「実行委員会準備室」の版間の差分

提供: JSSD5th2020
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(→‎会計・受付準備)
 
(2人の利用者による、間の58版が非表示)
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==開催案内==
 
==開催案内==
−
* 当サイト上に、日時・場所・開催実行委員会・'''[[利用者ガイド|発表に関する詳細な案内]]'''等を掲載
+
===準備===
 +
* 当サイト上に、日時・場所・開催実行委員会等を掲載
 +
* '''[[利用者ガイド]]''' の内容を再確認し、必要に応じて新仕様に修正
 +
* jssd5th@gmail.com の「自動転送先」を 開催校担当者へ変更
 +
* GoogleDrive上に「発表会20XX」という名称の当該年度専用フォルダを作成し、必要なファイルはそこで作成するようにする。2019年度は、以下のファイルを作成しました。
 +
** Webエントリー用 GoogleFormas：[http://design.kyusan-u.ac.jp/jssd5th_entry.html 2019年度第５支部発表会]
 +
** Webエントリ回答受け付けシート（GoogleFormasが自動生成）:2019年度第５支部発表会（回答）
 +
** エントリー一覧共有用 GoogleSpreadSheet：発表一覧マスター
 +
** ライトニングトーク意見交換用  GoogleFormas：[https://forms.gle/4dh1D14deMsdPt7J7 LightningTalks]
 +
** ライトニングトーク回答受付シート（GoogleFormasが自動生成）：LightningTalks（回答）
 +
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 +
 
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===メールによる案内===
 +
* 支部会員の皆様へ
 +
** 開催校 > 支部会員へ
 +
** 送信元は、開催校の個人メルアド or jssd5th@gmail.com
 +
* 日本デザイン学会会員全員へ
 +
** 第５支部長 > 学会本部事務（松原様）> 全会員へ
 
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==エントリー受付==
 +
===受け付け方法===
 +
* エントリーの受け付け方は、Webフォーム あるいは メールに必要事項を記載（開催校のやりやすい方法で）
 +
: 注）2019年度は Googleフォーム（jssd5thアカウント）で、エントリーフォームを作成し受け付け（シートが自動でできるのでこの方が楽）
  
−
==Webフォームによるエントリー受付==
+
* Webフォームの場合は、「研究発表・ライトニングトーク」と「参加のみ（事前参加申し込み）」を分ける
−
* Googleフォーム（jssd5thアカウント）で、エントリーフォームを作成
+
: 注）理由は締め切りが異なるため。
−
** 発表希望者と参加のみの希望者は、フォームを分ける方が無難（締め切りが異なるため）
 
  
 +
* エントリーは「筆頭者」のみとし、「共同研究者」の情報は含めない
 +
: 注）共同研究者情報は、発表概要の中に記載する。
  
−
* 入力してもらう情報は以下。
+
* 大学院生・学部生については「研究指導教員」の氏名とメールアドレスを合わせて登録
−
** 発表希望者：氏名 / 所属 / e-mail / 発表種別（研究発表 or ライトニングトーク）/ 発表題目 / 懇親会参加の有無  
+
: 注）研究指導教員にも編集用のアカウントを発行
−
** 参加のみの申し込み：氏名 / 所属 / e-mail / 懇親会参加の有無
+
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 +
 
 +
===エントリー情報===
 +
* 研究発表（口頭・ポスター）の場合：
 +
: 発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表種別（口頭 or ポスター）/ 発表題目 / 懇親会参加の有無
 +
 
 +
* ライトニングトークの場合 ：
 +
: 発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表題目 / 懇親会参加の有無
 +
 
 +
* 参加のみ（事前登録） ：
 +
: 発表希望者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 懇親会参加の有無
 +
: 注）当日参加も可能であるが、懇親会の人数規模を把握するためには事前エントリーを求めた方がよい
 +
 
 +
* エントリー時の会員・非会員については・・
 +
: 「発表会当日までに入会予定であれば「会員」にチェックしてください」とフォーム上に明記
 
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−
==発表概要ページの準備==
+
==エントリー受付期間中の作業（Web）==
−
受付締め切り（あるいは受付順に）Webサイトを更新
+
* 支部の皆様が慣れるまでは Web管理者が担当します。
 +
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−
===研究発表（口頭・ポスター）===
+
===エントリー一覧の順次構築===
−
* 発表題目を「プログラムの暫定ページ」に受付順に列挙（発表題目と発表者情報を記載、'''発表題目はページへのリンク'''）
+
* エントリー情報を、「エントリー一覧」へ転記
−
* 発表題目をページ名とした新規ページを作成 ＞ 雛形の流し込み
+
** 発表者：回収シートからコピー
−
* 発表者のアカウントを作成（アカウント名はエントリー氏名、パスワードは任意に設定）
+
** 研究指導教員：氏名、メールアドレスを回収シートから抽出
−
* 個々の発表者へ受付完了・執筆の'''[http://design.kyusan-u.ac.jp/jssd5th/index.php/%E6%A1%88%E5%86%85%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E4%B8%8B%E6%9B%B8%E3%81%8D#.E7.A0.94.E7.A9.B6.E7.99.BA.E8.A1.A8.E3.82.A8.E3.83.B3.E3.83.88.E3.83.AA.E3.83.BC.E5.8F.97.E4.BB.98.E5.AE.8C.E4.BA.86.E3.83.A1.E3.83.BC.E3.83.AB 案内メール]'''を発送
+
* 発表者と研究指導教員にパスワードを発行
−
: 参考：'''[[研究発表予定の方へ]]'''
+
: パスワードはエントリー時刻の６桁を利用して設定（XXXXXX091628 など）
 
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−
===ライトニングトーク===
+
===発表概要ページの初期作成作業===
−
* 発表題目を「プログラムの暫定ページ」に受付順に列挙（発表題目と発表者情報を記載するのみ）
+
* '''[[2020年度プログラム]]'''に先着順に発表題目を一覧記載 ＞ 研究発表概要のページを新規に作成
−
* エントリー締め切り後に、'''[http://design.kyusan-u.ac.jp/jssd5th/index.php/%E6%A1%88%E5%86%85%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E4%B8%8B%E6%9B%B8%E3%81%8D#.E3.83.A9.E3.82.A4.E3.83.88.E3.83.8B.E3.83.B3.E3.82.B0.E3.83.88.E3.83.BC.E3.82.AF.E5.8F.97.E4.BB.98.E5.AE.8C.E4.BA.86.E3.83.A1.E3.83.BC.E3.83.AB 受付完了メール]''' を一斉送信
+
* ブランクページができるので、そこへ'''[[研究発表概要雛形]]'''、'''[[ライトニングトーク雛形]]'''のソースを流し込む
 
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 +
===発表者アカウントの作成作業===
 +
* 発表者用のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で '''[[特別:アカウント作成]]''' から順次作成する
 +
* 利用者名はエントリー氏名（全角で姓名の間にスペースなし）とする
 +
: 注）スペースを入れると全角か半角かでログイン時の混乱が生じるため
 +
* パスワードは「エントリー一覧の順次構築」で作成したもの
 +
* メールアドレス（入力必須）には、エントリー情報にあるメルアドを設定
 
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 +
===受け付け完了メールの送信===
  
−
==発表概要締め切りについて==
+
====発表予定者へ「受付完了・執筆案内メール」を個別送信====
−
* 締め切り後に、修正期間が必要。従来のPDFの場合も、受け取ったPDFをそのまま掲載できるケースは少なく、多くの場合は「修正依頼」を行なっていた。
+
* メールの発送には、本 MediaWiki のメール送信機能を利用（内容に個別のパスワードを含むため、個別に送信するしかありません。）
−
* 特に外国人留学生の日本語については、指導教員（共同研究者）による共同編集が必要になる。
+
** '''[[特別:登録利用者一覧]]'''を表示　＞　作成日順に並べ替えると対象者を見つけるのが楽
−
* 共同研究者にはアカウントがないので、期間限定の臨時アカウントを作成し、共同研究者に確認と修正を促すような段取りが必要。
+
** 送信対象者を決めて氏名をクリックして、アカウント個人ページに移動
 +
** 左サイドバーのメニューで'''[http://design.kyusan-u.ac.jp/jssd5th/index.php/%E7%89%B9%E5%88%A5:%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E9%80%81%E4%BF%A1/%E4%BA%95%E4%B8%8A%E8%B2%A2%E4%B8%80 この利用者にメールを送信]'''をクリックすると、メール送信画面が表示される
  
 +
====メール送信テンプレート====
 +
* 発表者へ送信するメール ＞ '''[[メール案内｜受付完了・執筆案内]]'''
 +
* 研究指導教員へ送信するメール ＞ '''[[メール案内｜受付完了・ご指導のお願い]]'''
 +
** 上記メールで「必ずお読み下さい」として閲覧誘導する内容＞ '''[[発表予定の方へ]]'''　'''[[発表予定の方へ＋]]'''
 +
** 上記メールで「発表概要のページはこちらにご用意しました」として閲覧誘導するページ ＞ '''[[2020年度プログラム]]'''
 +
<!--
 +
====ライトニングトーク予定者へ「受付完了・執筆の案内メール」を一斉送信====
 +
* メールの発送には、通常のWebメールを利用し、対象者全員を BCC に入れて一斉送信
 +
* 参考情報
 +
** 2019年度に発表者へ送信したメールの記録 ＞ '''[[メール案内｜2019年度受付完了案内]]'''
 +
** 上記メールで「発表一覧はことらです」として閲覧誘導したページ ＞ '''[[Program2019|20XX年版発表題目一覧]]'''
 +
-->
 
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−
==発表会準備==
+
==発表エントリー締め切り後の作業（Web）==
−
* プログラム作成
+
* エントリーフォームを使っていた場合は「回答の受け付け」を停止。
−
** 研究発表（口頭）、研究発表（ポスター）、ライトニングトークの３種別。
+
* 「エントリー一覧（Googleスプレッドシート）」を「共有可」として、そのアドレスを開催校・支部役員で共有
−
** 研究発表（口頭）は、テーマに応じてグルーピング。
+
* Web上で「締め切りました」を明示
−
** 20分／1名（発表15分、質疑応答4分、予備1分）の2時間／6名を１セッション
+
* '''20XX年度プログラム''' のページを作成し、'''エントリー順に発表題目と発表者の氏名・所属を列挙'''する
 +
* 順序は、研究発表（口頭）＞ 研究発表（ポスター）＞ ライトニングトーク  で、それぞれ受け付け順
 +
** 注１）2019年度は、この段階で口頭とポスターの区別をしていなかった。発表者のためには、明示した方がよい
 +
** 注２）2019年度、エントリー締め切り後に、ポスターから口頭への変更希望あり　＞　発表種別が同一であることから2019年度は受け付けた。
 +
** 注３）2019年度、エントリー締め切り後に、ライトニングトークから研究発表への変更希望あり ＞ これは発表種別が異なるものなので受け付けをお断りした。
 +
 
 +
* 発表者全員のリストをCSV化して、Google Jssd5th アカウントの「連絡先」に登録（発表種別でカテゴリー分け）。
 +
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 +
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 +
==発表概要編集締め切り後の作業（Web）==
 +
===締め切り===
 +
* 概要集のページ個別に「管理者」権限で「ページの保護」をかける。
 +
* 締め切ったことをWeb上（トップページ、開催案内等）で明示
 +
* 開催案内のページの上の方にある、発表エントリー・概要執筆等の記事等、不要になった情報をページ下部へ沈めて、会場案内情報等を上部にあげる。
 +
* 発表会の２週間前に締め切る ＞ この時点で念の為、全体バックアップ（システム管理者）
  
−
* 教室割り振り、発表機材の確認
+
<br>
 +
===校正依頼===
 +
* 研究指導教員・発表者へ「校正依頼」を送信する。
 +
** 注１）従来のPDFの場合も、受け取ったPDFをそのまま掲載できるケースは少なく、多くの場合は「修正依頼」を行なっていた
 +
** 注２）特に外国人留学生の日本語については、指導教員（共同研究者）によるチェック・修正が必要になる。
 +
* 概要集ページについては「ページの保護」を一旦解除する。
  
 +
====メール送信テンプレート====
 +
* 締め切り直前案内2020年度　＞　[[メール案内｜発表概要編集締め切り事前案内]]
 +
* 研究指導教員・発表者へ校正の案内 ＞ '''[[メール案内｜発表概要校正のお願い]]'''
 +
<!--
 +
** 2019年度は、発表者に対し「共同研究者とアカウント情報を共有すること」の指示をしていなかったため、共同研究者による概要の閲覧・編集ができない・・という状況が発生した。そこで 2019年度については、期間限定の臨時アカウント（Proofreader）を作成し、第５支部幹事経由で、各大学の共同研究者（指導教員）に確認と修正を促した。この作業は、次年度以降は不要（発表者に対し「共同研究者とアカウント情報を共有すること」を事前にお願いする）。
 +
-->
  
−
* 座長の依頼　参考：'''[[座長要領]]'''
+
<br>
−
** 参加される第５支部幹事を主に
+
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 +
==参加エントリー締め切り後の作業（Web）==
  
−
* タイムキーパー、電灯、質疑応答マイク係り
+
===参加者アカウントの作成作業===
−
** 学生アルバイトで対応
+
* 参加者のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で '''[[特別:アカウント作成]]''' から順次作成する（手順は発表者と同様）
−
** 難しい場合は、教室の状況によると思いますが、座長が対応でも可
+
<br>
  
 +
===参加者へアカウント情報の送信===
 +
* この時点で、参加者は発表内容を事前閲覧可能になる（従来の「概要集を事前送付」に相当）。
 +
* '''[[特別:登録利用者一覧]]'''を表示　＞　相手を選んで '''[http://design.kyusan-u.ac.jp/jssd5th/index.php/%E7%89%B9%E5%88%A5:%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB%E9%80%81%E4%BF%A1/%E4%BA%95%E4%B8%8A%E8%B2%A2%E4%B8%80 この利用者にメールを送信]'''をクリック ＞ メール送信
 +
<br>
  
−
* ポスター発表の設営補助
+
====メール送信テンプレート====
−
** 学生アルバイトで対応
+
* 2020年度参加者の方へ　＞ '''[[メール案内｜2020年度参加者の方へ]]'''
 
<br>
 
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−
==ライトニングトーク関連 投稿フォームの準備==
+
==最終準備==
−
2019年度は、Googleフォームを使用しました。以下、その手順です。
+
===確定情報の Web掲載===
 +
* 大会プログラムのWeb掲載
 +
* 会場アクセス等、詳細な情報を'''XXXX年度第５支部発表会'''に追記
 
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−
===フォームの作成===
+
===最終メール案内===
−
* [https://drive.google.com/drive/ GoogleDrive] に jssd5thアカウントでログイン
+
* 発表者ならびに事前エントリーした参加予定者へ、以下の情報へ誘導するメールを送信。メールの内容は必要最小限として、Webページに誘導する（メールとWebの内容で食い違いがあるとまずい）。メール本文に多くの情報を書くと、混乱が生じやすい。Webを最新として、そちらに誘導する方が混乱は少ないです。
−
* +新規＞その他＞Googleフォーム ＞ フォームの作成画面が表示されます。
+
** 開催案内のページ　＞　[[2019年度第5支部発表会]]
−
* フォームの作成自体は、直感的にできるようになっています。
+
** 座長情報を含む、確定版プログラムのページ ＞ '''XXXX年度プログラム'''
−
* 書いた内容は、Googleドライブ上に自動保存されます。
+
 
 +
====メール送信テンプレート====
 +
* 2020年度、発表者の方への修正期間案内 ＞ '''[[メール案内｜2020年度最終案内]]'''
 +
* 2019年度、発表者の方への修正期間案内 ＞ '''[[メール案内｜2019年度最終案内]]'''
 +
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−
===フォームのアドレスの取得===
+
==会場準備（エントリー締め切り後）==
−
[[ファイル:GoogleForms01.jpg|200px|thumb|right|Fig.1]]
+
<font color="red">2020年度は会場なし。以下、2019年度の参考</font>
−
* 次に、このフォームを、メールやWebで案内する方法です。
 
−
* 画面右上の「送信」を押すと「フォームを送信」というダイアログが表示されます（Fig.1 クリックで拡大）
 
−
* 送信方法で、リンクアイコンを選択すると URL が表示されるので、これをコピーして、メールにペースト、あるいは Webページ上のリンク先に設定することで、フォームへ誘導することが可能です。
 
 
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−
===投稿された回答内容を表示する方法===
+
===発表会場準備===
−
[[ファイル:GoogleForms02.jpg|200px|thumb|right|Fig.2]]
+
* 教室割り振り、発表機材の確認
−
[[ファイル:GoogleForms03.jpg|200px|thumb|right|Fig.3]]
+
 
−
* 「回答内容を表示するページ」のリンク取得の方法は以下です（多少やっかいです）。
+
* プログラム作成
−
* 別のブラウザで（つまりログインしていない一般訪問者として）、上記で取得したフォームのアドレスにアクセスし、フォームを表示します。
+
** 研究発表（口頭）、研究発表（ポスター）、ライトニングトークの３種別。
−
* フォームが開いたら、一旦、動作確認を兼ねて、適当に回答を入力します。
+
** 研究発表（口頭）は、テーマに応じてグルーピング。
−
* [ 送信 ] すると ＞　「回答を受け付けました」のダイアログが出て'''「前の回答を表示」'''というリンクが見えます（Fig.2）。
+
** 20分／1名（発表15分、質疑応答4分、予備1分）の2時間／6名を１セッション
−
* これをクリックすると、これまでの回答状況が表示されます（Fig.3）。
 
−
* フォームに回答した方には、これまでの回答状況（集計結果、自由記述の内容）が閲覧できるようになっています（デフォルト仕様、変更も可能）。
 
−
* '''この時、ブラウザに表示されている URL をコピーして、Webページ上にリンクをつくる'''と、「現時点での回答状況」へ誘導することが可能になります。
 
  
 +
* 座長の依頼　参考：'''[[座長要領]]'''
 +
** 参加される第５支部幹事を主に
  
−
以上です。
+
* タイムキーパー、電灯、質疑応答マイク係り
−
{{clear}}
+
** 学生アルバイトで対応
 +
** 難しい場合は、教室の状況によると思いますが、座長が対応でも可
  
−
<br>
+
* ポスター発表の設営補助
 +
** 学生アルバイトで対応
 
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−
==会計・受付準備==
+
===会計・受付準備===
  
 
* 銀行口座開設
 
* 銀行口座開設
 
** 本部事務局から支部活動費15万円の補助あり。
 
** 本部事務局から支部活動費15万円の補助あり。
 
** 個人口座でも問題ありません。
 
** 個人口座でも問題ありません。
−
 
  
 
[[File:参加証2019.jpg|right|300px]]
 
[[File:参加証2019.jpg|right|300px]]
125行目: 216行目:
 
** ネームホルダー開催校で準備
 
** ネームホルダー開催校で準備
 
** ネームカード（デフォルト様式なし）
 
** ネームカード（デフォルト様式なし）
−
 
  
 
* 領収書作成
 
* 領収書作成
 
** 第５支部のゴム印あり
 
** 第５支部のゴム印あり
 
** 領収書（デフォルト様式なし）
 
** 領収書（デフォルト様式なし）
−
 
  
 
* 受付業務
 
* 受付業務
137行目: 226行目:
 
** 第５支部で管理するミニ金庫（２個）あり
 
** 第５支部で管理するミニ金庫（２個）あり
 
** 学生アルバイトで対応
 
** 学生アルバイトで対応
−
 
  
 
* 会計報告
 
* 会計報告
144行目: 232行目:
 
<br>
 
<br>
  
−
==懇親会準備==
+
===懇親会準備===
 
* 参加申し込み〆切後、大凡の参加人数を想定。
 
* 参加申し込み〆切後、大凡の参加人数を想定。
 
* ケータリング手配
 
* ケータリング手配
150行目: 238行目:
 
<br>
 
<br>
  
 +
==付記：ライトニングトーク関連 投稿フォームの準備==
 +
2019年度は、Googleフォームを使用しました。以下、その手順をメモしておきます。
 +
<br>
  
−
==その他==
+
===フォームの作成===
 +
* [https://drive.google.com/drive/ GoogleDrive] に jssd5thアカウントでログイン
 +
* +新規＞その他＞Googleフォーム ＞ フォームの作成画面が表示されます。
 +
* フォームの作成自体は、直感的にできるようになっています。
 +
* 書いた内容は、Googleドライブ上に自動保存されます。
 +
<br>
  
−
===2019年度の反省===
+
===フォームのアドレスの取得===
−
* 発表者との連絡は「開催校」が直接行う方がトラブルが少ないかと思います。
+
[[ファイル:GoogleForms01.jpg|200px|thumb|right|Fig.1]]
−
* JSSD5th@gmail.com を使う場合、転送先は、開催校とした方がよいでしょう。
+
* 次に、このフォームを、メールやWebで案内する方法です。
−
: 2019年度は、Web担当が受けたため、Web担当⇨開催校 への転送で、情報が錯綜する恐れがありました。
+
* 画面右上の「送信」を押すと「フォームを送信」というダイアログが表示されます（Fig.1 クリックで拡大）
−
: ・発表会に関する問い合わせ先は、JSSD5th > 開催校 自動転送。
+
* 送信方法で、リンクアイコンを選択すると URL が表示されるので、これをコピーして、メールにペースト、あるいは Webページ上のリンク先に設定することで、フォームへ誘導することが可能です。
−
: ・MediaWiki に関する問い合わせは、このWikiから「この利用者に連絡」を使ってサーバー管理者あてに送信してもらう。
+
<br>
  
 +
===投稿された回答内容を表示する方法===
 +
[[ファイル:GoogleForms02.jpg|200px|thumb|right|Fig.2]]
 +
[[ファイル:GoogleForms03.jpg|200px|thumb|right|Fig.3]]
 +
* 「回答内容を表示するページ」のリンク取得の方法は以下です（多少やっかいです）。
 +
* 別のブラウザで（つまりログインしていない一般訪問者として）、上記で取得したフォームのアドレスにアクセスし、フォームを表示します。
 +
* フォームが開いたら、一旦、動作確認を兼ねて、適当に回答を入力します。
 +
* [ 送信 ] すると ＞　「回答を受け付けました」のダイアログが出て'''「前の回答を表示」'''というリンクが見えます（Fig.2）。
 +
* これをクリックすると、これまでの回答状況が表示されます（Fig.3）。
 +
* フォームに回答した方には、これまでの回答状況（集計結果、自由記述の内容）が閲覧できるようになっています（デフォルト仕様、変更も可能）。
 +
* '''この時、ブラウザに表示されている URL をコピーして、Webページ上にリンクをつくる'''と、「現時点での回答状況」へ誘導することが可能になります。
  
−
* 雛形のヘッダー部分が不十分でした。
+
{{clear}}
−
** 編集画面最上部は、英文タイトルの方がよいかもしれません。
+
<br>
−
** サブタイトルがある場合は、その下？
 
−
** 共同研究者をどう書くかについて、事例表記がありませんでした。＞ 2019年度多数派に従い'''[[発表概要雛形]]'''に追記しました。
 
−
 
 
−
 
 
−
 
 
−
* 基本的にアカウントは１投稿につき１名のため、共同研究者が編集に関与することができない。
 
−
* 共同研究者が編集に関与できるようにする工夫が必要。'''エントリー者に対し「共同研究者がいる場合は、アカウントを共有するよう指示する」のがよい。'''
 
  
 +
==その他==
 +
===2020年度発表会事後連絡===
 +
2020年度は、ページにプレゼンテーション動画が掲載されるなど異例の展開となったため、「１週間後事後処理」を中心に、発表者・研究指導教員あてに連絡をすることが必要になりました。
 +
* 発表者・研究指導教員へ事後処理に関するメール送信 ＞ '''[[メール案内｜発表概要の事後処理について]]'''
  
−
* 幹事には全編集権があり、一方、共同研究者には独自アカウントがない。同一大学内で、幹事・実行委員とそれ以外で作業上の不公平が発生しないよう、注意喚起が必要。
 
  
  
−
* 諸々の判断は、開催校に一任（船頭は一人）がよい（エントリー情報の変更を認めるか否かなど）。2019年度はメールでの相談・調整が多く、情報が錯綜する恐れがあった。
 
  
 
<br>
 
<br>

2020年10月20日 (火) 15:12時点における最新版

  • このページでは、第５支部研究発表会の準備から当日までのToDo項目を整理しています。
  • 次年度への引き継ぎがスムーズになるよう、お気づきの点がございましたら、追記お願いいたします。


開催主催校・開催日程の決定

  • 支部幹事会にて開催校の決定（毎年◯月までに）
  • 開催校にて会場・開催日時の決定（毎年◯月までに）
  • 実行委員メンバーの決定＋役割分担



開催案内

準備

  • 当サイト上に、日時・場所・開催実行委員会等を掲載
  • 利用者ガイド の内容を再確認し、必要に応じて新仕様に修正
  • jssd5th@gmail.com の「自動転送先」を 開催校担当者へ変更
  • GoogleDrive上に「発表会20XX」という名称の当該年度専用フォルダを作成し、必要なファイルはそこで作成するようにする。2019年度は、以下のファイルを作成しました。
    • Webエントリー用 GoogleFormas：2019年度第５支部発表会
    • Webエントリ回答受け付けシート（GoogleFormasが自動生成）:2019年度第５支部発表会（回答）
    • エントリー一覧共有用 GoogleSpreadSheet：発表一覧マスター
    • ライトニングトーク意見交換用 GoogleFormas：LightningTalks
    • ライトニングトーク回答受付シート（GoogleFormasが自動生成）：LightningTalks（回答）


メールによる案内

  • 支部会員の皆様へ
    • 開催校 > 支部会員へ
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エントリー受付

受け付け方法

  • エントリーの受け付け方は、Webフォーム あるいは メールに必要事項を記載（開催校のやりやすい方法で）
注）2019年度は Googleフォーム（jssd5thアカウント）で、エントリーフォームを作成し受け付け（シートが自動でできるのでこの方が楽）
  • Webフォームの場合は、「研究発表・ライトニングトーク」と「参加のみ（事前参加申し込み）」を分ける
注）理由は締め切りが異なるため。
  • エントリーは「筆頭者」のみとし、「共同研究者」の情報は含めない
注）共同研究者情報は、発表概要の中に記載する。
  • 大学院生・学部生については「研究指導教員」の氏名とメールアドレスを合わせて登録
注）研究指導教員にも編集用のアカウントを発行


エントリー情報

  • 研究発表（口頭・ポスター）の場合：
発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表種別（口頭 or ポスター）/ 発表題目 / 懇親会参加の有無
  • ライトニングトークの場合 ：
発表筆頭者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 発表題目 / 懇親会参加の有無
  • 参加のみ（事前登録） ：
発表希望者：氏名 / 所属 / 会員or非会員 / e-mail / 懇親会参加の有無
注）当日参加も可能であるが、懇親会の人数規模を把握するためには事前エントリーを求めた方がよい
  • エントリー時の会員・非会員については・・
「発表会当日までに入会予定であれば「会員」にチェックしてください」とフォーム上に明記



エントリー受付期間中の作業（Web）

  • 支部の皆様が慣れるまでは Web管理者が担当します。


エントリー一覧の順次構築

  • エントリー情報を、「エントリー一覧」へ転記
    • 発表者：回収シートからコピー
    • 研究指導教員：氏名、メールアドレスを回収シートから抽出
  • 発表者と研究指導教員にパスワードを発行
パスワードはエントリー時刻の６桁を利用して設定（XXXXXX091628 など）


発表概要ページの初期作成作業


発表者アカウントの作成作業

  • 発表者用のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で 特別:アカウント作成 から順次作成する
  • 利用者名はエントリー氏名（全角で姓名の間にスペースなし）とする
注）スペースを入れると全角か半角かでログイン時の混乱が生じるため
  • パスワードは「エントリー一覧の順次構築」で作成したもの
  • メールアドレス（入力必須）には、エントリー情報にあるメルアドを設定


受け付け完了メールの送信

発表予定者へ「受付完了・執筆案内メール」を個別送信

  • メールの発送には、本 MediaWiki のメール送信機能を利用（内容に個別のパスワードを含むため、個別に送信するしかありません。）
    • 特別:登録利用者一覧を表示　＞　作成日順に並べ替えると対象者を見つけるのが楽
    • 送信対象者を決めて氏名をクリックして、アカウント個人ページに移動
    • 左サイドバーのメニューでこの利用者にメールを送信をクリックすると、メール送信画面が表示される

メール送信テンプレート



発表エントリー締め切り後の作業（Web）

  • エントリーフォームを使っていた場合は「回答の受け付け」を停止。
  • 「エントリー一覧（Googleスプレッドシート）」を「共有可」として、そのアドレスを開催校・支部役員で共有
  • Web上で「締め切りました」を明示
  • 20XX年度プログラム のページを作成し、エントリー順に発表題目と発表者の氏名・所属を列挙する
  • 順序は、研究発表（口頭）＞ 研究発表（ポスター）＞ ライトニングトーク で、それぞれ受け付け順
    • 注１）2019年度は、この段階で口頭とポスターの区別をしていなかった。発表者のためには、明示した方がよい
    • 注２）2019年度、エントリー締め切り後に、ポスターから口頭への変更希望あり　＞　発表種別が同一であることから2019年度は受け付けた。
    • 注３）2019年度、エントリー締め切り後に、ライトニングトークから研究発表への変更希望あり ＞ これは発表種別が異なるものなので受け付けをお断りした。
  • 発表者全員のリストをCSV化して、Google Jssd5th アカウントの「連絡先」に登録（発表種別でカテゴリー分け）。



発表概要編集締め切り後の作業（Web）

締め切り

  • 概要集のページ個別に「管理者」権限で「ページの保護」をかける。
  • 締め切ったことをWeb上（トップページ、開催案内等）で明示
  • 開催案内のページの上の方にある、発表エントリー・概要執筆等の記事等、不要になった情報をページ下部へ沈めて、会場案内情報等を上部にあげる。
  • 発表会の２週間前に締め切る ＞ この時点で念の為、全体バックアップ（システム管理者）


校正依頼

  • 研究指導教員・発表者へ「校正依頼」を送信する。
    • 注１）従来のPDFの場合も、受け取ったPDFをそのまま掲載できるケースは少なく、多くの場合は「修正依頼」を行なっていた
    • 注２）特に外国人留学生の日本語については、指導教員（共同研究者）によるチェック・修正が必要になる。
  • 概要集ページについては「ページの保護」を一旦解除する。

メール送信テンプレート



参加エントリー締め切り後の作業（Web）

参加者アカウントの作成作業

  • 参加者のアカウントは、MediaWiki 管理者権限で 特別:アカウント作成 から順次作成する（手順は発表者と同様）


参加者へアカウント情報の送信


メール送信テンプレート



最終準備

確定情報の Web掲載

  • 大会プログラムのWeb掲載
  • 会場アクセス等、詳細な情報をXXXX年度第５支部発表会に追記


最終メール案内

  • 発表者ならびに事前エントリーした参加予定者へ、以下の情報へ誘導するメールを送信。メールの内容は必要最小限として、Webページに誘導する（メールとWebの内容で食い違いがあるとまずい）。メール本文に多くの情報を書くと、混乱が生じやすい。Webを最新として、そちらに誘導する方が混乱は少ないです。
    • 開催案内のページ　＞　2019年度第5支部発表会
    • 座長情報を含む、確定版プログラムのページ ＞ XXXX年度プログラム

メール送信テンプレート



会場準備（エントリー締め切り後）

2020年度は会場なし。以下、2019年度の参考

発表会場準備

  • 教室割り振り、発表機材の確認
  • プログラム作成
    • 研究発表（口頭）、研究発表（ポスター）、ライトニングトークの３種別。
    • 研究発表（口頭）は、テーマに応じてグルーピング。
    • 20分／1名（発表15分、質疑応答4分、予備1分）の2時間／6名を１セッション
  • 座長の依頼　参考：座長要領
    • 参加される第５支部幹事を主に
  • タイムキーパー、電灯、質疑応答マイク係り
    • 学生アルバイトで対応
    • 難しい場合は、教室の状況によると思いますが、座長が対応でも可
  • ポスター発表の設営補助
    • 学生アルバイトで対応


会計・受付準備

  • 銀行口座開設
    • 本部事務局から支部活動費15万円の補助あり。
    • 個人口座でも問題ありません。
参加証2019.jpg
  • ネームカード作成
    • ネームホルダー開催校で準備
    • ネームカード（デフォルト様式なし）
  • 領収書作成
    • 第５支部のゴム印あり
    • 領収書（デフォルト様式なし）
  • 受付業務
    • 受付の開始時刻の決定
    • 現金の授受、懇親会の参加確認、領収書
    • 第５支部で管理するミニ金庫（２個）あり
    • 学生アルバイトで対応
  • 会計報告
    • 残金が生じた場合、振込み手数料を差し引いた後、本部事務局へ返金



懇親会準備

  • 参加申し込み〆切後、大凡の参加人数を想定。
  • ケータリング手配



付記：ライトニングトーク関連 投稿フォームの準備

2019年度は、Googleフォームを使用しました。以下、その手順をメモしておきます。

フォームの作成

  • GoogleDrive に jssd5thアカウントでログイン
  • +新規＞その他＞Googleフォーム ＞ フォームの作成画面が表示されます。
  • フォームの作成自体は、直感的にできるようになっています。
  • 書いた内容は、Googleドライブ上に自動保存されます。


フォームのアドレスの取得

Fig.1
  • 次に、このフォームを、メールやWebで案内する方法です。
  • 画面右上の「送信」を押すと「フォームを送信」というダイアログが表示されます（Fig.1 クリックで拡大）
  • 送信方法で、リンクアイコンを選択すると URL が表示されるので、これをコピーして、メールにペースト、あるいは Webページ上のリンク先に設定することで、フォームへ誘導することが可能です。


投稿された回答内容を表示する方法

Fig.2
Fig.3
  • 「回答内容を表示するページ」のリンク取得の方法は以下です（多少やっかいです）。
  • 別のブラウザで（つまりログインしていない一般訪問者として）、上記で取得したフォームのアドレスにアクセスし、フォームを表示します。
  • フォームが開いたら、一旦、動作確認を兼ねて、適当に回答を入力します。
  • [ 送信 ] すると ＞　「回答を受け付けました」のダイアログが出て「前の回答を表示」というリンクが見えます（Fig.2）。
  • これをクリックすると、これまでの回答状況が表示されます（Fig.3）。
  • フォームに回答した方には、これまでの回答状況（集計結果、自由記述の内容）が閲覧できるようになっています（デフォルト仕様、変更も可能）。
  • この時、ブラウザに表示されている URL をコピーして、Webページ上にリンクをつくると、「現時点での回答状況」へ誘導することが可能になります。




その他

2020年度発表会事後連絡

2020年度は、ページにプレゼンテーション動画が掲載されるなど異例の展開となったため、「１週間後事後処理」を中心に、発表者・研究指導教員あてに連絡をすることが必要になりました。







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