「実行委員会準備室」の版間の差分

提供: JSSD5th2022
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(→‎議題)
 
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* このページでは、第５支部研究発表会の準備から当日までのToDo項目を整理しています。
 
* このページでは、第５支部研究発表会の準備から当日までのToDo項目を整理しています。
  
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==2022年度に向けたメモ==
 
  
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===研究発表の進行について===
+
==第５回幹事会｜2022.11.08 18:00 - 18:30==
−
* ベルの音は、Zoomがノイズとして処理する場合があるので、２回、３回はうまく伝わらない。
+
* Zoomミーティングに参加する
−
＞ 学会タイマーサイトを「任意の参加者」として OBS の仮想カメラ表示し、画面にピン留めする形がベストかと・・
+
**https://zoom.us/j/97467918528?pwd=Tklzb0djU2xWYjJ4T0FsU1JnVy9kQT09
−
 
+
**ミーティングID: 974 6791 8528
−
===発表資格について===
+
**パスコード: 964713
−
* 次年度は、学部生も「研究発表」が可能（参考根拠：デザイン学会本大会は「学生会員」であれば発表可能｜学生会員の資格は学部生から）。
 
−
: 第５支部については「非会員も発表可」となっているので、これを適用して、学部生 誰でも発表可能・・。
 
−
* 研究発表は１人１件まで（筆頭でなければ重複可能）。
 
−
* 研究発表とライトニングトークの組み合わせは可能。
 
−
* 学生（院生・学部生）は、エントリー時に指導教員の情報を取得。
 
−
 
 
−
===発表証明について===
 
−
* 発表証明は、PDFでの発行を前提に発表者全員に送る？ 配信の方法等については要検討。
 
−
* 制作は事前に全員分行って、送付については希望があれば・・ということも可能。
 
−
<!--
 
−
2021年度、エントリーフォームの手違いで、ライトニングトークにも発表証明を発行することとなったが、2022年度は、発表証明は「研究発表」のみとなるよう、エントリーフォームを作成する。
 
−
-->
 
−
 
 
−
===表彰について===
 
−
* 表彰は、基本ライトニングトークのみ（１会場で全員が視聴する前提なので）。
 
−
* 表彰については「高校生の部」も設ける（審査は別枠）
 
−
 
 
−
===エントリーの手順===
 
−
* 初期状態を「アカウント作成可能」とし、エントリー以前にまずアカウントをご自身で作成していただく。
 
−
* 利用者IDを必ず漢字フルネーム（スペースを含まない）としていただく。
 
−
* 作成した「利用者ID」をもって、エントリーしていただく。
 
−
* エントリーの確認後、利用者の権限を user から jssd5th に変更し、執筆可能にする。
 
−
* 最終的に「アカウントは作成されたがエントリーがなかった」ケースについて、アカウントを削除する
 
−
 
 
−
===その他===
 
−
* エントリーフォームへのリンクは、当サイト上に直接掲載する。
 
−
* エントリーフォームの「所属」と「一般 / 大学院生 / 学部生 / 高校生 の選択」は別項目とする
 
−
: 所属を記載せずに「大学院生」のみ記載するケースが多発しているため
 
−
* エントリー時に「発表ジャンル」を選択していただく
 
−
* 受付案内の送信時には、[[編集ガイド]]のページのリンクもあわせて案内する。
 
−
 
 
−
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==新年度用 MediaWiki の準備==
+
===議題===
−
===DBの準備とインストール===
+
* ベストトーク賞の選定
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* 新規DB '''jssd5th202X''' を作成
+
** 選定された方へ個別にメール（賞状を添付）
−
* MediaWiki を新規インストール
+
** 翌日に、参加者全員に、結果を告知するメール
−
** 現行サーバーの仕様に最適な、mediawiki-1.32.1 を www/html に展開
+
* 発表証明の発行対象者確認
−
** フォルダ名を jssd5th202X に変更
+
**  
−
** mw-config と images のパーミッションを書き込み可能に変更
+
* 次年度に向けた確認事項
−
** 初期セットアップを行う
 
−
*: Wiki名は JSSD5th202X / 公開Wiki / ライセンスのフッターは付けない
 
−
*: 生成された LocalSettings.php をアップ
 
 
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−
 
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===初期セットアップ===
 
−
* 管理ページへのリンクを容易にするため、現行サイトから「利用者：inoue.ko」の内容を複製
 
−
* メインページを準備
 
−
** [[MediaWiki:Mainpage]] にアクセスして
 
−
** メインページ ＞ 日本デザイン学会第5支部 に変更
 
−
* サイドバーを準備
 
−
** [[MediaWiki:Sidebar]] にアクセスして
 
−
** サイドバーの内容を前年のものからコピー
 
−
* ロゴの準備
 
−
** FTPアクセスして resources/assets に logo.png をアップロード
 
−
** LocalSettings.php で、ロゴのデータ指定部分を変更して再アップ
 
−
*: $wgLogo = "$wgResourceBasePath/resources/assets/logo.png";
 
−
* スタイル設定
 
−
** [[MediaWiki:Vector.css]] を編集（現行のものをコピー）
 
−
* 以下の機能拡張をインストール（FTPで extensionsディレクトリにアップするだけ）
 
−
** UserMerge
 
−
** EmbedVideo
 
−
* LocalSettings.php で以下の部分を現行のものを参考に記載して FTPで再アップ
 
−
** 閲覧・編集権限の設定
 
−
** 機能拡張の有効化
 
 
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−
===基本記事の複製===
+
==第４回幹事会｜2022.10.28 18:30 - 19:00==
−
* [[編集ガイド]]のページを現行のものから複製
+
===プログラムの再確認===
−
* [[テンプレート:Clear]] を作成
+
* [[2022年度プログラム]]
−
* 編集ガイド説明用の以下の２つの画像をアップロード
 
−
**HanakoKyusanFig01.jpg
 
−
**SignatureIcon.png
 
−
* [[解説動画]]のページを現行のものから複製
 
−
:＞ 動画が正常に埋め込まれることを確認
 
−
* [[はじめにお読みください]]、[[発表予定の方へ]]、[[参加者の方へ]] を現行のものから複製
 
−
* [[研究発表概要雛形]]、[[ライトニングトーク雛形]]、[[座長要領]] を現行のものから複製
 
−
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−
===初期利用者登録===
 
−
* 第5支部幹事全員のアカウントを登録 ＞ ビューロクラット、グループjssd5th
 
−
: その後、全員にアカウント情報を案内
 
−
* テストユーザー Test の登録（グループなし＞編集権限なし）
 
−
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−
==開催主催校・開催日程の決定==
+
===運営関係情報の確認===
−
* 支部幹事会にて開催校の決定（毎年◯月までに）
+
====運営関係者一覧====
−
* 開催校にて会場・開催日時の決定（毎年◯月までに）
+
* 会議の際に提示します。
−
* 実行委員メンバーの決定＋役割分担
 
−
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−
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−
 
 
−
==開催案内==
 
−
===準備===
 
−
* 当サイト上に、日時・場所・開催実行委員会等を掲載
 
−
* '''[[はじめにお読みください]]''' の内容を再確認し、必要に応じて新仕様に修正
 
−
* jssd5th@gmail.com の「自動転送先」を 開催校担当者へ変更
 
−
* GoogleDrive上に「発表会20XX」という名称の当該年度専用フォルダを作成し、必要なファイルはそこで作成するようにする。
 
−
** 発表エントリー用 GoogleFormas
 
−
** 発表エントリー回答受け付けシート（GoogleFormasが自動生成）
 
−
** 参加エントリー用 GoogleFormas
 
−
** 参加エントリー回答受け付けシート（GoogleFormasが自動生成）
 
−
** エントリー一覧共有用 GoogleSpreadSheet：発表一覧マスター
 
 
<!--
 
<!--
−
** ライトニングトーク意見交換用  GoogleFormas：[https://forms.gle/4dh1D14deMsdPt7J7 LightningTalks]
+
:[https://docs.google.com/spreadsheets/d/18s9An1gcPVIiY6GojUg7Iovh8NR3qc2pveUZACBInKQ/edit?usp=sharing 運営関係者一覧]
−
** ライトニングトーク回答受付シート（GoogleFormasが自動生成）：LightningTalks（回答）
 
 
-->
 
-->
−
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−
 
−
===メールによる案内===
 
−
* 支部会員の皆様へ
 
−
** 開催校 > 支部会員へ
 
−
** 送信元は、開催校の個人メルアド or jssd5th@gmail.com
 
−
* 日本デザイン学会会員全員へ
 
−
** 第５支部長 > 学会本部事務（松原様）> 全会員へ
 
−
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−
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−
==エントリー受付==
+
====当日の連絡控室====
−
===受け付け方法===
+
* 研究発表の時間帯は、メイン会場をこれにあてます。
−
* エントリーの受け付け方は、Webフォーム あるいは メールに必要事項を記載（開催校のやりやすい方法で）
 
−
: 注）2019年度は Googleフォーム（jssd5thアカウント）で、エントリーフォームを作成し受け付け（シートが自動でできるのでこの方が楽）
 
  
−
* Webフォームの場合は、「研究発表・ライトニングトーク」と「参加のみ（事前参加申し込み）」を分ける
+
====参考：参加申し込み者・研究指導教員のログインアカウントについて====
−
: 注）理由は締め切りが異なるため。
+
* 利用者名：Member
 +
* パスワード：jssd5th20221029
  
−
* エントリーは「筆頭者」のみとし、「共同研究者」の情報は含めない
+
====発表の成立確認について====
−
: 注）共同研究者情報は、発表概要の中に記載する。
+
* セッション終了後、上記共有ファイルの「発表成立確認シート」に確認のチェックをお願いします。
  
−
* 大学院生・学部生については「研究指導教員」の氏名とメールアドレスを合わせて登録
 
−
: 注）研究指導教員にも編集用のアカウントを発行
 
 
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−
===エントリー情報===
+
===その他、確認事項===
−
* 研究発表（口頭・ポスター）の場合：
+
* パワポのスライドショーについて
−
: 発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表種別（口頭 or ポスター）/ 発表題目 / 懇親会参加の有無
+
* 発表における言語について　＞　国際学会ではないので、日本語で発表するよう要望
−
 
+
: ＞ 次年度の「要項」には、「日本語で執筆・日本語で発表」を明記する
−
* ライトニングトークの場合 ：
 
−
: 発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表題目 / 懇親会参加の有無
 
−
 
 
−
* 参加のみ（事前登録） ：
 
−
: 発表希望者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 懇親会参加の有無
 
−
: 注）当日参加も可能であるが、懇親会の人数規模を把握するためには事前エントリーを求めた方がよい
 
−
 
 
−
* エントリー時の会員・非会員については・・
 
−
: 「発表会当日までに入会予定であれば「会員」にチェックしてください」とフォーム上に明記
 
 
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<br>
 +
===次回 幹事会について===
 +
'''2022.11.08（火）  18:00 - '''
 +
* ベストトーク賞の選定
 +
* 発表証明の発行対象者確認
 +
* 次年度に向けた確認事項
 
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−
 
−
==エントリー受付期間中の作業（Web）==
 
−
* 支部の皆様が慣れるまでは Web管理者が担当します。
 
 
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−
===エントリー一覧の順次構築===
+
==第３回幹事会｜2022.10.12 18:00 - 19:00==
−
* エントリー情報を、「エントリー一覧」へ転記
+
===プログラム・座長について===
−
** 発表者：回収シートからコピー
+
* プログラム・座長案　＞ 研究発表は、午前の部と午後の部、各４会場、１セッション６件または７件で決定
−
** 研究指導教員：氏名、メールアドレスを回収シートから抽出
+
<!--
−
* 発表者と研究指導教員にパスワードを発行
+
* [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zVWYIO4OBosrTsNWd10FyvF8WnYzDQq9rB9L9dlA89A/edit?usp=sharing プログラム・座長案]
−
: パスワードはエントリー時刻の６桁を利用して設定（XXXXXX091628 など）
+
-->
−
<br>
 
  
−
===発表概要ページの初期作成作業===
+
===座長要領の確認===
−
* 当該年度プログラムに先着順に発表題目を一覧記載 ＞ 研究発表概要のページを新規に作成
+
*[[座長要領（オンライン版）]]
−
* ブランクページができるので、そこへ'''[[研究発表概要雛形]]'''、'''[[ライトニングトーク雛形]]'''のソースを流し込む
 
−
<br>
 
  
−
===発表者アカウントの作成作業===
+
===当日の進行について===
−
* 発表者用のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で '''[[特別:アカウント作成]]''' から順次作成する
+
* 座長・タイムキーパー緊急連絡網の準備
−
* 利用者名はエントリー氏名（全角で姓名の間にスペースなし）とする
+
:＞ タイムキーパーの選定につきましては、九州大学の方でよろしくお願いします。
−
: 注）スペースを入れると全角か半角かでログイン時の混乱が生じるため
+
<!--
−
* パスワードは「エントリー一覧の順次構築」で作成したもの
+
:[https://docs.google.com/spreadsheets/d/18s9An1gcPVIiY6GojUg7Iovh8NR3qc2pveUZACBInKQ/edit?usp=sharing 運営関係者一覧]
−
* メールアドレス（入力必須）には、エントリー情報にあるメルアドを設定
+
-->
−
<br>
 
  
−
===受け付け完了メールの送信===
+
* Zoomにおける座長等の背景画像について
 +
:＞ 前年のものを流用 ＞ 迫坪先生よろしくお願いします。
  
−
====発表予定者へ「受付完了・執筆案内メール」を個別送信====
+
* 研究発表会場のZoom 接続情報 ＞ 「運営関係者一覧」シートに、各座長の方、書き込みお願いします。
−
* メールの発送には、本 MediaWiki のメール送信機能を利用（内容に個別のパスワードを含むため、個別に送信するしかありません。）
 
−
** '''[[特別:登録利用者一覧]]'''を表示　＞　作成日順に並べ替えると対象者を見つけるのが楽
 
−
** 送信対象者を決めて氏名をクリックして、アカウント個人ページに移動
 
−
** 左サイドバーのメニューで'''[http://design.kyusan-u.ac.jp/jssd5th/index.php/%E7%89%B9%E5%88%A5:%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E9%80%81%E4%BF%A1/%E4%BA%95%E4%B8%8A%E8%B2%A2%E4%B8%80 この利用者にメールを送信]'''をクリックすると、メール送信画面が表示される
 
−
 
 
−
====メール送信テンプレート====
 
−
* 発表者へ送信するメール ＞ '''[[メール案内｜受付完了・執筆案内]]'''
 
−
* 研究指導教員へ送信するメール ＞ '''[[メール案内｜受付完了・ご指導のお願い]]'''
 
−
** 上記メールで「必ずお読み下さい」として閲覧誘導する内容＞ '''[[発表予定の方へ]]'''
 
−
** 上記メールで「発表概要のページはこちらにご用意しました」として閲覧誘導するページ ＞ '''[[2020年度プログラム]]'''
 
 
<!--
 
<!--
−
====ライトニングトーク予定者へ「受付完了・執筆の案内メール」を一斉送信====
+
:[https://docs.google.com/spreadsheets/d/18s9An1gcPVIiY6GojUg7Iovh8NR3qc2pveUZACBInKQ/edit?usp=sharing 運営関係者一覧]
−
* メールの発送には、通常のWebメールを利用し、対象者全員を BCC に入れて一斉送信
 
−
* 参考情報
 
−
** 2019年度に発表者へ送信したメールの記録 ＞ '''[[メール案内｜2019年度受付完了案内]]'''
 
−
** 上記メールで「発表一覧はことらです」として閲覧誘導したページ ＞ '''[[Program2019|20XX年版発表題目一覧]]'''
 
 
-->
 
-->
−
<br>
 
−
<br>
 
  
−
==発表エントリー締め切り後の作業（Web）==
+
* 開会式、ライトニング、閉会式の Zoom
−
* エントリーフォームを使っていた場合は「回答の受け付け」を停止。
+
:＞ 井上のZoomアカウントで準備します。
−
* 「エントリー一覧（Googleスプレッドシート）」を「共有可」として、そのアドレスを開催校・支部役員で共有
 
−
* Web上で「締め切りました」を明示
 
−
* '''20XX年度プログラム''' のページを作成し、'''エントリー順に発表題目と発表者の氏名・所属を列挙'''する
 
−
* 順序は、研究発表（口頭）＞ 研究発表（ポスター）＞ ライトニングトーク  で、それぞれ受け付け順
 
−
** 注１）2019年度は、この段階で口頭とポスターの区別をしていなかった。発表者のためには、明示した方がよい
 
−
** 注２）2019年度、エントリー締め切り後に、ポスターから口頭への変更希望あり　＞　発表種別が同一であることから2019年度は受け付けた。
 
−
** 注３）2019年度、エントリー締め切り後に、ライトニングトークから研究発表への変更希望あり ＞ これは発表種別が異なるものなので受け付けをお断りした。
 
  
−
* 発表者全員のリストをCSV化して、Google Jssd5th アカウントの「連絡先」に登録（発表種別でカテゴリー分け）。
+
* Zoom運営控室（幹事・座長・タイムキーパー）
−
<br>
+
:＞ 井上のZoomアカウントで準備します。
−
<br>
 
  
−
==発表概要編集締め切り後の作業（Web）==
+
===発表証明について===
−
===締め切り===
+
*発表証明は PDFでの発行を前提に発表者全員に送る
−
* 概要集のページ個別に「管理者」権限で「ページの保護」をかける。
+
:＞ 事前に準備を開始できる ＞ 担当：
−
* 締め切ったことをWeb上（トップページ、開催案内等）で明示
 
−
* 開催案内のページの上の方にある、発表エントリー・概要執筆等の記事等、不要になった情報をページ下部へ沈めて、会場案内情報等を上部にあげる。
 
−
* 発表会の２週間前に締め切る ＞ この時点で念の為、全体バックアップ（システム管理者）
 
  
−
<br>
+
===表彰について===
−
===校正依頼===
+
* 表彰は、ライトニングトークの 全員を対象に
−
* 研究指導教員・発表者へ「校正依頼」を送信する。
+
* Googleフォームで、参加者全員から投稿（1人３件 をチェックボックス）
−
** 注１）従来のPDFの場合も、受け取ったPDFをそのまま掲載できるケースは少なく、多くの場合は「修正依頼」を行なっていた
+
＞ フォームは、井上(貢)が準備
−
** 注２）特に外国人留学生の日本語については、指導教員（共同研究者）によるチェック・修正が必要になる。
+
* 後日、集計結果を幹事会で確認　＞ Web上に公開（同時に受賞者にメール配信）
−
* 概要集ページについては「ページの保護」を一旦解除する。
 
  
−
====メール送信テンプレート====
+
===その他===
−
* 締め切り直前案内2020年度　＞　[[メール案内｜発表概要編集締め切り事前案内]]
 
−
* 研究指導教員・発表者へ校正の案内 ＞ '''[[メール案内｜発表概要校正のお願い]]'''
 
−
<!--
 
−
** 2019年度は、発表者に対し「共同研究者とアカウント情報を共有すること」の指示をしていなかったため、共同研究者による概要の閲覧・編集ができない・・という状況が発生した。そこで 2019年度については、期間限定の臨時アカウント（Proofreader）を作成し、第５支部幹事経由で、各大学の共同研究者（指導教員）に確認と修正を促した。この作業は、次年度以降は不要（発表者に対し「共同研究者とアカウント情報を共有すること」を事前にお願いする）。
 
−
-->
 
  
 +
* 次回幹事会
 +
**10月28日（金）18:30-
 +
**直前の最終確認
 
<br>
 
<br>
 
<br>
 
<br>
  
−
==参加エントリー締め切り後の作業（Web）==
+
==第２回幹事会｜2022.08.09 11:00 - 12:00==
 +
===発表エントリー開始時の告知内容の確認===
 +
*[[はじめにお読みください]]
 +
*[[発表予定の方へ]]
  
−
===参加者アカウントの作成作業===
+
*[[研究発表概要雛形]]
−
* 参加者のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で '''[[特別:アカウント作成]]''' から順次作成する（手順は発表者と同様）
+
*[[ライトニングトーク雛形]]
−
<br>
+
 
 +
*前年との変更点
 +
**非学会員「一般の方」のエントリーについては「学会員紹介者」について情報提供を求める
 +
**「指導教員」については、独自のアカウントは作成せず、エントリー受付締め後、各指導教員宛に指導学生全員のアカウント情報を提供
  
−
===参加者へアカウント情報の送信===
 
−
* この時点で、参加者は発表内容を事前閲覧可能になる（従来の「概要集を事前送付」に相当）。
 
−
* '''[[特別:登録利用者一覧]]'''を表示　＞　相手を選んで '''[http://design.kyusan-u.ac.jp/jssd5th/index.php/%E7%89%B9%E5%88%A5:%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E9%80%81%E4%BF%A1/%E4%BA%95%E4%B8%8A%E8%B2%A2%E4%B8%80 この利用者にメールを送信]'''をクリック ＞ メール送信
 
 
<br>
 
<br>
  
−
====メール送信テンプレート====
+
===発表証明の発行について===
−
* 2020年度参加者の方へ　＞ '''[[メール案内｜2020年度参加者の方へ]]'''
+
*参加者全員に発行（研究発表・ライトニング）＞ PDF でメール送信
−
<br>
 
 
<br>
 
<br>
  
−
==最終準備==
+
===ベストトーク賞について===
−
===確定情報の Web掲載===
+
* ライトニングトークに関する賞として前年同様に実施
−
* 大会プログラムのWeb掲載
+
* 前年同様の比率で賞を決める
−
* 会場アクセス等、詳細な情報を'''XXXX年度第５支部発表会'''に追記
+
* 一般の部と高校生の部を分ける
 
<br>
 
<br>
  
−
===最終メール案内===
+
===高校生の発表者の募集について===
−
* 発表者ならびに事前エントリーした参加予定者へ、以下の情報へ誘導するメールを送信。メールの内容は必要最小限として、Webページに誘導する（メールとWebの内容で食い違いがあるとまずい）。メール本文に多くの情報を書くと、混乱が生じやすい。Webを最新として、そちらに誘導する方が混乱は少ないです。
+
* 各幹事から身近な高校の先生方へ告知を行う
−
** 開催案内のページ　＞　[[2019年度第5支部発表会]]
 
−
** 座長情報を含む、確定版プログラムのページ ＞ '''XXXX年度プログラム'''
 
−
 
 
−
====メール送信テンプレート====
 
−
* 2020年度、発表者の方への修正期間案内 ＞ '''[[メール案内｜2020年度最終案内]]'''
 
−
* 2019年度、発表者の方への修正期間案内 ＞ '''[[メール案内｜2019年度最終案内]]'''
 
−
<br>
 
 
<br>
 
<br>
  
−
==会場準備（エントリー締め切り後）==
+
===その他===
−
<font color="red">2020年度は会場なし。以下、2019年度の参考</font>
+
* エントリーの受付案内は８月末に学会本部から
 +
** 発表受付期間 9月1日 - 9月30日
 +
** 一般参加受付期間：10月1日 - 10月20日
 +
* '''次回 幹事会：10月上旬（エントリー締め後）'''
 +
**セッション会場・座長選定等の相談
 
<br>
 
<br>
−
 
−
===発表会場準備===
 
−
* 教室割り振り、発表機材の確認
 
−
 
−
* プログラム作成
 
−
** 研究発表（口頭）、研究発表（ポスター）、ライトニングトークの３種別。
 
−
** 研究発表（口頭）は、テーマに応じてグルーピング。
 
−
** 20分／1名（発表15分、質疑応答4分、予備1分）の2時間／6名を１セッション
 
−
 
−
* 座長の依頼　参考：'''[[座長要領]]'''
 
−
** 参加される第５支部幹事を主に
 
−
 
−
* タイムキーパー、電灯、質疑応答マイク係り
 
−
** 学生アルバイトで対応
 
−
** 難しい場合は、教室の状況によると思いますが、座長が対応でも可
 
−
 
−
* ポスター発表の設営補助
 
−
** 学生アルバイトで対応
 
 
<br>
 
<br>
  
−
===会計・受付準備===
+
==第１回幹事会｜2022.07.11（メール会議）==
−
 
 
−
* 銀行口座開設
 
−
** 本部事務局から支部活動費15万円の補助あり。
 
−
** 個人口座でも問題ありません。
 
  
−
[[File:参加証2019.jpg|right|300px]]
+
===開催日時について===
−
* ネームカード作成
+
* 日時：10月29日（土）
−
** ネームホルダー開催校で準備
+
:参考：昨年は 10月30日（土）
−
** ネームカード（デフォルト様式なし）
 
  
−
* 領収書作成
+
===開催形態について===
−
** 第５支部のゴム印あり
+
* オンライン（Zoom）
−
** 領収書（デフォルト様式なし）
+
過去３年の方針を継続し、Web梗概 と Zoomでの発表を前提に広く発表者を募集したいと思います。
  
−
* 受付業務
+
===発表区分・仕様について===
−
** 受付の開始時刻の決定
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*口頭発表とライトニングトークの２区分
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** 現金の授受、懇親会の参加確認、領収書
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**ポスター発表は「なし」とする　
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** 第５支部で管理するミニ金庫（２個）あり
+
**口頭発表は原則１人１件（筆頭者でなければ重複可、ライトニングトークとの重複可）
−
** 学生アルバイトで対応
+
*発表費：無料
 +
*実行委員会：幹事会を実行委員会とする
 +
**Webの運用とエントリー事務は九産大、
 +
**Zoom会場の設定は九大を中心に準備を行う（前年と同じ）
  
−
* 会計報告
+
===今後の幹事会について===
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**残金が生じた場合、振込み手数料を差し引いた後、本部事務局へ返金
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*第２回（Zoom）８月上旬：エントリー受付前
 +
:発表エントリー開始時の告知内容の確認 その他
 +
*第３回（Zoom）10月上旬：エントリー締め後
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:セッション会場・座長選定等の相談
 +
*第４回（Zoom）大会１週間前
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:当日の進行に関する最終確認
 
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===懇親会準備===
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==2022年度に向けたメモ｜2021.10.30==
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* 参加申し込み〆切後、大凡の参加人数を想定。
 
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* ケータリング手配
 
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==付記：ライトニングトーク関連 投稿フォームの準備==
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===研究発表の進行について===
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2019年度は、Googleフォームを使用しました。以下、その手順をメモしておきます。
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* ベルの音は、Zoomがノイズとして処理する場合があるので、２回、３回はうまく伝わらない。
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＞ 学会タイマーサイトを「任意の参加者」として OBS の仮想カメラ表示し、画面にピン留めする形がベストかと・・
  
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===フォームの作成===
+
===発表資格について===
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* [https://drive.google.com/drive/ GoogleDrive] に jssd5thアカウントでログイン
+
* 次年度は、学部生も「研究発表」が可能（参考根拠：デザイン学会本大会は「学生会員」であれば発表可能｜学生会員の資格は学部生から）。
−
* +新規＞その他＞Googleフォーム ＞ フォームの作成画面が表示されます。
+
: 第５支部については「非会員も発表可」となっているので、これを適用。
−
* フォームの作成自体は、直感的にできるようになっています。
+
* 非会員については「会員による紹介」を前提とする
−
* 書いた内容は、Googleドライブ上に自動保存されます。
+
: 誰でも参加可能・・としたオンラインイベントで、会が混乱するケースあり。
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* 研究発表は１人１件まで（筆頭でなければ重複可能）。
 +
* 研究発表とライトニングトークの組み合わせは可能。
 +
* 学生（院生・学部生）は、エントリー時に指導教員の情報を取得。
  
−
===フォームのアドレスの取得===
+
===発表証明について===
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[[ファイル:GoogleForms01.jpg|200px|thumb|right|Fig.1]]
+
* 発表証明は、PDFでの発行を前提に発表者全員に送る？ 配信の方法等については要検討。
−
* 次に、このフォームを、メールやWebで案内する方法です。
+
* 制作は事前に全員分行って、送付については希望があれば・・ということも可能。
−
* 画面右上の「送信」を押すと「フォームを送信」というダイアログが表示されます（Fig.1 クリックで拡大）
+
<!--
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* 送信方法で、リンクアイコンを選択すると URL が表示されるので、これをコピーして、メールにペースト、あるいは Webページ上のリンク先に設定することで、フォームへ誘導することが可能です。
+
2021年度、エントリーフォームの手違いで、ライトニングトークにも発表証明を発行することとなったが、2022年度は、発表証明は「研究発表」のみとなるよう、エントリーフォームを作成する。
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+
-->
  
−
===投稿された回答内容を表示する方法===
+
===表彰について===
−
[[ファイル:GoogleForms02.jpg|200px|thumb|right|Fig.2]]
+
* 表彰は、基本ライトニングトークのみ（１会場で全員が視聴する前提なので）。
−
[[ファイル:GoogleForms03.jpg|200px|thumb|right|Fig.3]]
+
* 表彰については「高校生の部」も設ける（審査は別枠）
−
* 「回答内容を表示するページ」のリンク取得の方法は以下です（多少やっかいです）。
 
−
* 別のブラウザで（つまりログインしていない一般訪問者として）、上記で取得したフォームのアドレスにアクセスし、フォームを表示します。
 
−
* フォームが開いたら、一旦、動作確認を兼ねて、適当に回答を入力します。
 
−
* [ 送信 ] すると ＞　「回答を受け付けました」のダイアログが出て'''「前の回答を表示」'''というリンクが見えます（Fig.2）。
 
−
* これをクリックすると、これまでの回答状況が表示されます（Fig.3）。
 
−
* フォームに回答した方には、これまでの回答状況（集計結果、自由記述の内容）が閲覧できるようになっています（デフォルト仕様、変更も可能）。
 
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* '''この時、ブラウザに表示されている URL をコピーして、Webページ上にリンクをつくる'''と、「現時点での回答状況」へ誘導することが可能になります。
 
  
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{{clear}}
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===エントリーの手順（要検討？）===
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* 初期状態を「アカウント作成可能」とし、エントリー以前にまずアカウントをご自身で作成していただく。
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* 利用者IDを必ず漢字フルネーム（スペースを含まない）としていただく。
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* 作成した「利用者ID」をもって、エントリーしていただく。
 +
* エントリーの確認後、利用者の権限を user から jssd5th に変更し、執筆可能にする。
 +
* 最終的に「アカウントは作成されたがエントリーがなかった」ケースについて、アカウントを削除する
  
−
==その他==
+
===その他===
−
===2020年度発表会事後連絡===
+
* エントリーフォームへのリンクは、当サイト上に直接掲載する。
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2020年度は、ページにプレゼンテーション動画が掲載されるなど異例の展開となったため、「１週間後事後処理」を中心に、発表者・研究指導教員あてに連絡をすることが必要になりました。
+
* エントリーフォームの「所属」と「一般 / 大学院生 / 学部生 / 高校生 の選択」は別項目とする
−
* 発表者・研究指導教員へ事後処理に関するメール送信 ＞ '''[[メール案内｜発表概要の事後処理について]]'''
+
: 所属を記載せずに「大学院生」のみ記載するケースが多発しているため
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* エントリー時に「発表ジャンル」を選択していただく
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* 受付案内の送信時には、[[編集ガイド]]のページのリンクもあわせて案内する。
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2022年11月8日 (火) 18:17時点における最新版

  • このページでは、第５支部研究発表会の準備から当日までのToDo項目を整理しています。


第５回幹事会｜2022.11.08 18:00 - 18:30

議題

  • ベストトーク賞の選定
    • 選定された方へ個別にメール（賞状を添付）
    • 翌日に、参加者全員に、結果を告知するメール
  • 発表証明の発行対象者確認
  • 次年度に向けた確認事項



第４回幹事会｜2022.10.28 18:30 - 19:00

プログラムの再確認


運営関係情報の確認

運営関係者一覧

  • 会議の際に提示します。

当日の連絡控室

  • 研究発表の時間帯は、メイン会場をこれにあてます。

参考：参加申し込み者・研究指導教員のログインアカウントについて

  • 利用者名：Member
  • パスワード：jssd5th20221029

発表の成立確認について

  • セッション終了後、上記共有ファイルの「発表成立確認シート」に確認のチェックをお願いします。


その他、確認事項

  • パワポのスライドショーについて
  • 発表における言語について　＞　国際学会ではないので、日本語で発表するよう要望
＞ 次年度の「要項」には、「日本語で執筆・日本語で発表」を明記する


次回 幹事会について

2022.11.08（火） 18:00 -

  • ベストトーク賞の選定
  • 発表証明の発行対象者確認
  • 次年度に向けた確認事項



第３回幹事会｜2022.10.12 18:00 - 19:00

プログラム・座長について

  • プログラム・座長案　＞ 研究発表は、午前の部と午後の部、各４会場、１セッション６件または７件で決定

座長要領の確認

当日の進行について

  • 座長・タイムキーパー緊急連絡網の準備
＞ タイムキーパーの選定につきましては、九州大学の方でよろしくお願いします。
  • Zoomにおける座長等の背景画像について
＞ 前年のものを流用 ＞ 迫坪先生よろしくお願いします。
  • 研究発表会場のZoom 接続情報 ＞ 「運営関係者一覧」シートに、各座長の方、書き込みお願いします。
  • 開会式、ライトニング、閉会式の Zoom
＞ 井上のZoomアカウントで準備します。
  • Zoom運営控室（幹事・座長・タイムキーパー）
＞ 井上のZoomアカウントで準備します。

発表証明について

  • 発表証明は PDFでの発行を前提に発表者全員に送る
＞ 事前に準備を開始できる ＞ 担当：

表彰について

  • 表彰は、ライトニングトークの 全員を対象に
  • Googleフォームで、参加者全員から投稿（1人３件 をチェックボックス）

＞ フォームは、井上(貢)が準備

  • 後日、集計結果を幹事会で確認　＞ Web上に公開（同時に受賞者にメール配信）

その他

  • 次回幹事会
    • 10月28日（金）18:30-
    • 直前の最終確認



第２回幹事会｜2022.08.09 11:00 - 12:00

発表エントリー開始時の告知内容の確認

  • 前年との変更点
    • 非学会員「一般の方」のエントリーについては「学会員紹介者」について情報提供を求める
    • 「指導教員」については、独自のアカウントは作成せず、エントリー受付締め後、各指導教員宛に指導学生全員のアカウント情報を提供


発表証明の発行について

  • 参加者全員に発行（研究発表・ライトニング）＞ PDF でメール送信


ベストトーク賞について

  • ライトニングトークに関する賞として前年同様に実施
  • 前年同様の比率で賞を決める
  • 一般の部と高校生の部を分ける


高校生の発表者の募集について

  • 各幹事から身近な高校の先生方へ告知を行う


その他

  • エントリーの受付案内は８月末に学会本部から
    • 発表受付期間 9月1日 - 9月30日
    • 一般参加受付期間：10月1日 - 10月20日
  • 次回 幹事会：10月上旬（エントリー締め後）
    • セッション会場・座長選定等の相談



第１回幹事会｜2022.07.11（メール会議）

開催日時について

  • 日時：10月29日（土）
参考：昨年は 10月30日（土）

開催形態について

  • オンライン（Zoom）

過去３年の方針を継続し、Web梗概 と Zoomでの発表を前提に広く発表者を募集したいと思います。

発表区分・仕様について

  • 口頭発表とライトニングトークの２区分
    • ポスター発表は「なし」とする　
    • 口頭発表は原則１人１件（筆頭者でなければ重複可、ライトニングトークとの重複可）
  • 発表費：無料
  • 実行委員会：幹事会を実行委員会とする
    • Webの運用とエントリー事務は九産大、
    • Zoom会場の設定は九大を中心に準備を行う（前年と同じ）

今後の幹事会について

  • 第２回（Zoom）８月上旬：エントリー受付前
発表エントリー開始時の告知内容の確認 その他
  • 第３回（Zoom）10月上旬：エントリー締め後
セッション会場・座長選定等の相談
  • 第４回（Zoom）大会１週間前
当日の進行に関する最終確認



2022年度に向けたメモ｜2021.10.30

研究発表の進行について

  • ベルの音は、Zoomがノイズとして処理する場合があるので、２回、３回はうまく伝わらない。

＞ 学会タイマーサイトを「任意の参加者」として OBS の仮想カメラ表示し、画面にピン留めする形がベストかと・・

発表資格について

  • 次年度は、学部生も「研究発表」が可能（参考根拠：デザイン学会本大会は「学生会員」であれば発表可能｜学生会員の資格は学部生から）。
第５支部については「非会員も発表可」となっているので、これを適用。
  • 非会員については「会員による紹介」を前提とする
誰でも参加可能・・としたオンラインイベントで、会が混乱するケースあり。
  • 研究発表は１人１件まで（筆頭でなければ重複可能）。
  • 研究発表とライトニングトークの組み合わせは可能。
  • 学生（院生・学部生）は、エントリー時に指導教員の情報を取得。

発表証明について

  • 発表証明は、PDFでの発行を前提に発表者全員に送る？ 配信の方法等については要検討。
  • 制作は事前に全員分行って、送付については希望があれば・・ということも可能。

表彰について

  • 表彰は、基本ライトニングトークのみ（１会場で全員が視聴する前提なので）。
  • 表彰については「高校生の部」も設ける（審査は別枠）

エントリーの手順（要検討？）

  • 初期状態を「アカウント作成可能」とし、エントリー以前にまずアカウントをご自身で作成していただく。
  • 利用者IDを必ず漢字フルネーム（スペースを含まない）としていただく。
  • 作成した「利用者ID」をもって、エントリーしていただく。
  • エントリーの確認後、利用者の権限を user から jssd5th に変更し、執筆可能にする。
  • 最終的に「アカウントは作成されたがエントリーがなかった」ケースについて、アカウントを削除する

その他

  • エントリーフォームへのリンクは、当サイト上に直接掲載する。
  • エントリーフォームの「所属」と「一般 / 大学院生 / 学部生 / 高校生 の選択」は別項目とする
所属を記載せずに「大学院生」のみ記載するケースが多発しているため
  • エントリー時に「発表ジャンル」を選択していただく
  • 受付案内の送信時には、編集ガイドのページのリンクもあわせて案内する。



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