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| | * エントリー時に「発表ジャンル」を選択していただく | | * エントリー時に「発表ジャンル」を選択していただく |
| | * 受付案内の送信時には、[[編集ガイド]]のページのリンクもあわせて案内する。 | | * 受付案内の送信時には、[[編集ガイド]]のページのリンクもあわせて案内する。 |
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| − | <br>
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| − | ==新年度用 MediaWiki の準備==
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| − | ===DBの準備とインストール===
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| − | * 新規DB '''jssd5th202X''' を作成
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| − | * MediaWiki を新規インストール
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| − | ** 現行サーバーの仕様に最適な、mediawiki-1.32.1 を www/html に展開
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| − | ** フォルダ名を jssd5th202X に変更
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| − | ** mw-config と images のパーミッションを書き込み可能に変更
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| − | ** 初期セットアップを行う
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| − | *: Wiki名は JSSD5th202X / 公開Wiki / ライセンスのフッターは付けない
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| − | *: 生成された LocalSettings.php をアップ
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| − | <br>
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| − | ===初期セットアップ===
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| − | * 管理ページへのリンクを容易にするため、現行サイトから「利用者：inoue.ko」の内容を複製
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| − | * メインページを準備
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| − | ** [[MediaWiki:Mainpage]] にアクセスして
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| − | ** メインページ ＞ 日本デザイン学会第5支部 に変更
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| − | * サイドバーを準備
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| − | ** [[MediaWiki:Sidebar]] にアクセスして
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| − | ** サイドバーの内容を前年のものからコピー
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| − | * ロゴの準備
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| − | ** FTPアクセスして resources/assets に logo.png をアップロード
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| − | ** LocalSettings.php で、ロゴのデータ指定部分を変更して再アップ
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| − | *: $wgLogo = "$wgResourceBasePath/resources/assets/logo.png";
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| − | * スタイル設定
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| − | ** [[MediaWiki:Vector.css]] を編集（現行のものをコピー）
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| − | * 以下の機能拡張をインストール（FTPで extensionsディレクトリにアップするだけ）
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| − | ** UserMerge
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| − | ** EmbedVideo
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| − | * LocalSettings.php で以下の部分を現行のものを参考に記載して FTPで再アップ
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| − | ** 閲覧・編集権限の設定
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| − | ** 機能拡張の有効化
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| − | <br>
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| − | ===基本記事の複製===
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| − | * [[編集ガイド]]のページを現行のものから複製
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| − | * [[テンプレート:Clear]] を作成
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| − | * 編集ガイド説明用の以下の２つの画像をアップロード
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| − | **HanakoKyusanFig01.jpg
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| − | **SignatureIcon.png
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| − | * [[解説動画]]のページを現行のものから複製
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| − | :＞ 動画が正常に埋め込まれることを確認
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| − | * [[はじめにお読みください]]、[[発表予定の方へ]]、[[参加者の方へ]] を現行のものから複製
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| − | * [[研究発表概要雛形]]、[[ライトニングトーク雛形]]、[[座長要領]] を現行のものから複製
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| − | <br>
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| − | ===初期利用者登録===
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| − | * 第5支部幹事全員のアカウントを登録 ＞ ビューロクラット、グループjssd5th
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| − | : その後、全員にアカウント情報を案内
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| − | * テストユーザー Test の登録（グループなし＞編集権限なし）
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| − | <br>
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| − | <br>
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| − | ==開催主催校・開催日程の決定==
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| − | * 支部幹事会にて開催校の決定（毎年◯月までに）
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| − | * 開催校にて会場・開催日時の決定（毎年◯月までに）
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| − | * 実行委員メンバーの決定＋役割分担
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| − | <br>
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| − | <br>
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| − | ==開催案内==
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| − | ===準備===
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| − | * 当サイト上に、日時・場所・開催実行委員会等を掲載
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| − | * '''[[はじめにお読みください]]''' の内容を再確認し、必要に応じて新仕様に修正
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| − | * jssd5th@gmail.com の「自動転送先」を 開催校担当者へ変更
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| − | * GoogleDrive上に「発表会20XX」という名称の当該年度専用フォルダを作成し、必要なファイルはそこで作成するようにする。
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| − | ** 発表エントリー用 GoogleFormas
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| − | ** 発表エントリー回答受け付けシート（GoogleFormasが自動生成）
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| − | ** 参加エントリー用 GoogleFormas
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| − | ** 参加エントリー回答受け付けシート（GoogleFormasが自動生成）
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| − | ** エントリー一覧共有用 GoogleSpreadSheet：発表一覧マスター
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| − | <!--
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| − | ** ライトニングトーク意見交換用 GoogleFormas：[https://forms.gle/4dh1D14deMsdPt7J7 LightningTalks]
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| − | ** ライトニングトーク回答受付シート（GoogleFormasが自動生成）：LightningTalks（回答）
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| − | -->
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| − | <br>
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| − | ===メールによる案内===
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| − | * 支部会員の皆様へ
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| − | ** 開催校 > 支部会員へ
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| − | ** 送信元は、開催校の個人メルアド or jssd5th@gmail.com
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| − | * 日本デザイン学会会員全員へ
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| − | ** 第５支部長 > 学会本部事務（松原様）> 全会員へ
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| − | <br>
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| − | <br>
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| − | ==エントリー受付==
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| − | ===受け付け方法===
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| − | * エントリーの受け付け方は、Webフォーム あるいは メールに必要事項を記載（開催校のやりやすい方法で）
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| − | : 注）2019年度は Googleフォーム（jssd5thアカウント）で、エントリーフォームを作成し受け付け（シートが自動でできるのでこの方が楽）
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| − |
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| − | * Webフォームの場合は、「研究発表・ライトニングトーク」と「参加のみ（事前参加申し込み）」を分ける
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| − | : 注）理由は締め切りが異なるため。
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| − |
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| − | * エントリーは「筆頭者」のみとし、「共同研究者」の情報は含めない
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| − | : 注）共同研究者情報は、発表概要の中に記載する。
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| − |
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| − | * 大学院生・学部生については「研究指導教員」の氏名とメールアドレスを合わせて登録
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| − | : 注）研究指導教員にも編集用のアカウントを発行
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| − | <br>
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| − | ===エントリー情報===
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| − | * 研究発表（口頭・ポスター）の場合：
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| − | : 発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表種別（口頭 or ポスター）/ 発表題目 / 懇親会参加の有無
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| − |
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| − | * ライトニングトークの場合 ：
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| − | : 発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表題目 / 懇親会参加の有無
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| − |
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| − | * 参加のみ（事前登録） ：
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| − | : 発表希望者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 懇親会参加の有無
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| − | : 注）当日参加も可能であるが、懇親会の人数規模を把握するためには事前エントリーを求めた方がよい
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| − |
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| − | * エントリー時の会員・非会員については・・
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| − | : 「発表会当日までに入会予定であれば「会員」にチェックしてください」とフォーム上に明記
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| − | <br>
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| − | <br>
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| − | ==エントリー受付期間中の作業（Web）==
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| − | * 支部の皆様が慣れるまでは Web管理者が担当します。
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| − | <br>
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| − | ===エントリー一覧の順次構築===
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| − | * エントリー情報を、「エントリー一覧」へ転記
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| − | ** 発表者：回収シートからコピー
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| − | ** 研究指導教員：氏名、メールアドレスを回収シートから抽出
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| − | * 発表者と研究指導教員にパスワードを発行
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| − | : パスワードはエントリー時刻の６桁を利用して設定（XXXXXX091628 など）
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| − | <br>
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| − | ===発表概要ページの初期作成作業===
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| − | * 当該年度プログラムに先着順に発表題目を一覧記載 ＞ 研究発表概要のページを新規に作成
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| − | * ブランクページができるので、そこへ'''[[研究発表概要雛形]]'''、'''[[ライトニングトーク雛形]]'''のソースを流し込む
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| − | <br>
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| − | ===発表者アカウントの作成作業===
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| − | * 発表者用のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で '''[[特別:アカウント作成]]''' から順次作成する
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| − | * 利用者名はエントリー氏名（全角で姓名の間にスペースなし）とする
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| − | : 注）スペースを入れると全角か半角かでログイン時の混乱が生じるため
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| − | * パスワードは「エントリー一覧の順次構築」で作成したもの
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| − | * メールアドレス（入力必須）には、エントリー情報にあるメルアドを設定
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| − | <br>
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| − | ===受け付け完了メールの送信===
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| − | ====発表予定者へ「受付完了・執筆案内メール」を個別送信====
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| − | * メールの発送には、本 MediaWiki のメール送信機能を利用（内容に個別のパスワードを含むため、個別に送信するしかありません。）
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| − | ** '''[[特別:登録利用者一覧]]'''を表示 ＞ 作成日順に並べ替えると対象者を見つけるのが楽
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| − | ** 送信対象者を決めて氏名をクリックして、アカウント個人ページに移動
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| − | ** 左サイドバーのメニューで'''[http://design.kyusan-u.ac.jp/jssd5th/index.php/%E7%89%B9%E5%88%A5:%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E9%80%81%E4%BF%A1/%E4%BA%95%E4%B8%8A%E8%B2%A2%E4%B8%80 この利用者にメールを送信]'''をクリックすると、メール送信画面が表示される
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| − |
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| − | ====メール送信テンプレート====
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| − | * 発表者へ送信するメール ＞ '''[[メール案内｜受付完了・執筆案内]]'''
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| − | * 研究指導教員へ送信するメール ＞ '''[[メール案内｜受付完了・ご指導のお願い]]'''
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| − | ** 上記メールで「必ずお読み下さい」として閲覧誘導する内容＞ '''[[発表予定の方へ]]'''
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| − | ** 上記メールで「発表概要のページはこちらにご用意しました」として閲覧誘導するページ ＞ '''[[2020年度プログラム]]'''
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| − | <!--
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| − | ====ライトニングトーク予定者へ「受付完了・執筆の案内メール」を一斉送信====
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| − | * メールの発送には、通常のWebメールを利用し、対象者全員を BCC に入れて一斉送信
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| − | * 参考情報
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| − | ** 2019年度に発表者へ送信したメールの記録 ＞ '''[[メール案内｜2019年度受付完了案内]]'''
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| − | ** 上記メールで「発表一覧はことらです」として閲覧誘導したページ ＞ '''[[Program2019|20XX年版発表題目一覧]]'''
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| − | ==発表エントリー締め切り後の作業（Web）==
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| − | * エントリーフォームを使っていた場合は「回答の受け付け」を停止。
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| − | * 「エントリー一覧（Googleスプレッドシート）」を「共有可」として、そのアドレスを開催校・支部役員で共有
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| − | * Web上で「締め切りました」を明示
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| − | * '''20XX年度プログラム''' のページを作成し、'''エントリー順に発表題目と発表者の氏名・所属を列挙'''する
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| − | * 順序は、研究発表（口頭）＞ 研究発表（ポスター）＞ ライトニングトーク で、それぞれ受け付け順
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| − | ** 注１）2019年度は、この段階で口頭とポスターの区別をしていなかった。発表者のためには、明示した方がよい
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| − | ** 注２）2019年度、エントリー締め切り後に、ポスターから口頭への変更希望あり ＞ 発表種別が同一であることから2019年度は受け付けた。
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| − | ** 注３）2019年度、エントリー締め切り後に、ライトニングトークから研究発表への変更希望あり ＞ これは発表種別が異なるものなので受け付けをお断りした。
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| − | * 発表者全員のリストをCSV化して、Google Jssd5th アカウントの「連絡先」に登録（発表種別でカテゴリー分け）。
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| − | ==発表概要編集締め切り後の作業（Web）==
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| − | ===締め切り===
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| − | * 概要集のページ個別に「管理者」権限で「ページの保護」をかける。
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| − | * 締め切ったことをWeb上（トップページ、開催案内等）で明示
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| − | * 開催案内のページの上の方にある、発表エントリー・概要執筆等の記事等、不要になった情報をページ下部へ沈めて、会場案内情報等を上部にあげる。
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| − | * 発表会の２週間前に締め切る ＞ この時点で念の為、全体バックアップ（システム管理者）
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| − | ===校正依頼===
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| − | * 研究指導教員・発表者へ「校正依頼」を送信する。
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| − | ** 注１）従来のPDFの場合も、受け取ったPDFをそのまま掲載できるケースは少なく、多くの場合は「修正依頼」を行なっていた
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| − | ** 注２）特に外国人留学生の日本語については、指導教員（共同研究者）によるチェック・修正が必要になる。
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| − | * 概要集ページについては「ページの保護」を一旦解除する。
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| − |
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| − | ====メール送信テンプレート====
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| − | * 締め切り直前案内2020年度 ＞ [[メール案内｜発表概要編集締め切り事前案内]]
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| − | * 研究指導教員・発表者へ校正の案内 ＞ '''[[メール案内｜発表概要校正のお願い]]'''
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| − | ** 2019年度は、発表者に対し「共同研究者とアカウント情報を共有すること」の指示をしていなかったため、共同研究者による概要の閲覧・編集ができない・・という状況が発生した。そこで 2019年度については、期間限定の臨時アカウント（Proofreader）を作成し、第５支部幹事経由で、各大学の共同研究者（指導教員）に確認と修正を促した。この作業は、次年度以降は不要（発表者に対し「共同研究者とアカウント情報を共有すること」を事前にお願いする）。
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| − | ==参加エントリー締め切り後の作業（Web）==
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| − | ===参加者アカウントの作成作業===
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| − | * 参加者のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で '''[[特別:アカウント作成]]''' から順次作成する（手順は発表者と同様）
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| − | <br>
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| − | ===参加者へアカウント情報の送信===
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| − | * この時点で、参加者は発表内容を事前閲覧可能になる（従来の「概要集を事前送付」に相当）。
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| − | * '''[[特別:登録利用者一覧]]'''を表示 ＞ 相手を選んで '''[http://design.kyusan-u.ac.jp/jssd5th/index.php/%E7%89%B9%E5%88%A5:%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E9%80%81%E4%BF%A1/%E4%BA%95%E4%B8%8A%E8%B2%A2%E4%B8%80 この利用者にメールを送信]'''をクリック ＞ メール送信
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| − | <br>
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| − | ====メール送信テンプレート====
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| − | * 2020年度参加者の方へ ＞ '''[[メール案内｜2020年度参加者の方へ]]'''
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| − | <br>
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| − | ==最終準備==
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| − | ===確定情報の Web掲載===
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| − | * 大会プログラムのWeb掲載
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| − | * 会場アクセス等、詳細な情報を'''XXXX年度第５支部発表会'''に追記
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| − | ===最終メール案内===
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| − | * 発表者ならびに事前エントリーした参加予定者へ、以下の情報へ誘導するメールを送信。メールの内容は必要最小限として、Webページに誘導する（メールとWebの内容で食い違いがあるとまずい）。メール本文に多くの情報を書くと、混乱が生じやすい。Webを最新として、そちらに誘導する方が混乱は少ないです。
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| − | ** 開催案内のページ ＞ [[2019年度第5支部発表会]]
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| − | ** 座長情報を含む、確定版プログラムのページ ＞ '''XXXX年度プログラム'''
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| − | ====メール送信テンプレート====
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| − | * 2020年度、発表者の方への修正期間案内 ＞ '''[[メール案内｜2020年度最終案内]]'''
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| − | * 2019年度、発表者の方への修正期間案内 ＞ '''[[メール案内｜2019年度最終案内]]'''
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| − | ==会場準備（エントリー締め切り後）==
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| − | <font color="red">2020年度は会場なし。以下、2019年度の参考</font>
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| − | ===発表会場準備===
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| − | * 教室割り振り、発表機材の確認
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| − | * プログラム作成
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| − | ** 研究発表（口頭）、研究発表（ポスター）、ライトニングトークの３種別。
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| − | ** 研究発表（口頭）は、テーマに応じてグルーピング。
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| − | ** 20分／1名（発表15分、質疑応答4分、予備1分）の2時間／6名を１セッション
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| − | * 座長の依頼 参考：'''[[座長要領]]'''
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| − | ** 参加される第５支部幹事を主に
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| − | * タイムキーパー、電灯、質疑応答マイク係り
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| − | ** 学生アルバイトで対応
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| − | ** 難しい場合は、教室の状況によると思いますが、座長が対応でも可
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| − | * ポスター発表の設営補助
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| − | ** 学生アルバイトで対応
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| − | ===会計・受付準備===
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| − | * 銀行口座開設
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| − | ** 本部事務局から支部活動費15万円の補助あり。
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| − | ** 個人口座でも問題ありません。
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| − | [[File:参加証2019.jpg|right|300px]]
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| − | * ネームカード作成
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| − | ** ネームホルダー開催校で準備
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| − | ** ネームカード（デフォルト様式なし）
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| − | * 領収書作成
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| − | ** 第５支部のゴム印あり
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| − | ** 領収書（デフォルト様式なし）
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| − | * 受付業務
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| − | ** 受付の開始時刻の決定
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| − | ** 現金の授受、懇親会の参加確認、領収書
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| − | ** 第５支部で管理するミニ金庫（２個）あり
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| − | ** 学生アルバイトで対応
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| − | * 会計報告
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| − | **残金が生じた場合、振込み手数料を差し引いた後、本部事務局へ返金
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| − | ===懇親会準備===
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| − | * 参加申し込み〆切後、大凡の参加人数を想定。
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| − | * ケータリング手配
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| − | ==付記：ライトニングトーク関連 投稿フォームの準備==
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| − | 2019年度は、Googleフォームを使用しました。以下、その手順をメモしておきます。
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| − | ===フォームの作成===
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| − | * [https://drive.google.com/drive/ GoogleDrive] に jssd5thアカウントでログイン
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| − | * +新規＞その他＞Googleフォーム ＞ フォームの作成画面が表示されます。
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| − | * フォームの作成自体は、直感的にできるようになっています。
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| − | * 書いた内容は、Googleドライブ上に自動保存されます。
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| − | ===フォームのアドレスの取得===
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| − | [[ファイル:GoogleForms01.jpg|200px|thumb|right|Fig.1]]
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| − | * 次に、このフォームを、メールやWebで案内する方法です。
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| − | * 画面右上の「送信」を押すと「フォームを送信」というダイアログが表示されます（Fig.1 クリックで拡大）
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| − | * 送信方法で、リンクアイコンを選択すると URL が表示されるので、これをコピーして、メールにペースト、あるいは Webページ上のリンク先に設定することで、フォームへ誘導することが可能です。
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| − | ===投稿された回答内容を表示する方法===
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| − | [[ファイル:GoogleForms02.jpg|200px|thumb|right|Fig.2]]
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| − | [[ファイル:GoogleForms03.jpg|200px|thumb|right|Fig.3]]
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| − | * 「回答内容を表示するページ」のリンク取得の方法は以下です（多少やっかいです）。
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| − | * 別のブラウザで（つまりログインしていない一般訪問者として）、上記で取得したフォームのアドレスにアクセスし、フォームを表示します。
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| − | * フォームが開いたら、一旦、動作確認を兼ねて、適当に回答を入力します。
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| − | * [ 送信 ] すると ＞ 「回答を受け付けました」のダイアログが出て'''「前の回答を表示」'''というリンクが見えます（Fig.2）。
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| − | * これをクリックすると、これまでの回答状況が表示されます（Fig.3）。
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| − | * フォームに回答した方には、これまでの回答状況（集計結果、自由記述の内容）が閲覧できるようになっています（デフォルト仕様、変更も可能）。
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| − | * '''この時、ブラウザに表示されている URL をコピーして、Webページ上にリンクをつくる'''と、「現時点での回答状況」へ誘導することが可能になります。
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| − | {{clear}}
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| − | ==その他==
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| − | ===2020年度発表会事後連絡===
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| − | 2020年度は、ページにプレゼンテーション動画が掲載されるなど異例の展開となったため、「１週間後事後処理」を中心に、発表者・研究指導教員あてに連絡をすることが必要になりました。
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| − | * 発表者・研究指導教員へ事後処理に関するメール送信 ＞ '''[[メール案内｜発表概要の事後処理について]]'''
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