表（ポスター）、ライトニングトークの３種別。
    • 研究発表（口頭）は、テーマに応じてグルーピング。
    • 20分／1名（発表15分、質疑応答4分、予備1分）の2時間／6名を１セッション
  • 座長の依頼　参考：座長要領
    • 参加される第５支部幹事を主に
  • タイムキーパー、電灯、質疑応答マイク係り
    • 学生アルバイトで対応
    • 難しい場合は、教室の状況によると思いますが、座長が対応でも可
  • ポスター発表の設営補助
    • 学生アルバイトで対応


会計・受付準備

  • 銀行口座開設
    • 本部事務局から支部活動費15万円の補助あり。
    • 個人口座でも問題ありません。
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  • ネームカード作成
    • ネームホルダー開催校で準備
    • ネームカード（デフォルト様式なし）
  • 領収書作成
    • 第５支部のゴム印あり
    • 領収書（デフォルト様式なし）
  • 受付業務
    • 受付の開始時刻の決定
    • 現金の授受、懇親会の参加確認、領収書
    • 第５支部で管理するミニ金庫（２個）あり
    • 学生アルバイトで対応
  • 会計報告
    • 残金が生じた場合、振込み手数料を差し引いた後、本部事務局へ返金



懇親会準備

  • 参加申し込み〆切後、大凡の参加人数を想定。
  • ケータリング手配



付記：ライトニングトーク関連 投稿フォームの準備

2019年度は、Googleフォームを使用しました。以下、その手順をメモしておきます。

フォームの作成

  • GoogleDrive に jssd5thアカウントでログイン
  • +新規＞その他＞Googleフォーム ＞ フォームの作成画面が表示されます。
  • フォームの作成自体は、直感的にできるようになっています。
  • 書いた内容は、Googleドライブ上に自動保存されます。


フォームのアドレスの取得

ファイル:GoogleForms01.jpg
Fig.1
  • 次に、このフォームを、メールやWebで案内する方法です。
  • 画面右上の「送信」を押すと「フォームを送信」というダイアログが表示されます（Fig.1 クリックで拡大）
  • 送信方法で、リンクアイコンを選択すると URL が表示されるので、これをコピーして、メールにペースト、あるいは Webページ上のリンク先に設定することで、フォームへ誘導することが可能です。


投稿された回答内容を表示する方法

ファイル:GoogleForms02.jpg
Fig.2
ファイル:GoogleForms03.jpg
Fig.3
  • 「回答内容を表示するページ」のリンク取得の方法は以下です（多少やっかいです）。
  • 別のブラウザで（つまりログインしていない一般訪問者として）、上記で取得したフォームのアドレスにアクセスし、フォームを表示します。
  • フォームが開いたら、一旦、動作確認を兼ねて、適当に回答を入力します。
  • [ 送信 ] すると ＞　「回答を受け付けました」のダイアログが出て「前の回答を表示」というリンクが見えます（Fig.2）。
  • これをクリックすると、これまでの回答状況が表示されます（Fig.3）。
  • フォームに回答した方には、これまでの回答状況（集計結果、自由記述の内容）が閲覧できるようになっています（デフォルト仕様、変更も可能）。
  • この時、ブラウザに表示されている URL をコピーして、Webページ上にリンクをつくると、「現時点での回答状況」へ誘導することが可能になります。




その他

2020年度発表会事後連絡

2020年度は、ページにプレゼンテーション動画が掲載されるなど異例の展開となったため、「１週間後事後処理」を中心に、発表者・研究指導教員あてに連絡をすることが必要になりました。







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